Cómo crear un sistema de gestión de documentación

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Un problema habitual en la gestión de proyectos es la gestión de documentación; es complicado que todo el equipo sepa dónde están, cual es la última versión, si está aprobado, si está entregado, etc. En este artículo vamos a tratar sobre cómo crear un sistema de gestión de documentación para pequeñas empresas




La base de una buena gestión de documentación es haber definido un buen proceso de creación y uso de los documentos, de tal manera que la información puede ser creada, compartida, organizada y almacenada de manera eficiente y apropiada. Ya que cualquier herramienta de gestión de documentación que usemos a posteriori, lo que hará es ayudarnos a aplicar este proceso de forma más eficiente, pero no mejorarlo.

La creación de un sistema de gestión de documentación implica tres pasos;

1- Crear el proceso de gestión de documentación

Para poder definir este proceso, debemos definir cuatro aspectos básicos que usaremos para todos los documentación:

¿Cuáles son las reglas para crear documentos?

Lo habitual en las empresas es que existan varias personas que generen documentación, por lo que para poder gestionar estos de forma eficiente deberemos definir algunas reglas comunes. Estas reglas incluyen puntos tales como:

  • La existencia de plantillas internas para los documentos más habituales
  • La existencia de guía de estilo interna (esto mejora la imagen si debemos compartir los documentos)
  • Información de trazabilidad mínima que deben incluir los documentos. Esto son los datos que nos permitirán saber cuándo se realizó, si se ha modificado, quien lo creó, quien lo aprobó, etc.

Cuanto más estandaricemos los documentos y la información de trazabilidad en ellos, más simple se vuelve su almacenamiento y posterior consulta.

¿Cómo almacenaremos los documentos?

El almacenamiento de documentos implica dos aspectos: la organización de los mismos y la herramienta que usaremos.

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El primer punto implica responder a ¿Cómo se archivarán los documentos? Esto son los criterios que se usarán para definir la estructura que tendrá el sistema de gestión de documentación. Si imaginamos este como un sistema de carpetas y subcarpetas, sería definir esta estructura. También, y relacionado con el punto anterior, implica definir que parámetros podremos usar para buscarlos posteriormente: tipo de documento, fecha, proyecto relacionado, etc.

Después debemos buscar cómo se hará físicamente este archivo: ¿usarnos los archivadores metálicos tradicionales para papeles, o usaremos documentación digital dentro de un servidor?.

Este punto de la gestión de documentación es más importante de lo que parece, ya que definirá aspectos como la seguridad de los mismos, los costes del sistema, el tiempo que dedicaremos a almacenar o recuperar los documentos; lo cual al final es coste para la organización.

Archivador para gestión de documentaciónSegún una encuesta realizada por Leger Marketing para Xerox Canadá sobre algunas pequeñas y medianas empresas, estas cifraron en 2.152 dólares anuales el coste de gestionar y almacenar los documentos, y aproximadamente una hora al día para buscar estos documentos (fuente: globeandmail.com).

Obviamente, a día de hoy lo más adecuado es recurrir a algún tipo de soporte informático y olvidarse del soporte papel (cuando sea posible); lo cual si disponemos de un criterio claro y uniforme para crear los documentos facilitará su organización y recuperación, y garantizará su seguridad al poderse hacer copias de seguridad de forma automática y periódica.

2- Hacer que el sistema de gestión de documentación sea seguro

Cuando hablamos de que el sistema de gestión de documentación sea seguro nos referimos a dos aspectos: seguridad ante el robo de los documentos, y seguridad ante la pérdida o daño.

Obviamente la forma de implementar las medidas de seguridad necesarias va a depender en gran medida del soporte o sistema que se haya decidido usar para almacenar la documentación. No es lo mismo usara un sistema informático que los típicos archivadores tipo armario.

De todas formas sí que va a existir un aspecto común para cualquier sistema de gestión de documentación, y este es la seguridad del local donde este sistema este físicamente instalado. Aunque tengamos un sistema informático con contraseñas y cifrados, de poco servirá si alguien puede entrar y robar el servidor o el disco duro donde se almacenan los documentos. De forma similar, la llave de un archivador se puede romper fácilmente si alguien accede a la oficina.

A partir de aquí, sí que existen diferentes medidas que podremos implementar en nuestro sistema para hacerlo más seguro, y que dependerán de la tipología de este:

  • Establecer copias de seguridad periódicas que garanticen que podamos recuperar la documentación en caso de daño del soporte que estemos usando.
  • Si usamos un sistema de almacenamiento físico; usar archivadores con una cierta resistencia al fuego y que estén en un local protegido.
  • Procesos y herramientas para evitar que personas no autorizadas accedan a determinados documentos. Esto puede ser la llave de un archivador, o las contraseñas y permisos en un sistema de gestión informatizado.
  • Asegurar que los documentos (físicos o digitales) sean destruidos totalmente y no recuperables una vez los eliminemos.
  • Trazabilidad del acceso a la documentación. Esto no garantiza la seguridad en sí, pero sí que permite ver el origen del problema en caso de robo o uso inadecuado de los mismos.

3- Implementación de su sistema de gestión de documentación

Una vez que haya definido su sistema de gestión de documentación, respondiendo a las preguntas anteriores, estará listo para implementarlo. Para ello es importante asegurarse de que todo su personal conozca los detalles del nuevo sistema y siga los procedimientos apropiados al crear, almacenar y recuperar los documentos.
Esto hace recomendable, al menos durante el inicio de la implementación, hacer comprobaciones periódicas de la aplicación y uso del nuevo sistema; por ejemplo solicitando archivar o encontrar un determinado documento.

Aunque definir e implementar un nuevo sistema de gestión de documentación es algo complejo, los resultados en velocidad de trabajo y costes para la empresa son evidentes.

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