Gestión del cronograma según PMBOK

Debido a que un proyecto se define como “Un esfuerzo temporal realizado para crear un producto, servicio o resultado único”, la definición, seguimiento y gestión del cronograma es una de las tareas más importantes dentro de la gestión de proyectos.

Por ello el PMBOK (consigue PMBOK en español) incluye un área específica dedicada a la gestión del cronograma, la cual es la mayor de todas al estar formada por 7 procesos:

• Planificar la gestión del cronograma
• Definir las tareas a incluir en el cronograma
• Definir la secuencia en que se llevarán a cabo las tareas (ver más)
• Estimar los recursos necesarios para cada tarea
• Estimar las duraciones de las tareas (ver más)
• Desarrollar el cronograma
• Controlar el cronograma

Herramienta para hacer y gestionar el cronograma

Este proceso puede simplificarse mucho mediante el uso de alguna herramienta de planificación.

En esta página te ofrecemos una plantilla interactiva, dentro de nuestro pack de plantillas, que te permite crear un cronograma tipo GANT, calculando de forma automática el camino crítico y el margen de cada tarea.

Cómo puedes ver, el cronograma te muestra en rojo aquellas tareas que forman el camino crítico de tu proyecto, en azul aquellas que tienen margen, y en gris el margen de estas tareas. También calcula la duración mínima del proyecto y su fecha estimada de finalización.

Para ello, únicamente debes rellenar una tabla con las tareas (incluyendo nombre y un identificador numérico correlativo), indicar mediante los identificadores las tareas precedentes, y la duración en días de cada tarea.

Un detalle muy importante para poder hacer bien el cálculo de camino crítico y márgenes es enlazar las primeras tareas con el inicio, y las finales con el final.

Descarga el pack de plantillas

Planificar la gestión del cronograma

Aunque pueda parecer un absurdo, el primer paso para la gestión del cronograma es definir cómo se va a realizar esta gestión, lo que incluye la metodología que usaremos para planificar (PERT, CCPM, etc), los márgenes que incluiremos, el tamaño mínimo y máximo de las tareas, así como las acciones que llevaremos a cabo para seguir, controlar y corregir posibles desviaciones

El resultado de este proceso es el plan de gestión del cronograma, que es un componente del plan general de gestión del proyecto.

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Project charter (ver más)
• Características de la organización o el ambiente donde se desarrolla el proyecto; o los factores externos al proyecto que tienen influencia sobre él.
• Activos de la organización, tales como la información, herramientas, documentos o conocimiento que posee la organización y pueden ayudarnos a gestionar el proyecto

Herramientas y Técnicas

• Juicio experto
• Técnicas analíticas
• Reuniones

Salidas

• Plan de gestión del cronograma

Definir las tareas a incluir en el cronograma

El primer paso para la creación y gestión del cronograma es definir las tareas que deben mostrarse en él, lo cual, aunque es parecido a la WBS no tiene que ser exactamente igual. La WBS muestra las tareas que deben ejecutarse para conseguir el alcance el proyecto, mientras que aquí solo indicamos aquellas tareas que queramos mostrar en el cronograma.

Por ejemplo, si un conjunto de tareas se subcontratan a un proveedor, desde nuestro punto de vista este conjunto será una única tarea en el cronograma y la controlaremos a nivel del conjunto.

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Definición del alcance del proyecto (ver más)
• Características de la organización o el ambiente donde se desarrolla el proyecto Activos del proceso organizativo

Herramientas y Técnicas

• Descomposición de tareas
• Planificación en cascada (de mayor a menor detalle)
• Juicio de expertos

Salidas

• Lista de tareas
• Características de las tareas
• Lista de hitos

Definir la secuencia

Definir la secuencia es determinan las dependencias entre las tareas. Estas dependencias pueden ser de cuatro tipos:

• Finalizar para comenzar: la siguiente tarea no puede empezar hasta acabar la tarea actual
• Terminar para terminar: la siguiente tarea no puede terminar hasta acabar la tarea actual
• Comenzar para comenzar: las dos tareas deben comenzar simultáneamente
• Comenzar para acabar: la segunda tarea debe comenzar para completarse la primera (esta es muy rara)

Aquí también se incluirían restricciones como que una tarea deba acabar o empezar en una fecha, que deba transcurrir un plazo entre dos tareas, etc.

El resultado principal de este proceso es el cronograma del proyecto, también conocido como diagrama PERT. Este diagrama muestra el orden de las tareas y se usa para determinar la ruta crítica.

