Principales motivos de fracaso al implementar un software de gestión de proyectos

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Muchas organizaciones, al crecer, se plantean la necesidad de implementar un software de gestión de proyectos. Esto teóricamente debe llevar a una mejor gestión y resultados; pero al mismo tiempo supone un cambio importante tanto para la organización como para los proyectos en curso, lo que implica que a veces no suceda esto. Incluso puede ocurrir que los proyectos en curso fracasen debido a esta implementación. En este artículo vamos a tratar los principales motivos de fracaso al implementar un software de gestión de proyectos y cómo evitarlos.



Motivos de fracaso al implementar un software de gestión de proyectos

Una implementación puede fracasar de dos formas diferentes: bien porque el propio proyecto de implementación del software fracasa, y este no se acaba usando, o bien porque la implementación hace fracasar los proyectos en curso.

Esto puede ocurrir por diferentes motivos: la falta de compromiso de la alta dirección, expectativas poco realistas, mala definición de las necesidades, selección inadecuada de la herramienta, diferencias entre el software y los requisitos empresariales, o recursos inadecuados. También hay temas relacionados con el propio proceso de implementación, tales como subestimar el impacto del cambio, la falta de formación o la mala comunicación del cambio.

Con tantas cosas que pueden ir mal parece que sea imposible implementar un software de gestión de proyectos con éxito; por suerte esto no es así. La base está en disponer de un plan de aseguramiento de los proyectos estratégicos que cubra sus puntos críticos durante la implementación, y en asegurar la alineación y el soporte de la organización con el nuevo software.

Aseguramiento de los proyectos al implementar un software de gestión de proyectos

Un plan de aseguramiento establece las expectativas de todas las personas involucradas, tanto a nivel de la organización como de los proyectos. Así mismo, define las necesidades para asegurar que los proyectos en curso no fracasen. Esto implica definir aquellos puntos importantes para asegurar que los proyectos en curso se entreguen a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con las expectativas del cliente.

Este plan de aseguramiento del proyecto durante la implementación del software de gestión de proyectos puede ayudar a:

  • Controlar y reducir los costes del proyecto. Tanto de la propia implementación como de los efectos sobre los proyectos en curso.
  • Asegurar que se cumplan las entregas en los proyectos en curso.
  • Minimizar los riesgos
  • Proporcionar un análisis objetivo que permita ver si la implementación del nuevo software está siendo exitosa, así como para detectar efectos en los proyectos en curso.
  • Por último, proporcionar tranquilidad y confianza entre la dirección y los implicados en los proyectos.

Plan de aseguramiento de proyectos

Definir un plan de aseguramiento válido para todas las situaciones es imposible, ya que cada situación y organización es diferente. Lo que sí que podemos es dar una serie de recomendaciones a considerar para la definición de este plan:

  1. Identificar los riesgos y problemas que vamos a encontrarnos. Esto se consigue desarrollando un diálogo entre todos los implicados que permita analizar las cuestiones empresariales y organizativas con claridad. Es recomendable que este diálogo continúe durante todo el proceso de implementación.Principales motivos de fracaso al implementar un software de gestión de proyectos
  2. Establecer marcos de tiempo realistas. La carga de trabajo y tensiones que supone un proceso de implementación de una nueva herramienta va a suponer un trastorno en los cronogramas de los proyectos en curso. Asumir que esto no va a ocurrir, y por tanto no ajustar estos para proteger las entregas, va a implicar no cumplir con las fechas. A parte es importante que la propia implementación tenga unas fechas claras, ya que sus atrasos implicarán mayores trastornos en los proyectos en curso.
  3. Alinear los diferentes proyectos. Esto está relacionado con el punto anterior, ya que implica definir las interacciones entre los proyectos en curso y el proyecto de implementación del software de gestión de proyectos.
  4. Reforzar el uso de las métricas predictivas para poder anticipar las desviaciones de los proyectos en curso y tomar medidas. Esto implica que ya debemos disponer de alguna metodología de gestión de proyectos; lo cual es coherente con la función de un nuevo software; este facilita el uso de una metodología, no la crea. Diferencia entre herramienta y metodología
  5. Gestionar las expectativas de todos los implicados. Al existir varias personas implicadas en la implementación, existirán varias expectativas y necesidades. Identificar, entender y alinear estas expectativas es clave para garantizar el éxito de la implementación.

Una última recomendación para implementar un software de gestión de proyectos, y para la creación de un plan de aseguramiento de proyectos, es la búsqueda de asesoramiento externo por parte de un experto. Los conocimientos, la experiencia y la capacidad de dar una visión objetiva de la situación pueden ser claves para el éxito del proceso.

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