Terminos en gestión de costos en proyectos

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En este artículo vamos a definir los conceptos de gestión de costos en proyectos más habituales, y que cualquier director de proyectos va a tener que oír durante el desempeño de sus funciones.

En aquellas empresas donde se ejecuten proyectos para clientes externos, los primeros conceptos de gestión costos en proyectos van a salir durante la fase comercial. De ellos podemos destacar:

  • Presupuesto: Sería el costo total estimado para el proyecto al comienzo de este, considerando tanto costos internos como externos. Ver técnicas para estimar el coste
  • Línea base de costo: Es uno de los documentos que se generan, y se aprueban, al final del proceso de planificación del proyecto. Este documento muestra cómo vamos a ir gastando el presupuesto a lo largo del proyecto, ya que surge de la unión del cronograma con los costos estimados para cada tarea. ¿Qué es y cómo usar la línea base?
  • Margen por riesgos: Es el impacto económico de aquellos riegos esperables que debemos asumir después de haber realizado la planificación de riesgos. Este valor se suma al costo estimado de las tareas a realizar, dando como resultado el presupuesto total del proyecto. ¿Cómo identificar los riesgos?
  • Margen comercial: Es el beneficio que espera sacar la empresa por realizar el proyecto. En una negociación comercial correcta, este es el valor sobre el que se puede negociar para reducir el precio de venta, ya que el presupuesto depende del alcance, y por tanto es independiente de los descuentos comerciales que se apliquen. Formas de incrementar el beneficio del proyecto
  • Reserva de gestión (Management Reserve): En muchos casos se incluye dentro del concepto anterior, y no aparece de forma explícita. En teoría es el margen por riesgos no esperables que el sponsor o la dirección de la empresa se guarda como margen de seguridad. Se trata de una partida que no está a disposición del director del proyecto, y que únicamente podrá solicitar en casos excepcionales.
  • Precio de venta (Sales Price): es la cantidad que deberá pagar el cliente por el total del proyecto, y que sale de la suma de los conceptos anterioresTerminos en gestión de costos en proyectos

Durante la fase de control y seguimiento aparecerán otros conceptos de gestión de costos en proyectos. Debido a que son conceptos que habitualmente se utilizan en inglés, he decidido dejarlos en este idioma.

  • Planned Value (PV): es el costo presupuestado al inicio del proyecto, durante la planificación, para el total del trabajo realizado hasta la fecha de hoy. Se saca mirando el valor de la línea base de costo a día de hoy.
  • Actual Cost (AC): son los costos incurridos hasta la fecha. Aquí debemos tener en cuenta los compromisos de pago ya adquiridos por trabajos realizados, aunque el pago no se haya efectuado.
  • Budget at Completion (BAC): es el costo inicial presupuestado para el proyecto. En definitiva el presupuesto que hacemos al empezar el proyecto.
  • Estimate at Completion (EAC): es el costo estimado del proyecto en el momento de su finalización. A nivel conceptual se calcula como el costo actual (AC) más el costo estimado del total de tareas que quedan para completar el proyecto (ETC).
  • Estimate to Complete (ETC): es el costo estimado en un determinado momento para completar el total de tareas pendientes del proyecto.
  • Variance at Completion (VAC): es la diferencia entre el costo presupuestado y el estimado a día de hoy para el total del proyecto. Nos muestra el sobre costo o ahorro que estimamos que vamos a tener al finalizar el proyecto.

Terminos en gestión de costos en proyectosEn este punto alguien puede preguntar porque no se hace referencia a los riesgos en la fase de ejecución y control. El motivo es el siguiente, el margen por riesgo es una cantidad que el director del proyecto se guarda para hacer frente a los posibles riesgos identificados que se hayan tenido que asumir. Cuando uno de estos riegos ocurre, deja de ser un riego para pasar a ser una realidad, por lo que el valor que habíamos considerado para él en el margen por riesgos pasará a formar parte del PV y BAC.

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De esto último se desprende que el costo final del proyecto se situará entre el BAC, y el BAC más el margen por riesgos. Por tanto, es correcto que el director de proyectos se gaste este margen, para ello está.

En base a mi experiencia, y aunque no suelen salir en documentos teóricos de forma explícita, creo que también es interesante tener en cuenta los siguientes conceptos de gestión de costos en proyectos:

  • Coste incurrido: son los costos que hemos tenido que pagar hasta el día de hoy. Se diferencia del actual cost en el hecho de no considerar los compromisos de pago adquiridos, solo los pagos realmente desembolsados.
  • Valor facturado: es el total de las facturas emitidas y cobradas del cliente a día de hoy.

Estos dos conceptos de gestión de costos en proyectos son importantes para poder hacer el seguimiento del flujo de caja del proyecto (cash flow), ya que un aspecto que debemos controlar como directores de proyecto es la capacidad de hacer frente a los pagos que vayan surgiendo.

El flujo de caja es un aspecto que se analiza en la fase de planificación del proyecto, e idealmente este debería ser positivo durante todo el proyecto. No obstante, en la realidad puede ocurrir que no sea así. Esto implicará que la empresa que está ejecutado el proyecto deberá financiar este, debiéndose considerar costos financieros como parte del presupuesto. Mientras el valor a financiar este dentro de lo planificado no hay ningún problema, pero si este es superior, vamos a tener mayores costos financieros, y consecuentemente mayor ETC. Saber más sobre el flujo de caja

Earned Value Method

Un método muy utilizado en la gestión de costos en proyectos es el “Earned Value Method”. Este método consiste en comparar el costo actual, y el avance actual, con las líneas base del costo, alcance, y cronograma, y a partir de estos hacer predicciones sobre el resultado final del proyecto, y calcular diferentes parámetros que permiten cuantificar el avance del proyecto.

Este método se tratará en detalle en otros artículos, pero por ahora vamos a introducir los conceptos principales relacionados la gestión de costos:

  • Earned Value (EV): es el valor económico de las tareas realizadas hasta la fecha.
  • Cost variance (CV): es un parámetro que compara el costo actual con el estimado inicialmente, permitiendo determinar la situación del proyecto respecto a lo planificado.
  • Cost performance index (CPI): es un parámetro equivalente al anterior, pero representado en forma de porcentaje. Matemáticamente indica el avance real que se ha conseguido en términos de valor realizado, respecto el valor gastado.

Saber más sobre Earned Value Method

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