Principales habilidades para dirigir proyectos

El campo de la gestión de proyectos está cambiando debido a las nuevas visiones de gestión de personas y a la incursión de nuevas herramientas de gestión y comunicación. Por ello, la función y habilidades solicitadas a los directores de proyectos también están cambiando. Tanto si eres un director de proyectos con experiencia, o simplemente alguien que ejecuta proyectos, aquí están las principales habilidades para dirigir proyectos.

Cómo desarrollar las habilidades de gestión de proyectos

Al final la experiencia tiene un peso muy importante en el desarrollo de las habilidades que se listan a continuación, ya que gran parte de ellas son las llamadas soft-skills. De todas formas, una forma efectiva de desarrollarlas al inicio de la carrera profesional es mediante la formación especializada.

Actualmente existen varios cursos y masters en gestión de proyectos que incluyen la formación de estas habilidades; por ello cursar uno de estos puede ser una buena inversión al inicio de la carrera, o si estas pensando en desarrollarla. A continuación te listamos algunas opciones disponibles en español y online.

Principales habilidades para gestionar proyectos

Habilidades de gestión del cambio

El cambio es una constante en todos los proyectos, y sin una gestión adecuada rápidamente dará lugar al caos y al fracaso de este. Por tanto, ser capaz de trabajar en un entorno cambiante y sujeto a incertidumbre, y conocer y aplicar correctamente los procesos y herramientas de gestión de cambios pasan a ser habilidades para dirigir proyectos necesarias.

Planificación y visión a largo plazo

Todo el mundo conoce la sudada frase de “no hay viento bueno para quien no conoce el rumbo”, pues esta es totalmente cierta en la gestión de proyectos. Y no solo se trata de planificar para conocer el “rumbo” que debemos seguir para completar el proyecto, sino de saber usar y modificar esta planificación para hacer frente a los cambios e imprevistos, buscando al mismo tiempo formas de optimizar el proyecto.

Para ello no basta con saber usar una herramienta de planificación, sino que el director de proyectos debe conocer los conceptos de camino crítico, márgenes, y ser capaz de priorizar los recursos sobre aquellas tareas que tienen un mayor efecto sobre los resultados del proyecto. En esto último cobra especial importancia la posibilidad de usar la herramienta para hacer predicciones sobre la fecha final o el coste final.

Habilidad para informar y ser informado

En este caso no nos referimos a la habilidad de comunicar, que también es una de las habilidades destacadas en este artículo, sino a la capacidad de definir y mantener un sistema de información formal dentro del proyecto. Esta necesidad de información se resume en dos aspectos:

• Comunicarse con la organización e interesados para definir requisitos y limitaciones, e informar de su estado durante la ejecución.
• Comunicación entre el equipo y el director del proyecto para informar de las tareas a ser ejecutadas, y conocer su estado de ejecución y finalización.

Disponer de este sistema de información formal, muchas veces basado en informes estandarizados, es de gran ayuda para mantener el proyecto controlado y evitar los nervios y el estrés. Para ello serán de gran ayuda las herramientas de gestión de tareas y comunicación. Saber más sobre la comunicación dentro del proyecto

Seguimiento y control

El seguimiento y control de un proyecto consiste en contrastar la realidad con lo que fue planificado (líneas base), siendo capaz de definir e implementar contramedidas cuando exista alguna desviación. Para ello serán imprescindibles las tres habilidades anteriores, así como disponer de información actualizada sobre el estado del proyecto.

Así mismo es importante ser capaz de cuantificar el tiempo requerido y el nivel de detalle de este control, ya que tan malo es pecar por exceso como por defecto.

Visión estratégica

La mayoría de los proyectos se ejecutan dentro de entornos multiproyectos y buscan conseguir objetivos relacionado con la organización, clientes o interesados. Por ello van a existir luchas para conseguir recursos entre los diferentes proyectos, las cuales van a requerir el apoyo de determinadas personas dentro y fuera de la organización.

Por ello, la visión estratégica y política son habilidades para dirigir proyectos muy importantes, ya que permiten al director del proyecto defender su proyecto, buscar apoyos, y mantener el interés de la organización en él.

Habilidades comunicativas

Aquí no estamos hablando únicamente de la comunicación formal, sino también de la comunicación informal y las habilidades interpersonales. Cualquier proyecto es ejecutado por un equipo de personas y está sometido al seguimiento e intereses de personas externas a él; lo que va a requerir que el director del proyecto se comunique en diferentes direcciones y trate con personas muy diferentes.

En este contexto las habilidades comunicativas no sustituyen los informes o la comunicación formal, sino que mejoran y facilitan estas. Por tanto estas capacidades de comunicación e interpersonales son un “must” dentro de las habilidades para dirigir proyectos.

Habilidad de generar equipo

En muchos casos los proyectos se realizan con equipos distribuidos, pertenecientes a diferentes organizaciones, temporales o que reportan a diferentes responsables, lo que dificulta el trabajo del director de proyectos. Esta nueva situación requiere de una estrategia de gestión de personas diferente, basada en la creación de equipos de trabajo gestionados de forma funcional, más que la habitual gestión jerárquica.

A parte, la cada vez mayor presión sobre los proyectos exige sacar el máximo rendimiento de sus integrantes, lo que tampoco es posible con la visión clásica de la gestión de personas.

Gestión de la carga de trabajo

La existencia de entornos multiproyectos, equipos distribuidos y compartidos, recursos limitados y presión para cumplir con los requisitos hacen necesario que las planificaciones sean totalmente realistas y ejecutables. Esto requiere que la planificación que hagamos considere los recursos más adecuados para cada tarea, su disponibilidad para llevarla a cabo, y un correcto balanceo de las cargas a lo largo del proyecto. Saber más sobre técnicas de balanceo de la carga de trabajo

Para poder hacer correctamente la gestión de la carga de trabajo de un recurso debemos considerar el tiempo que este va a dedicar a temas no relacionados con los proyectos, como formación, reuniones, etc. Una buena recomendación es considerar que la capacidad de un recurso esta sobre el 85% de su tiempo.

Tampoco debemos olvidar la gestión de la propia carga de trabajo del director de proyectos. Cómo se puede ver en los diferentes artículos, este debe ocuparse de varios aspectos e interactuar con varios individuos, tanto dentro y fuera del equipo del proyecto, lo que acaba consumiendo mucho tiempo. Por tanto ser capaz de priorizar tareas, saber delegar cuando sea posible, y evitar caer en la microgestión serán también habilidades claves.

Uso de las nuevas herramientas

Cómo se puede ver, el director de proyecto debe poder controlar y hacer varias tareas, muchas veces simultáneamente o con plazos muy ajustados. Por suerte hoy en día la oferta de herramientas informáticas que automatizan o facilitan estas tareas es muy amplia.

Por tanto él estar al día de estas herramientas, seleccionar aquellas que mejor se adapten a nuestra organización y proyecto, y ser capaces de aplicarlas en nuestro trabajo diario pasan a ser habilidades para dirigir proyectos de primera necesidad. Visita el artículo de control de proyectos si quieres saber más

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