Diagrama A3 en gestión de proyectos

¿Qué es el diagrama A3?

El diagrama A3 es una herramienta que forma parte de la filosofía LEAN y que permite sistematizar la mejora o resolución de problemas mediante la aplicación del principio del PDCA (Plan, Do Check, Act). Esta no solo facilita la resolución de problemas, sino que también permite mejorar la comunicación, el aprendizaje, la toma de decisiones y la planificación entorno al problema o proceso que quiera analizarse.

El diagrama A3 toma su nombre del tamaño del papel utilizado en el proceso, y entre sus principales características se pueden destacar:

• La información se muestra de forma resumida y organizada, lo que facilita la comunicación dentro de la organización
• Sigue una lógica estructurada que evita que se olviden puntos importantes durante el proceso.

Pasos para realizar el diagrama A3

Estos pasos se basan en la plantilla de diagrama A3 que puedes descargarte de esta página, la cual permite analizar un problema o un proceso de forma sistematizada, sin olvidarte ninguno de los pasos.

Título del diagrama (1)

La primera parte de del diagrama puede parecer una bobada; el titulo como en cualquier otro documento. Pero lo cierto es que no es así. Como se ha comentado, el diagrama A3 se usa para resolver problemas o mejorar procesos, por tanto, el título es lo que nos permite definir y delimitar aquello que queremos analizar; por ejemplo.

• Reducción tiempo de espera en la consulta médica “Don Salud”.
• Reducir la cantidad de producto con defectos en la línea de producto X

Situación y entorno (2)

Este apartado tiene como objetivo situar el problema que queremos abordar dentro de un entorno en particular, el cual puede estar limitado o condicionado por aspectos que afecten al estudio que queremos realizar.

En el caso de la consulta médica, van a existir algunos procesos que no podemos obviar porque son exigencias legales o necesidades.  Por ejemplo, que el paciente firme un documento de consentimiento o que este reciba información sobre los riesgos del tratamiento son pasos que no podemos obviar, aunque si tal vez agilizar.

Definición del problema (3)

Aunque en el título ya se ha definido el problema, aquí se trata de definirlo con mayor detalle, aportado datos siempre que sea posible. No debemos olvidar que el diagrama A3 se basa en la filosofía LEAN, y por lo tanto parte de la observación y la cuantificación de la situación.

Si tomamos como ejemplo la reducción del tiempo de espera en la consulta médica, aquí indicaríamos y cuantificaríamos aquello que es relevante para el análisis. Por ejemplo, podríamos indicar el tiempo de espera medio y su variabilidad, en que se usa el tiempo, el flujo que sigue el paciente, etc.

Definición de objetivos (4)

¿Qué pretendemos conseguir con este análisis? Aquí es importante recordad que los objetivos deben ser medibles y limitados en el tiempo. Por ejemplo, si queremos reducir el tiempo de espera, el objetivo puede ser reducir el tiempo de espera al 50% en un plazo de 1 año.

Por tanto, en este apartado incluiremos objetivos SMART, ligados a una métrica que se pueda usar a posteriori para ver si estamos consiguiendo el objetivo o no.

Análisis de las causas (5)

En este apartado se usan diferentes herramientas de análisis para descubrir las causas detrás del problema que queremos tratar. Entre estas herramientas podemos destacar:

• El gráfico de Ishikawa o espina de pez
• Los 5 why
• Histogramas
• Diagramas causa-efecto
• Gráfico de dispersión

En general usaremos cualquier herramienta que nos permita conocer mejor las causas del objeto estudiado.

Definición de contramedidas (6)

Una vez tenemos clara la situación actual, los objetivos que queremos conseguir y se han analizado las causas que definen la situación actual, llega el momento de proponer modificaciones o correcciones sobre estas causas para conseguir los objetivos.

Este apartado, igual que el anterior, se suele rellenar en equipo, junto a aquellas personas relevantes para la situación analizada. Por tanto, es habitual que usemos herramientas como el juicio de expertos, la lluvia de ideas (o brainstorming), etc.

Al final debemos definir un conjunto de contramedidas viables que creamos vayan a conseguir el objetivo propuesto.

Implementación de las contramedidas (7)

En este apartado se define cómo se van a implementar las contramedidas definidas en el apartado anterior y si realmente vale la pena implementarlas.

Entre los factores importantes a definir está el cronograma de implementación, los recursos necesarios para hacerlo, el coste de implementación, el cambio que esperamos tener en las métricas de control, etc. Se trata de hacer un pequeño plan que muestre la forma en que se implementarán las contramedidas y el resultado que esperamos ver a lo largo de esta implementación.

Otro aspecto importante a incluir en este apartado es el estudio de viabilidad de cada contramedida. Puede darse el caso que una contramedida sea más cara de implementar que el resultado que esperamos obtener, en cuyo caso no sería razonable implementarla.

Seguimiento de resultados (8)

Este es el último apartado del diagrama A3 y, siguiendo la lógica de trabajo de LEAN, se trata de comprobar que se han obtenido los resultados que esperábamos una vez implementadas las contramedidas según lo definido en los apartados anteriores.

Si esto es así, podemos decir que las acciones de mejora definidas en el diagrama A3 han conseguido resolver o mejorar el problema objeto de este análisis. Si no fuera el caso, se debería volver al paso 4 para rehacer el análisis y talvez enfocar el problema de otra forma.