La gestión de recursos en tres pasos

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Un problema habitual en organizaciones que trabajan con varios proyectos a la vez es compaginar la gestión de recursos a nivel de proyecto con las necesidades a nivel de la cartera; ya que a veces para conseguir maximizar los resultados a nivel de organización (que dependen de la cartera), deberemos sacrificar los de algún proyecto.




Para conseguir esta optimización, es importante tomar las decisiones siguiendo el siguiente orden de criterios: estratégicos, tácticos y operacionales.

Planificación estratégica en gestión de recursos

Este es uno de los principales problemas a la hora de planificar y priorizar, ya que no siempre es fácil disponer de una visión global del conjunto de proyectos ejecutándose en paralelo para poder ser capaz de evaluarlos según las necesidades globales.

Esto conlleva a que los recursos se asignen en base al tamaño del proyecto, importancia del solicitante, o porque era él que estaba disponible, en lugar de hacerlo considerando las necesidades particulares del proyecto y su efecto sobre la cartera. En la práctica esto conlleva que se asuman compromisos que no pueden llevarse a la práctica, en presión extra sobre los recursos para que tapen los fallos de gestión, o en unos resultados menores a los posibles.

¿Y qué se puede hacer para mejorar la planificación estratégica?

  • Conseguir una visión global de los proyectos mediante herramientas de gestión de carteras que permitan tener una visión global, y una estimación a medio-largo plazo de las necesidades que tendremos.
  • Analizar el efecto una cualquier nueva propuesta o proyecto sobre los compromisos adquiridos en el resto de proyectos antes de aceptar, ya que estos van a requerir recursos.
  • Analizar el mercado para detectar posibles estacionalidades de mayor demanda de trabajo, que requerirán un uso mayor de recursos de forma puntual.
  • Considerar que los recursos no están disponibles al 100%, ya que en la realidad todos los trabajadores tiene que cumplir con taras administrativas, formación, trabajos fuera de proyectos, etc. Por tanto, cuando cuantifiquemos la cantidad de recursos disponibles es mejor considerar un rendimiento en proyectos entorno al 80-85% para absorber estos temas.

Táctica en gestión de recursos

Como táctica se entiende la forma de llevar a la práctica lo planificado a nivel estratégico; por tanto cómo haremos para poder gestionar los recursos considerando el conjunto de proyectos y los puntos estratégicos anteriores. Para ello hay una serie de consejos que pueden ayudarnos:

  • Asignar y definir los recursos en base a sus competencias y no en base a personas específicas. De esta forma se gana en flexibilidad y se evitan que aspectos personales de un determinado trabajador (vacaciones, bajas, etc.) afecten a la planificación.
  • Planificar con metodologías como Cadena Crítica que permiten ver como se verán afectados a medio y largo plazo los entregables comprometidos debido al nuevo proyecto que se incorpora.
  • Implementar herramientas de seguimiento de proyectos que permitan tener un criterio objetivo para determinar el estado de los proyectos de forma absoluta y relativa; ya que esto nos permitirá modificar la asignación de recursos en función de la situación de la cartera de proyectos para conseguir optimizar esta. Una herramienta muy buena para ello es el método del valor ganado.
  • En la mayoría de las empresas se sigue una estructura matricial y pueden existir varios proyectos en paralelo; esto implica que los recursos asignados a un proyecto no dependen funcionalmente del director del proyecto, y que los cambios en un proyecto afectan al resto. Por tanto, necesitamos aplicar herramientas de comunicación y control de la cartera de proyectos que nos permita gestionar con una visión global. Implementar una PMO puede ayudar en este punto.

Por tanto a nivel táctico el resumen sería disponer de perfiles profesionales para incluir en las planificaciones de los proyectos, dejando la asignación de la persona concreta al responsable del departamento; tener herramientas que permitan planificar y ver de forma global los proyectos, y usar criterios y herramientas para analizar la forma en que se asignan los recursos para huir de criterios subjetivos.

Operativa en gestión de recursos

Una vez tengamos una táctica clara basada en una estrategia alineada con los objetivos de la organización y el mercado; la operativa de gestionar los recursos es simple, llevar a la práctica aquellos puntos definidos en la táctica.

Muchas veces la propia dinámica del trabajo hace que las empresas vayan asignando los recursos en función de la disponibilidad en el momento de recibir el nuevo pedido, o que no exista un estudio de la capacidad y necesidad de recursos a la hora de hacer nuevas propuestas. Por tanto, una vez definida la táctica, y se dispongan de las herramientas para su aplicación, debe existir una implementación de esta en la operativa habitual de la empresa.

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