Los 6 mejores hábitos en gestión de proyectos

La gestión de proyectos eficaz consiste en aplicar correctamente una serie de procesos que permiten planificar y controlar el proyecto a lo largo de sus fases; pero solo con esto no es suficiente, ya que las habilidades y capacidades personales de la persona que dirija el proyecto son importantes. En este artículo vamos a listar los hábitos en gestión de proyectos que entendemos son los más necesarios.

Hábito 1: Usar el equipo adecuado

Los proyectos los ejecutan personas, por lo que estas son muy importantes para conseguir el éxito del proyecto. Por tanto dentro de los principales hábitos en gestión de proyectos está la capacidad de elegir y asignar los trabajos a las personas más adecuadas.

Para ello es importante conocer las capacidades de las personas que trabajan en la organización, definir bien las habilidades necesarias para realizar cada tarea, y ser capaz de presionar y conseguir el equipo más adecuado.

Dentro del hábito de crear o seleccionar las personas adecuadas estaría también la capacidad de hacer que estas trabajen realmente como un equipo, lo que se llama teambuidling; de tal forma que se consiga el máximo rendimiento e implicación de estas personas.

Hábito 2: Gestionar los problemas y los cambios

Gestionar un proyecto consiste en mantener este sobre el plan, asumiendo que este es el correcto y nos llevará al objetivo deseado. Parece fácil ¿no?, pues la verdad es que no, ya que continuamente van saliendo problemas que desvían lo ejecutado de lo planificado, y que requieren aplicar contramedidas.

Por tanto, dentro de los hábitos en gestión de proyectos está el de definir y seguir indicadores que nos permitan detectar de forma prematura estas desviaciones, y definir y aplicar contramedidas. Si esto se hace de forma regular, los problemas se detectan antes, estos no llegan a hacerse grandes, y se resuelven más rápidamente y fácilmente.

Aunque no es correcto decir que se trata de un problema, un cambio en cierta forma guarda una similitud con este desde el punto de vista de que supone una desviación respecto lo planificado, aunque su gestión implica replanificar y no buscar contramedidas para mantener lo planificado.

Pocos proyectos mantienen el alcance a lo largo de su desarrollo, ya que este va ajustándose por nuevas solicitudes, recortes en presupuesto, cambio de prioridades, etc. Por tanto, saber evitar, y cuando no sea posible, gestionar e introducir estos cambios en proyecto de forma correcta es muy importante para conseguir el objetivo final. Para ello tenemos los procesos de gestión de cambios.

Hábito 3: Entender los procesos

Como se ha comentado, la gestión de proyectos consiste en aplicar una serie de procesos. Dentro de estos talvez los más conocidos son los definidos en el PMBOK; los cuales son la base de la certificación project management professional

pero como no todos los proyectos son iguales, ni se desarrollan en las mismas organizaciones, sería absurdo pensar que un mismo proceso puede valer para todo. Esto suele ocurrir cuando se confunden los conceptos de proceso y metodología.

Por tanto un director de proyectos debe conocer los procesos y usar aquellos que sean necesarios para gestionar su proyecto, no tiene sentido inventar lo que ya está inventado; pero al mismo tiempo evitando cargar de trabajo al equipo con procesos sobredimensionados que aportan poco valor. En este caso, saber adaptar los procesos generales a la necesidad concreta de cada proyecto repercute en el resultado final, ya que usamos los recursos de forma más eficiente.

Si quieres aprender estos procesos de gestión de proyectos te sugerimos realizar un curso. Formarte suele ser la forma más rápida de aprender estos procesos de forma correcta, y existen varias opciones en escuelas reconocidas que te permiten hacerlo. A continuación te listamos algunos cursos:

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Hábito 4: Mantener las métricas actualizadas

Una de las bases de aplicar los procesos de control, es aprender a seguir y comparar la situación real del proyecto respecto lo planificado; lo que se suelen llamar las líneas bases. Cualquier desviación de la realidad respecto a la línea base significa que nos estamos saliendo de lo planificado, y si no estamos a saliendo para ir a “peor” en general es un indicador anticipado de que el proyecto no va a conseguir alguno de los objetivos.