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Lista de tareas
• Características de las tareas
• Lista de hitos
• Definición del alcance del proyecto (ver más)
• Características de la organización o el ambiente donde se desarrolla el proyecto
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Metodología para planificar proyectos
• Definición de las dependencias entre tareas
• Restricciones y plazos entre tareas

Salidas

• Cronograma del proyecto
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto

Estimar los recursos necesarios para cada tarea

Como es evidente, una tarea no puede ejecutarse sin los recursos necesarios. Para ello una parte importante del proceso de gestión del cronograma es la estimación y asignación de recursos a las tareas.

Como recurso consideraremos tanto los materiales (herramientas, suministros, etc.) como los humanos, teniendo en cuenta tanto la cantidad como las características a cumplir por estos recursos. Ya que la disponibilidad de los recursos necesarios puede afectar la viabilidad del cronograma, alargando el plazo de ejecución o atrasando tareas.

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Lista de tareas
• Características de las tareas
• Disponibilidad de los recursos
• Registro de riesgos
• Estimación del coste de la tarea
• Características de la organización o el ambiente donde se desarrolla el proyecto
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Juicio experto
• Análisis de alternativas
• Estimaciones
• Planificación de abajo a arriba
• Software de gestión de proyectos (ver más)

Salidas

• Necesidades de recursos para cada actividad
• Definición de los recursos
• Actualización del plan de gestión del proyecto

Estimar las duraciones de las tareas

En este punto de la creación y gestión del cronograma debemos clarificar que como duración de una tarea se entiende el tiempo de dedicación necesario para completarla, asumiendo que tenemos los recursos en cantidad y calidad suficientes.

Más adelante se cruzara la disponibilidad de recursos con la duración de las tareas, dando como resultado su plazo de ejecución.

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Lista de tareas
• Características de las tareas
• Necesidad de recursos para cada tarea
• Enunciado del alcance
• Registro de riesgos
• Disponibilidad de los recursos
• Características de la organización o el ambiente donde se desarrolla el proyecto
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Juicio de expertos
• Estimación por analogía (ver más)
• Estimación paramétrica (ver más)
• Estimación por tres puntos (ver más)
• Técnicas grupales de toma de decisiones
• Análisis del margen

Salidas

• Estimación de la duración de las tareas
• Actualización del plan de gestión del proyecto

Desarrollar el cronograma

Una vez tenemos definidas las tareas, su plazo de ejecución, la necesidad de recursos y la disponibilidad de estos, podemos crear el cronograma del proyecto y calcular su duración.

Para ello debemos asignar los recursos a cada tarea y calcular lo que estos tardarán en ejecutarla considerando su disponibilidad. Una persona dedicada al 50% tardará el doble de tiempo en hacer una tarea que con una dedicación completa. Dentro de esta asignación cobra importancia la técnica de nivelación de recursos.

Dentro de la gestión del cronograma está el cálculo del camino critico (o cadena critica en multiproyectos) para poder determinar la duración del proyecto, así como colocar los márgenes calculados de forma adecuada en el cronograma.

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Lista de tareas
• Características de las tareas
• Cronograma
• Necesidad de recursos para cada tarea
• Disponibilidad de los recursos
• Estimación de la duración de las tareas (ver más)
• Enunciado del alcance
• Registro de riesgos
• Lista de recursos asignados al proyecto
• Características de la organización o el ambiente donde se desarrolla el proyecto
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Red de tareas
• Método del camino crítico
• Método de cadena crítica (ver más)
• Técnicas de optimización de recursos (ver más)
• Técnicas de simulación (ver más)
• Restricciones y plazos entre tareas
• Técnicas de compresión del cronograma
• Herramienta de planificación (ver más)

Salidas

• Cronograma del proyecto
• Actualización del plan de gestión del proyecto

Control del cronograma

La última parte de la gestión del cronograma es realizar su control; para lo cual se pueden usar diferentes metodologías como Valor Ganado o el control de márgenes en Cadena Critica

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Cronograma del proyecto
• Duraciones y fechas de realización de las tareas
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Reuniones de revisión
• Software de gestión de proyectos (ver más)
• Técnicas de optimización de recursos (ver más)
• Técnicas de simulación (ver más)
• Gestión de los atrasos (ver más)
• Técnicas de compresión del cronograma
• Herramienta de planificación (ver más)

Salidas

• Informes de avance
• Predicciones
• Solicitudes de cambios
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones del cronograma del proyecto
• Actualizaciones de los activos de la organización