Principales desafíos en gestión de proyectos

Aspectos como los plazos, el coste, el alcance y las personas suelen generar los principales desafíos en gestión de proyectos a los cuales nos enfrentamos aquellos que gestionamos proyectos. En este artículo trato los principales desafíos en gestión de proyectos que podemos encontrarnos en nuestro trabajo.

Desafíos en gestión de proyectos relacionados con la planificación

Estimación y planificación

Aunque no lo parezca, planificar un proyecto es talvez el principal desafío en gestión de proyectos; ya que estamos definiendo cómo este se llevará a cabo, que necesitaremos, cuanto nos costará hacerlo, y lo más importante: si es viable o no. Yo todo ello sobre tareas y situaciones futuras que desconocemos (planificar el pasado suele ser más fácil).

Por tanto, ser capaz de realizar estimaciones y expectativas realistas a partir de los datos disponibles es un reto y una habilidad a desarrollar para los que nos dedicamos a esta profesión, ya que al final nos juzgarán en base a conseguir estas expectativas.

Mejores programas para planificar proyectos

  • Cronograma Gantt con plantillas

    Asignación de recursos con balanceo de la carga de trabajo

    Seguimiento de horas gastadas y plazos reales

    Seguimiento por Valor Ganado integrado

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  • Cronograma mediante Diagrama de Gantt integrado con calendario

    Seguimiento con línea base y avance real

    Permite balancear la carga de trabajo del equipo

    Planificación a nivel de proyecto y programa

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Alcance poco o no definido

Cuando el objetivo no está claramente identificado, todo el proyecto y el equipo pueden sufrir.  Por tanto, cuanto se inicia un nuevo proyecto es importante hacer un esfuerzo para identificar y documentar los objetivos de este.

Plantillas Editables para Gestión de Proyectos


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No olvidemos que este alcance debe acabar siendo oficializado y aceptado por el sponsor o comité de dirección del proyecto, así como comunicado al equipo del proyecto.

Las siguientes plantillas pueden ayudarte a definir mejor el alcance de tus proyectos.

Nombre

Características

Formato

Lista de entegrables

Plantilla para definir los entregables que deben generarse y controlar su avance y presentación. 

PDF
o
Excel

Tabla de mediciones

Plantilla para medir y cuantificar el avance del proyecto en base al alcance que debemos ejecutar. Permite medir el avance y vincular este a la facturación.

PDF

Word

Certificado de aceptación

Plantilla que te permite oficializar la entrega y aceptación de un determinado alcance. 

PDF

Word

Solicitud de cambios en alcance

Formulario de solicitud de cambios en el alcance del proyecto. Te permite documentar la solicitud y aceptación de los cambios en los proyectos en curso. 

PDF

Word

Desafíos en gestión de proyectos relacionados con la ejecución

Cambios en el alcance

Este es uno de los principales desafíos en gestión de proyectos, ya que de no gestionarse correctamente, los cambios pueden fácilmente hacer fallar el proyecto. Para evitar que esto ocurra es importante partir de una definición clara del alcance inicial, y establecer un método de solicitud y gestión de cambios.

Ningún cambio por sí mismo es un problema para el proyecto, el problema aparece cuando no se ha evaluado el impacto de este sobre el proyecto y se han tomado las medidas adecuadas para compensar este impacto. Y esto solo se consigue con una correcta gestión de cambios.

A continuación te puedes descargar dos plantillas para poder aplicar los procesos de gestión de cambios a tus proyecto. Se trata de la solicitud y el control de cambios.

Nombre

Características

Formato

Formato de solicitud de cambios

Plantilla para solicitar cambios en gestión de proyectos. Compatible con el proceso de gestión de cambios.

PDF
o
Excel

Tabla de seguimiento de los cambios

Plantilla para mantener los cambios del proyecto controlados. Permite aplicar el proceso de seguimiento y control de modificaciones.

PDF

Word

Trabajar en equipo y gestionar las personas

Más allá de las metodologías y procesos, no podemos olvidarnos que los proyectos los ejecutan personas, y que estos son definidos y aceptados por personas. Por tanto aprender a tratar y gestionar personas es uno de los principales desafíos en gestión de proyectos. Esto implica desarrollar una serie de habilidades interpersonales.

Para ello te puede ayudar un programa de gestión de euipos y colaboración, a continuación te mostramos los que consideramos más recomendables.

  • Gestión de tareas con Gantt o Kanban

    Define el equipo de trabajo y el responsable de la tarea. Con Red social integrada.

    Comunicación interna y con clientes

    Estimación de esfuerzos (horas)

Prueba gratuita 

  • Gestión de tareas con paneles KANBAN

  • Control de las horas dedicadas a cada tarea

  • Facturación integrada

  • Informes y herramientas de análisis

Prueba gratuita 

Problemas con los recursos asignados

En este desafío podemos distinguir dos casos: la falta de recursos y la falta de habilidades de los recursos asignados. Para ello es importante centrarnos en dos puntos:

  • Definir correctamente las necesidades del proyecto en su fase de planificación, tanto en lo referente a cantidad y características de las personas (o recursos en general) que este necesita.
  • Y buscar el apoyo de los responsables de área, el sponsor o el comité de dirección para asegurar que estos recursos estén disponibles.

Hacer frente a los riesgos

Todos los proyectos presentan un cierto grado de incertidumbre, por lo que están sujetos a la aparición de problemas o riesgos. Aprender a gestionar estos riesgos es otra de los desafíos en gestión de proyectos y normalmente requiere de formación; la cual debe incluir los procesos de identificación, cuantificación y gestión de riesgos.

Al final, este proceso debe concluir con las acciones a aplicar sobre los riesgos identificados y que no se puedan evitar, lo que conocemos como planes de contingencia. Estos planes pueden ser desde hacer una acción para traspasar o limitar el riesgo, como las acciones correctoras necesarias para hacer frente a este.

Desafíos en gestión de proyectos relacionados con las habilidades personales

Asumir la responsabilidad

Este es un desafío muy importante para los directores de proyectos noveles, ya que estos están asumiendo la responsabilidad por el total del proyecto, aunque la mayoría de las tareas no son ejecutadas por esta persona directamente.

Así mismo, suele ocurrir que algunos miembros del equipo no sean conscientes de su importancia en la consecución de los objetivos, por lo que su implicación no es la deseada. Conseguir esta implicación del equipo implica nuevamente disponer de ciertas habilidades interpersonales que van más allá de la propia gestión de proyectos.

Establecer una buena comunicación

Conseguir una comunicación eficaz es un desafío importante en gestión de proyectos, sobre todo en aquellos casos en que existen equipos distribuidos o varios grupos implicados. Para ello es importante establecer un proceso de comunicación para los temas formales, y disponer de alguna herramienta de comunicación o gestión de equipos.

Debemos considerar que cuando se habla de comunicación en la dirección de proyectos, nos referimos a comunicación bidireccional; ya que no solo se trata de informar al equipo sobre lo que debe hacerse, sino también de recibir datos actualizados del estado de estos trabajos.

Ser realistas con lo que se pide

Este punto tiene mucho que ver con la capacidad de estimar correctamente los trabajos a realizar y saber conseguir el equipo adecuado para ejecutarlo.

Si de forma repetida solicitamos a alguien hacer cosas que no son realistas, o por falta de tiempo o por falta de capacitación, lo único que conseguiremos es que esta persona se desmoralice y reduzca su productividad.

En profesionales jóvenes debe evitarse que esto ocurra debido a que por la poca experiencia, se tienda a traspasar tareas o responsabilidades al equipo que realmente debería hacer el propio director de proyectos.

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