Para poder hacer este control posible y eficaz, es básico mantener la información al día y definir una serie de métricas que queramos controlar; habitualmente serán las relativas a coste, plazo y entregables, aunque puedan existir otras como temas abiertos, incidencias, etc. Aquí el hábitos en gestión de proyectos a remarcar es la capacidad de sistematizar y hacer de forma regular la recopilación y control de las métricas para poder tener una idea actualizada del proyecto, y detectar las desviaciones lo antes posible.

Para hacer esto posible hay dos sugerencias que pueden ser de gran ayuda:

• Incluir la recopilación de datos como una tarea recurrente más en nuestro calendario, mediante una reunión de equipo o usando un programa de comunicación que permita al equipo informar sobre sus trabajos. Prueba gratis los mejores programas de comunicación
• Reservarnos un tiempo para analizar la situación y definir las contramedidas necesarias. Esto también puede hacerse como una tarea recurrente en nuestro calendario.

Dentro de este seguimiento regular de las métricas, hay un aspecto que merece ser tratado a parte por su importancia: es el seguimiento del registro de riesgos.

El registro de riesgos son aquellos riesgos que tenemos identificados para el proyecto, junto con su acción preventiva o correctora, y su posible impacto. A diferencia de lo que muchos creen, este registro va cambiando a lo largo del proyecto, ya que existen riesgos asociados a determinadas tareas, que cuando estas se han realizado desaparecen; pero también aparecen riesgos nuevos a medida que vamos trabajando y conociendo mejor el proyecto.

La forma de mantener este registro, y su aplicación, actualizado es incluirlo en el hábito de controlar regularmente el proyecto, en este caso mejor como una reunión con los integrantes clave del proyecto o especialistas.

Hábito 5: Saber autogestionarse

Los directores y directoras de proyecto solemos estar centrados en gestionar el trabajo del equipo, a veces olvidándonos de nuestro proprio trabajo. ¿Cuánto tiempo dedicamos a seguir el proyecto? ¿Cuánto tiempo dedicamos a tareas administrativas? Etc.

Por tanto, para ser más eficaces en nuestro trabajo también debemos gestionar nuestro propio trabajo, viendo donde gastamos la mayor parte de nuestro tiempo y asegurándonos que es en algo que realmente aporte valor a nuestro trabajo; de no ser así debemos buscar formas de eliminar o reducir este trabajo.

Por ejemplo, si usamos mucho tiempo en hacer informes e informes de seguimiento para informar a la dirección, en lugar de realmente estar controlando el proyecto, talvez sea interesante plantear la instalación de una herramienta de gestión de proyectos que permita generar estos de forma automatizada.

Dentro del autogestionarse, incluso dentro de la gestión en general, está la capacidad de diferenciar entre lo urgente y lo importante. Todo lo que hacemos es importante, si no lo es lo mejor es no hacerlo; pero hay cosas que adicionalmente son urgentes, las cuales debemos hacer primero.

Hábito 6: Conocer los objetivos buscados por el proyecto

Aunque a nivel del proyecto tenemos ya definidos unos objetivos, no debemos olvidar que el proyecto se hace para apoyar algún aspecto importante para la empresa o el cliente; el cual no suele aparecer como un objetivo al ser demasiado general.

Por ejemplo, si estamos haciendo un nuevo producto, este puede buscar incrementar las ventas en un determinado sector, posicionarse mejor respecto la competencia, aumentar la eficiencia en una determinada área, etc.

Conocer este objetivo final es importante para saber priorizar los objetivos del proyecto, ya que no todos van a contribuir de la misma forma; y conseguir la satisfacción del cliente (interno o externo), ya que este busca su objetivo, no los objetivos marcados para el proyecto. Por tanto, debemos asegurarnos que los objetivos de proyecto están alineados con el objetivo final y priorizar aquellos que lo estén en mayor medida.