Cuatro herramientas de visualización para gestionar proyectos

Share Button

Las herramientas de visualización no solo generan gráficos bonitos, sino también información empresarial útil

Cuando se trata de gestionar proyectos complejos, necesitas información rápida sobre los mismos para poder evaluar al instante su estado general y abordar con antelación los posibles obstáculos y las demoras. En lugar de tener hojas de cálculo repletas de cifras, las herramientas de visualización te proporcionan los datos fundamentales de forma práctica y más comprensible y, además, te permiten realizar cambios instantáneos en el programa del proyecto.

Ahora muchos servicios de gestión de proyectos ofrecen estas funciones, pero antes de tomar una decisión es importante evaluar su valor real para la empresa. Una buena herramienta de visualización no es solo una mera fuente de donde sacar bonitos gráficos para tus presentaciones mensuales; además, debe proporcionar una nueva perspectiva desde la que analizar los datos del proyecto y mejorar la gestión global.

Echemos un vistazo a las herramientas de visualización fundamentales que debes tener en tu software de gestión de proyectos y que garantizarán que el proyecto fluya sin problemas.

Puedes probar gratuitamente Wrike en este enlace.

Diagrama de Gantt

herramientas de visualización del diagrama de gantt

El diagrama de Gantt facilita considerablemente la creación, la visualización y la actualización de todo el programa del proyecto. Es importante que el diagrama de Gantt no solo sea una herramienta de información que el equipo revise de vez en cuando, también debe ser una herramienta interactiva que te permita gestionar el proyecto.

Aquí podrás hacer que los proyectos pasen de semanas a horas y detectar rápidamente plazos en peligro mediante el color de la tarea: el color rojo marca las tareas atrasadas, el verde las completadas y el azul se corresponde con las activas.

Asegúrate de que tu diagrama de Gantt admita la función de arrastrar y soltar, y que tenga en cuenta automáticamente los fines de semana; estas son funciones que te ahorrarán horas de actualización del cronograma.

Otra función esencial para los proyectos complejos es la de incluir las dependencias de las tareas y hitos. Si las fechas de inicio o finalización de algunas tareas dependen de otras, esto garantizará que se muevan juntas. Los hitos son eventos importantes del proyecto (por ejemplo, fecha de publicación, conferencias, etc.) que están vinculados a determinadas fechas y que siempre permanecerán en el mismo punto de la cronología.

Es más, los diagramas de Gantt interactivos mantienen a todo el equipo informado con el cronograma actualizado de del proyecto. Los miembros del equipo reciben notificaciones automáticas sobre nuevas fechas de vencimiento sin trabajo extra de tu parte. Además, puedes conceder acceso al cronograma a los clientes, socios o otros interesados de forma muy sencilla.

Gráfico de carga de trabajo

herramientas de visualización para asignar recursos

Detrás de cada proyecto hay personas, por lo que debes tener en cuenta que equilibrar la carga de trabajo es un poco más complicado que dibujar esquemas de flujo de trabajo. Puede que algunos de los miembros del equipo estén sobrecargados de trabajo, mientras que otros tienen huecos en su programa. El gráfico de carga de trabajo te ayuda a solucionarlo y sacar el máximo partido posible a los recursos disponibles. Las áreas en las que los empleados tienen tres tareas simultáneas o más se resaltan en naranja para poder detectarlas rápidamente y reorganizar las tareas.

Aquí también están las tareas atrasadas para que puedas verlas y asignarlas a una persona que tenga menos carga de trabajo. El gráfico de carga de trabajo ayuda al equipo a reducir el estrés y optimizar el tiempo de trabajo.

Panel de control

herramientas de visualización para hacer un panel de control

Cualquier libro sobre administración de empresas te dirá que la microgestión es un error. No obstante, controlar una serie de tareas fundamentales es inevitable. Es demasiado peligroso dejarlas fuera del control directo del director del proyecto. Lo que puedes hacer es minimizar el tiempo y el trabajo.

Un panel de control te permite controlar de forma centralizada las tareas más importantes de todos los proyectos para que las asignaciones nuevas o atrasadas no pasen inadvertidas. Puedes crear varias ventanas paracontrolar:

  • todas las tareas atrasadas de un proyecto determinado
  • las tareas que debe finalizar el departamento de marketing esta semana (por ejemplo)
  • las tareas que tienes asignadas
  • las tareas que han finalizado determinados miembros del equipo y más

Con las ventanas actualizadas en tiempo real, puedes comprobar rápidamente el estado de cualquier proyecto y ahorrar tiempo en la preparación de los informes de seguimiento; por lo que un panel de control es una de las herramientas de visualización más útiles.

¿Quieres saber cómo definir un panel de control?

Informes

herramientas de visualización para hacer informes

No solo tienes que comprender qué pasa, también que tienes que ser capaz de explicárselo a tu jefe, los clientes o los accionistas de forma rápida y clara. Por eso, la creación de informes probablemente consuma la mayor parte del tiempo de un gestor de proyectos. Los informes interactivos no solo te librarán de esta rutina, sino que también te proporcionan la información en forma de gráficos fáciles de visualizar, te permiten dividir la información del proyecto en base a las necesidades personales, así como buscar información que antes resultaba inaccesible o que llevaba horas conseguir.

Estos son los informes que utiliza más habitualmente un gestor de proyectos

  • Trabajo ejecutado: conoce la cantidad de proyectos y su estado.
  • Rendimiento del equipo: compara el rendimiento de las personas en base a métricas definidas.
  • Proyectos en peligro: obtén una visión general de los proyectos con demasiadas tareas atrasadas
  • Logros: informe del trabajo finalizado la semana, el mes o el trimestre pasados

La capacidad de compartir informes con el equipo acortará las reuniones de seguimiento y te ayudará a centrarte en gestionar en lugar de recopilar información.

Como puedes ver, las herramientas de visualización de proyectos no solo facilitan la vida al gestor de proyectos, sino que también garantizan que todos, desde los ejecutivos a los miembros del equipo, tengan acceso instantáneo a datos reales del proyecto. Así el equipo trabajará más sincronizado y se evitan riesgos indeseados.

Si aún no utilizas alguna de las herramientas de visualización anteriores, ha llegado el momento de probarlas y ahorrar tiempo y trabajo para mantener los proyectos en marcha.

Puedes probar estas cuatro útiles funciones de visualización de forma gratuita en Wrike.

Licencia de Creative Commons

Cuatro herramientas de visualización para gestionar proyectos by WRIKE is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional License.
Publicado en Herramientas Etiquetado con:

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*

Pruebas gratuitas:

Suscríbete a nuestro newsletter y recibe GRATIS un pack de 25 plantillas para dirigir proyectos

Suscríbete a nuestro boletín y únete a nuestros 2 680 suscriptores.

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies