Gestión de compras según PMBOK

La mayoría de los proyectos requieren de recursos externos para cumplir con sus objetivos, lo que implica realizar una adecuada gestión de compras, la cual es una de las áreas de conocimiento definidas en el PMBOK.

La gestión de compras en proyectos requiere de varios conocimientos, tales como los tipos de contrato disponibles, la forma de solicitar y evaluar propuestas, y la forma de tratar y gestionar proveedores, ya que estos aportan su mayor experiencia en la tarea en concreto, pero pueden no tener la misma motivación o interés en el proyecto.

Según el PMBOK la gestión de compras se divide en cuatro procesos:

Plan de gestión de compras

Gestión de compras según PMBOKLa creación del plan de gestión de compras empieza durante la fase de planificación del proyecto; donde se identifican aquellos productos o servicios que deben adquirirse externamente. Para cada uno de ellos se debe prepararse una definición del alcance de la compra, lo que se conoce como declaración del alcance.

Esta declaración del alcance será la base para preparar otros documentos usados en el proceso de compras, como la solicitud de propuestas o la solicitud de información

En esta etapa también se identifican a los proveedores potenciales para cada paquete de trabajo que se quiera contratar, los cuales pueden ser específicos para el proyecto o formar parte de una base de proveedores homologados por la empresa.

Entradas

  • Plan de gestión del proyecto
  • Documentación de requisitos (ver más)
  • Registro de riesgos (ver más)
  • Necesidades de recursos de las tareas
  • Cronograma del proyecto
  • Estimación de costes de las tareas (ver más)
  • Registro de stakeholders (ver más)
  • Características de la organización o el ambiente donde se desarrolla el proyecto; o los factores externos al proyecto que tienen influencia sobre él.
  • Activos de la organización, tales como la información, herramientas de gestión de proyectos, documentos o conocimiento que posee la organización y pueden ayudarnos a gestionar el proyecto

Herramientas y Técnicas

  • Análisis de hacer o comprar
  • Juicio de expertos
  • Estudios de mercado
  • Reuniones

Salidas

  • Plan de gestión de compras
  • Declaración del alcance de las compras
  • Documentos de compras
  • Criterios de selección de proveedores
  • Solicitudes de cambio
  • Actualizaciones de documentos del proyecto

Realización del proceso de compras

Una vez identificadas las necesidades de compras del proyecto, y determinados los procedimientos de compras, llega el momento de ejecutar el proceso de compra.

Este normalmente empieza con el envío de las solicitudes de propuesta a los proveedores seleccionados, y con el análisis y valoración posterior de las propuestas recibidas. Los criterios de análisis y valoración deben definirse de antemano.

Las propuestas recibidas, en especial aquellas que seleccionemos, se usarán para actualizar otros documentos del proyecto, tales como la estimación de costes o el cronograma.

Entradas

  • Plan de gestión de compras
  • Documentos de compras
  • Criterios de selección
  • Lista de proveedores
  • Documentos del proyecto
  • Decisión de comprar o hacer internamente
  • Declaración del alcance de las compras
  • Activos de la organización

Herramientas y Técnicas

  • Reuniones con proveedores
  • Técnicas de evaluación de propuestas
  • Estimaciones independientes
  • Juicio de expertos
  • Negociaciones de compras

Salidas

  • Proveedores seleccionados
  • Pedidos o contratos de compra
  • Calendarios para las tareas contratadas
  • Solicitudes de cambio
  • Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
  • Actualizaciones de los documentos del proyecto 

Control de las compras y proveedores

Aunque hayamos decidido contratar algunos paquetes de trabajo o tareas fuera, esto no significa que no debamos controlarlas. Por lo que durante la ejecución del proyecto deberemos ir controlando la ejecución del alcance comprado, así como la correcta ejecución de los acuerdos contractuales definidos en el pedido.

Entradas

  • Plan de gestión del proyecto
  • Documentos de compras
  • Contratos, pedidos y acuerdos
  • Solicitudes de cambio aprobadas
  • Informes de seguimiento

Herramientas y Técnicas

  • Sistema de control de cambio de los contratos
  • Seguimiento de la ejecución de las compras
  • Inspecciones y auditorías
  • Informes de avance
  • Control de pagos
  • Gestión de reclamaciones y no conformidades

Salidas

  • Informes de seguimiento
  • Solicitudes de cambio
  • Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
  • Actualizaciones de documentos del proyecto
  • Actualizaciones de los activos de la organización

Cierre de las compras

Una vez el proveedor ha completado el trabajo contratado debemos documentar esta entrega y proceder con el proceso administrativo de cierre del contrato. Esto suele incluir la aceptación y traspaso de la propiedad del producto comprado, el inicio del periodo de garantía, y la ejecución de los pagos condicionados a la entrega final.

