Gestión clásica vs gestión AGIL

En este artículo queremos dar un punto de vista diferente a la gestión de proyectos; mostrando que la gestión clásica de proyectos y la gestión AGIL de proyectos no son dos metodologías alternativas, sino complementarias que en muchos casos puede ser bueno hacer trabajar conjuntamente.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Como gestión de proyectos entendemos la gestión de su ciclo de vida, desde su definición inicial hasta el cierre. Cualquier proyecto debe entregar un producto definido, en una fecha definida, y dentro de un presupuesto concreto. Estos aspectos no son negociables una vez ha empezado el proyecto, exceptuando en solicitudes de cambios, por lo que la gestión del proyecto requiere una planificación cuidadosa de los plazos, tareas y costes, dado como resultado un gran número de operaciones que deben ser gestionadas.

¿Cómo funciona la gestión clásica de proyectos?

La gestión clásica de proyectos divide el proyecto en varias fases (planificación, ejecución, seguimiento y cierre), que se realizan de forma consistente en el orden definido. Con ello se atribuye un alto grado de certeza o de confianza en la planificación, aunque esta se desarrolle de forma progresiva a medida que el proyecto avance. De esta forma el proyecto se define al inicio del proyecto con la máxima precisión posible, cerrando una fecha de entrega, los recursos asignados y los costos acordados contractualmente.

Debido a esta estructura ordenada, la gestión clásica de proyectos es particularmente interesante para los grandes proyectos que tienen requisitos muy constantes y que no requieren bucles de corrección a corto plazo. ¿Pero qué ocurre cuando tenemos pequeños proyectos, con alcances poco claros, recursos compartidos que cambian, etc? Una situación normal en empresas pequeñas que llevan varios proyectos pequeños en paralelo.

En este caso, la desventaja esencial de la gestión de proyectos clásica es evidente debido a la falta de flexibilidad, la cual genera el riesgo de que los errores se detecten y se corrijan tarde, implicando mayores costes.

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¿Cómo funciona la gestión AGIL de proyectos?

La gestión AGIL de proyectos se basa en el marco conceptual de SCRUM; un marco muy utilizado en proyectos de software donde los requisitos no siempre son claros en el inicio, y estos van cambiando a medida que se va generando conocimiento y probando el producto.

Esto también ocurre en proyectos clásicos de ingeniería o desarrollo de nuevos productos fuera del sector del software, cuando estos incluyen un alto grado de innovación o indefinición, donde los conocimientos se van generando a medida que el proyecto avanza; modificando las hipótesis y requisitos iniciales del proyecto.

Debido a que la gestión AGIL desarrolla el proyecto en base a ciclos cortos (llamados sprints) que buscan objetivos parciales, y que pueden influir en los objetivos de los siguientes ciclos, el concepto de una planificación rígida, que solo debe cambiarse mediante un proceso de gestión y aprobación de cambios, queda superado por una forma de trabajar más flexible y adaptable a las necesidades del proyecto y el cliente.

¿Qué es la gestión de proyectos híbrida?

Hablamos de gestión hibrida a la combinación de la gestión de proyectos clásica y la gestión AGIL.  Este enfoque pragmático se utiliza principalmente en industrias con alta presión innovadora con periodos cortos de tiempo, no solo dentro del sector IT o las telecomunicaciones, o que trabajen en entornos sometidos a cambios que hagan difícil seguir una planificación muy rígida.

La gestión de proyectos híbridos tiene como objetivo una gestión e implementación más flexible de los cambios, una orientación más fuerte a los resultados del proyecto y a las necesidades del cliente, y una reducción del tiempo de implementación del proyecto en comparación con la gestión clásica del proyecto.

Para ello, la gestión AGIL se integra en la estructura de la gestión clásica en forma de subproyectos dentro de la planificación general, los cuales disponen de objetivos propios alineados con los objetivos finales del proyecto. Por tanto ya no hablaríamos de la fase de ejecución del proyecto, sino de un conjunto de varias fases de ejecución alineadas, las cuales se gestionan mediante la filosofía AGIL.

Esta gestión hibrida ya está siendo considerada en muchos programas de gestión de proyectos modernos, los cuales permiten combinar un cronograma tipo Gantt para la gestión a largo plazo del proyecto, con tableros Kanban para la gestión a corto plazo.