Gestión de compras según PMBOK

La mayoría de los proyectos requieren de recursos externos para cumplir con sus objetivos, lo que implica realizar una adecuada gestión de compras, la cual es una de las áreas de conocimiento definidas en el PMBOK.

La gestión de compras en proyectos requiere de varios conocimientos, tales como los tipos de contrato disponibles, la forma de solicitar y evaluar propuestas, y la forma de tratar y gestionar proveedores, ya que estos aportan su mayor experiencia en la tarea en concreto, pero pueden no tener la misma motivación o interés en el proyecto.

Según el PMBOK la gestión de compras se divide en cuatro procesos:

• Plan de gestión de compras
• Realización del proceso de compras
• Control de las compras y proveedores
• Cierre de las compras

Plan de gestión de compras

La creación del plan de gestión de compras empieza durante la fase de planificación del proyecto; donde se identifican aquellos productos o servicios que deben adquirirse externamente. Para cada uno de ellos se debe prepararse una definición del alcance de la compra, lo que se conoce como declaración del alcance.

Esta declaración del alcance será la base para preparar otros documentos usados en el proceso de compras, como la solicitud de propuestas o la solicitud de información

En esta etapa también se identifican a los proveedores potenciales para cada paquete de trabajo que se quiera contratar, los cuales pueden ser específicos para el proyecto o formar parte de una base de proveedores homologados por la empresa.

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Documentación de requisitos (ver más)
• Registro de riesgos (ver más)
• Necesidades de recursos de las tareas
• Cronograma del proyecto
• Estimación de costes de las tareas (ver más)
• Registro de stakeholders (ver más)
• Características de la organización o el ambiente donde se desarrolla el proyecto; o los factores externos al proyecto que tienen influencia sobre él.
• Activos de la organización, tales como la información, herramientas de gestión de proyectos, documentos o conocimiento que posee la organización y pueden ayudarnos a gestionar el proyecto

Herramientas y Técnicas

• Análisis de hacer o comprar
• Juicio de expertos
• Estudios de mercado
• Reuniones

Salidas

• Plan de gestión de compras
• Declaración del alcance de las compras
• Documentos de compras
• Criterios de selección de proveedores
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones de documentos del proyecto

Realización del proceso de compras

Una vez identificadas las necesidades de compras del proyecto, y determinados los procedimientos de compras, llega el momento de ejecutar el proceso de compra.

Este normalmente empieza con el envío de las solicitudes de propuesta a los proveedores seleccionados, y con el análisis y valoración posterior de las propuestas recibidas. Los criterios de análisis y valoración deben definirse de antemano.

Las propuestas recibidas, en especial aquellas que seleccionemos, se usarán para actualizar otros documentos del proyecto, tales como la estimación de costes o el cronograma.

Entradas

• Plan de gestión de compras
• Documentos de compras
• Criterios de selección
• Lista de proveedores
• Documentos del proyecto
• Decisión de comprar o hacer internamente
• Declaración del alcance de las compras
• Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Reuniones con proveedores
• Técnicas de evaluación de propuestas
• Estimaciones independientes
• Juicio de expertos
• Negociaciones de compras

Salidas

• Proveedores seleccionados
• Pedidos o contratos de compra
• Calendarios para las tareas contratadas
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de los documentos del proyecto

Control de las compras y proveedores

Aunque hayamos decidido contratar algunos paquetes de trabajo o tareas fuera, esto no significa que no debamos controlarlas. Por lo que durante la ejecución del proyecto deberemos ir controlando la ejecución del alcance comprado, así como la correcta ejecución de los acuerdos contractuales definidos en el pedido.

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Documentos de compras
• Contratos, pedidos y acuerdos
• Solicitudes de cambio aprobadas
• Informes de seguimiento

Herramientas y Técnicas

• Sistema de control de cambio de los contratos
• Seguimiento de la ejecución de las compras
• Inspecciones y auditorías
• Informes de avance
• Control de pagos
• Gestión de reclamaciones y no conformidades

Salidas

• Informes de seguimiento
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de documentos del proyecto
• Actualizaciones de los activos de la organización

Cierre de las compras

Una vez el proveedor ha completado el trabajo contratado debemos documentar esta entrega y proceder con el proceso administrativo de cierre del contrato. Esto suele incluir la aceptación y traspaso de la propiedad del producto comprado, el inicio del periodo de garantía, y la ejecución de los pagos condicionados a la entrega final.

Entradas

• Plan de gestión del proyecto
• Documentos de compras, incluyendo contratos

Herramientas y Técnicas

• Auditorías de las compras
• Negociación de las compras

Salidas

• Contratos cerrados
• Actualizaciones de los activos de la organizació