Entradas

  • Plan de gestión del proyecto
  • Documentos de compras, incluyendo contratos

Herramientas y Técnicas

  • Auditorías de las compras
  • Negociación de las compras

Salidas

  • Contratos cerrados
  • Actualizaciones de los activos de la organizació

Proceso de compras

En muchos proyectos debemos comprar o contratar parte del alcance a empresas externas, lo que se conoce como el proceso de compras; el cual desempeña un papel muy importante en la consecución de los objetivos del proyecto y los riesgos que asumimos. Pero, ¿Cómo se hace un proceso de compras?

Fases de un proceso de compras

Obviamente no existe una regla general, y en diferentes organizaciones pueden existir diferentes procesos perfectamente válidos. En este artículo se propone un proceso general que cubre los puntos más importantes a tener en cuenta.

Fases de un proceso de compras

Fase de preparación de las especificaciones de compra.

Cuando iniciamos un proceso de compras es para adquirir un determinado servicio o producto, por lo que debemos especificar claramente en que consiste este. Igualmente debemos especificar como y cuando queremos recibirlo, de acuerdo a las necesidades globales del proyecto.

Dentro de estas especificaciones de compra es donde podemos incluir listas de materiales, planos de ingeniería, esquemas, condiciones de aceptación, requisitos de calidad, etc. o sea, todo aquello que permita definir lo que esperamos recibir de este proveedor.

Un punto importante al preparar estas especificaciones son los riesgos que estamos asumiendo y que queramos transferir al proveedor; como puede ser una parte de la penalización por atraso, la garantía que debamos dar a nuestro cliente,

Fase de preparación de las condiciones de compra.

De forma similar a lo anterior, suelen existir algunas condiciones que aplican a todas las compras, independientemente del alcance especifico. Estas condiciones, normalmente definidas por el departamento de compras, deben adjuntarse en cada proceso porque también pueden suponer un coste adicional a incluir en la oferta por parte del proveedor.

Preselección de proveedores.

Cómo se explica en el artículo de homologación de proveedores, en organizaciones medias o grandes suele haber una base de proveedores homologados para trabajar con nosotros, por lo que en este caso deberemos seleccionar los proveedores de esta lista.

Si estamos en una empresa donde no existe la homologación de proveedores, o si tenemos que hacer una compra poco habitual, deberemos buscar potenciales proveedores por otros medios (directorios, internet, etc), y analizar los puntos más importantes del proceso de homologación para determinar a cuales acabaremos solicitándoles una oferta.

Estos tres puntos suelen hacerse en paralelo, ya que son un prerrequisito para proceder al siguiente punto del proceso.

Envío de la documentación de compras

Una vez sepamos a que proveedores vamos a incluir en el proceso y tengamos la documentación lista, llega el momento de mandarla. En este punto es importante asegurarnos que estamos mandando toda la información relevante para poder ofertar, ya que de no hacerlo corremos el riesgo de alargar el proceso, o generar cambios después del pedido que encarecerán el proyecto y generarán desviaciones de coste.

Recepción y discusión de las propuestas.

Pasado un tiempo desde el envío de la documentación, normalmente definido o limitado en el momento del envío, empezaremos a recibir ofertas de los potenciales proveedores. En este punto lo más importante es asegurarnos que todas las ofertas estén igualadas; esto significa que no existan variaciones de alcance entre ellas, y obviamente que estas se correspondan con lo solicitado en nuestra documentación.

Evaluación de las propuestas.

Lo habitual en un proceso de compras es que inicialmente no todas las ofertas consideren exactamente lo mismo; bien sea porque no se ha entendido bien nuestras especificaciones, por errores del proveedor, porque este propone un producto similar pero no igual, etc. Por tanto suele ser necesario efectuar algunas discusiones e iteraciones con los proveedores hasta asegurar que tenemos diferentes facturas comparables y que cumplen con lo que queremos.

Una vez dispongamos de varias ofertas que cumplan con lo que solicitamos, llega el momento de evaluarlas. Lo más habitual es centrarse en el precio; lo cual ciertamente es lo más importante una vez hemos clarificado el alcance y si partimos de proveedores ya homologados.

De todas formas, hay otros aspectos que debemos considerar, tales como la capacidad del proveedor en este preciso momento, su capacidad de respuesta a cambios o soporte adicional, el peso que supone el pedido en cuestión dentro de su facturación global (un peso muy alto puede generar un problema de falta de liquidez), etc. Todos estos puntos deben considerarse y formar parte de la evaluación junto con el precio, ya que afectan directamente a los riesgos y forma en que se desarrollará el proyecto.

Como resultado del proceso de compras tendremos la definición del proveedor que va a entregar cada paquete de trabajo que hayamos decido subcontratar, lo cual acabará plasmándose en un pedido o contrato para la prestación o entrega de este paquete.

