Homologación de proveedores

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Muchos proyectos cuentan con recursos externos, bien en forma de profesionales autónomos que forman parte del equipo del proyecto, o bien proveedores que deben entregarnos materiales o realizar determinadas tareas. En estos casos deberemos saber a quién podemos contratar, lo que requiere haber completado un proceso de homologación de proveedores.



¿Qué es un proceso de homologación de proveedores?

Cómo su nombre indica, un proceso de homologación de proveedores son las acciones que realizamos para determinar que un determinado proveedor es válido para entregar un determinado servicio o producto que solemos subcontratar, de acuerdo a los requisitos y forma de trabajar de nuestra organización.

Así el objetivo final del proceso de homologación de proveedores es disponer de una lista de proveedores a los que los proyectos puedan pedir ofertas, sabiendo de antemano que estos reúnen los requisitos básicos para poder trabajar con nosotros.

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¿Por qué se hace un proceso de homologación de proveedores?

homologación de proveedoresMucha gente podría pensar que es una pérdida de tiempo buscar y evaluar proveedores antes de necesitarlos; ya que cuando estos hagan falta se pueden buscar por internet o en listados. El problema surge en que cuando se realizan compras dentro de un proyecto, el tiempo suele estar limitado, por lo que las compras acaban centrándose en evaluar el alcance especifico y el coste ofrecido; dejando de lado otros aspectos que son importantes, tales como:

  • Instalaciones y capacidad. Ya que estamos evaluando a un posible proveedor para un determinado tipo de producto o servicio, lo primero a evaluar es su capacidad para entregarlo. Esto implica ver y analizar los trabajos que tiene en curso, viendo su tipología, calidad, forma de ejecutarlos; todo con objeto de determinar su capacidad para entregar pedidos similares.
  • Sistema de calidad del proveedor. Si nuestra empresa tiene un compromiso de entregar con un determinado nivel de calidad o política, este mismo compromiso debe aplicarse a aquellos que trabajan con nosotros. Si un proveedor no puede llegar a nuestro nivel, difícilmente cumpliremos con nuestro objetivo, por lo que lo más recomendable sería desconsiderar a este proveedor. Para ello debemos conocer su sistema de gestión de calidad o certificaciones con las que cuenta, por ejemplo la ISO.

  • Sistemas de gestión del proveedor. Muchas empresas utilizan sistemas informáticos o procesos para ejecutar y controlar las compras y el pago a proveedores, por lo que es importante que estos se puedan integrar con los que use el proveedor. Adicionalmente es importante asegurarse de que el proveedor dispone de un sistema de gestión de pedidos eficaz que le permita saber el estado de cada pedido en concreto. Esto facilita la gestión de los pedidos y evita errores durante la ejecución de un proyecto.
  • Seguros o sistemas de seguridad disponibles. Principalmente en proveedores que fabriquen para nosotros en sus instalaciones es importante ver las medidas de seguridad de que disponen. Si tienen material almacenado para entregarnos y se produce un fuego o robo, esto va a generarnos atrasos o costes, por lo que en este caso es importante evaluar que este riesgo sea bajo.
  • Estado financiero. Dentro de los riesgos de cualquier proyecto está el cierre de un proveedor durante la entrega. Esto puede ocurrir porque su situación financiera no le permite asumir sus pagos hasta le paguemos, lo que nos implicará tener que adelantar pagos (pasamos el problema de tesorería a nuestro proyecto) o quedarnos sin suministro (atrasos y posibles costes que no recuperemos). Para ello es importante asegurarse de que los proveedores con los que trabajemos pueden asumir pedidos por el valor que vamos a realizar.

¿Quién hace un proceso de homologación de proveedores?

Esta pregunta puede tener varias respuestas en función de cada empresa, aunque habitualmente son los departamentos de calidad y compras los encargados de este proceso.

Como se ha comentado, la homologación de proveedores es un proceso que se hace fuera de un proyecto en particular, por lo que no formaría parte de la dirección de proyectos. Aun así, es importante para el director de proyectos conocer los proveedores disponibles y su estado, ya que esto va a ayudar a reducir los riesgos del proyecto.

Diferencias entre la homologación de proveedores y la selección de proveedores

Muchas veces estos dos procesos se confunden, ya que para pedidos pequeños, poco habituales o en organizaciones pequeñas no existe esta separación.

El primero, como se ha indicado, sirve para evaluar de forma general a los proveedores y determinar que estos son válidos para participar en nuestros procesos de compra; mientras que el segundo es parte del proceso de compra.

La selección de proveedores se incluye dentro de la definición o planificación de los recursos del proyecto, en concreto aquellos que van a contratarse. En este caso, la selección del proveedor consiste en definir, entre las diferentes alternativas disponibles, aquel proveedor que vaya a participar en nuestro proyecto en concreto para una tarea o paquete de trabajo en concreto.

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