Homologación de proveedores

Muchos proyectos cuentan con recursos externos, bien en forma de profesionales autónomos que forman parte del equipo del proyecto, o bien proveedores que deben entregarnos materiales o realizar determinadas tareas. En estos casos deberemos saber a quién podemos contratar, lo que requiere haber completado un proceso de homologación de proveedores.

¿Qué es un proceso de homologación de proveedores?

Cómo su nombre indica, un proceso de homologación de proveedores son las acciones que realizamos para determinar que un determinado proveedor es válido para entregar un determinado servicio o producto que solemos subcontratar, de acuerdo a los requisitos y forma de trabajar de nuestra organización.

Así el objetivo final de homologar a los proveedores es disponer de una lista de proveedores a los que los proyectos puedan pedir ofertas, sabiendo de antemano que estos reúnen los requisitos básicos para poder trabajar con nosotros.

¿Por qué se hace un proceso para homologar los proveedores?

homologación de proveedoresMucha gente podría pensar que es una pérdida de tiempo buscar y evaluar proveedores antes de necesitarlos; ya que cuando estos hagan falta se pueden buscar por internet o en listados.

El problema surge en que cuando se realizan compras dentro de un proyecto, el tiempo suele estar limitado, por lo que las compras acaban centrándose en evaluar el alcance especifico y el coste ofrecido; dejando de lado otros aspectos que son importantes, tales como:

  • Instalaciones y capacidad. Ya que estamos evaluando a un posible proveedor para un determinado tipo de producto o servicio, lo primero a evaluar es su capacidad para entregarlo. Esto implica ver y analizar los trabajos que tiene en curso, viendo su tipología, calidad, forma de ejecutarlos; todo con objeto de determinar su capacidad para entregar pedidos similares.
  • Sistema de calidad del proveedor. Si nuestra empresa tiene un compromiso de entregar con un determinado nivel de calidad o política, este mismo compromiso debe aplicarse a aquellos que trabajan con nosotros. Si un proveedor no puede llegar a nuestro nivel, difícilmente cumpliremos con nuestro objetivo, por lo que lo más recomendable sería desconsiderar a este proveedor. Para ello debemos conocer su sistema de gestión de calidad o certificaciones con las que cuenta, por ejemplo la ISO.
  • Sistemas de gestión del proveedor. Muchas empresas utilizan sistemas informáticos o procesos para ejecutar y controlar las compras y el pago a proveedores, por lo que es importante que estos se puedan integrar con los que use el proveedor. Adicionalmente es importante asegurarse de que el proveedor dispone de un sistema de gestión de pedidos eficaz que le permita saber el estado de cada pedido en concreto. Esto facilita la gestión de los pedidos y evita errores durante la ejecución de un proyecto.
  • Seguros o sistemas de seguridad disponibles. Principalmente en proveedores que fabriquen para nosotros en sus instalaciones es importante ver las medidas de seguridad de que disponen. Si tienen material almacenado para entregarnos y se produce un fuego o robo, esto va a generar atrasos o costes, por lo que en este caso es importante evaluar que este riesgo sea bajo.
  • Estado financiero. Dentro de los riesgos de cualquier proyecto está el cierre de un proveedor durante la entrega. Esto puede ocurrir porque su situación financiera no le permite asumir sus pagos hasta le paguemos, lo que nos implicará tener que adelantar pagos (pasamos el problema de tesorería a nuestro proyecto) o quedarnos sin suministro (atrasos y posibles costes que no recuperemos). Para ello es importante asegurarse de que los proveedores con los que trabajemos pueden asumir pedidos por el valor que vamos a realizar.

¿Quién hace un proceso de homologación de proveedores?

Esta pregunta puede tener varias respuestas en función de cada empresa, aunque habitualmente son los departamentos de calidad y compras los encargados de este proceso.

Como se ha comentado, la homologación de proveedores es un proceso que se hace fuera de un proyecto en particular, por lo que no formaría parte de la dirección de proyectos. Aun así, es importante para el director de proyectos conocer los proveedores disponibles y su estado, ya que esto va a ayudar a reducir los riesgos del proyecto.

Diferencias entre la homologación de proveedores y la selección de proveedores

Muchas veces estos dos procesos se confunden, ya que para pedidos pequeños, poco habituales o en organizaciones pequeñas no existe esta separación.

El primero, como se ha indicado, sirve para evaluar de forma general a los proveedores y determinar que estos son válidos para participar en nuestros procesos de compra; mientras que el segundo es parte del proceso de compra.

La selección de proveedores se incluye dentro de la definición o planificación de los recursos del proyecto, en concreto aquellos que van a contratarse. En este caso, la selección del proveedor consiste en definir, entre las diferentes alternativas disponibles, aquel proveedor que vaya a participar en nuestro proyecto en concreto para una tarea o paquete de trabajo en concreto.

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