Definir el alcance del proyecto en 5 pasos

Definir el alcance del proyecto en 5 pasos
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Definir el alcance del proyecto es una necesidad para garantizar el éxito de este. Sin esto, no importa la eficiencia, la efectividad, o lo duro que se trabaje; el proyecto no podrá tener éxito.

Definir el alcance del proyecto implica tener una visión clara y acordada sobre los resultados que se esperan, lo cual puede hacerse con los pasos que presentamos a continuación.



Definir el alcance. Paso 1: Identificar la motivación del proyecto

Todos los proyectos se llevan a cabo por uno o varios motivos. Por tanto identificar los motivos del proyecto hará más fácil establecer un punto de referencia del principio, así como un punto de referencia hasta el que queremos avanzar.

Comprender el “qué y el por qué” de un proyecto permite establecer las metas y objetivos específicos; así como las tareas que deben ejecutarse y cómo estas deben llevarse a cabo.

Definir el alcance. Paso 2: Definir los objetivos

Definir el alcance del proyecto en 5 pasosUna vez sabemos el motivo del proyecto debemos definir y acordar sus objetivos con los promotores e interesados de este. Para ello es importante que la definición de estos siga el criterio de ser SMART. Es decir, ser específico, mensurable, alcanzable, realista y completado en un plazo definido.

  • Específico implica establecer con precisión lo que se desea lograr. Es decir, qué, por qué y cómo se hará; esto reduce la ambigüedad y los posibles malentendidos.
  • Medible implica que existan unas variables cuantificables que permitan medir el avance y confirmar cuando se ha completado el objetivo. Estas suelen conocerse como métricas o con las siglas KPI
  • Alcanzable implica que sea realista ¿el objetivo puede lograrse teniendo en cuenta los recursos y restricciones existentes?
  • Realista significa que los objetivos puedan conseguirse dentro de las limitaciones o condicionantes del proyecto; de no ser así nos enfrentaríamos a un proyecto o objetivo imposible.
  • Un plazo de tiempo definido significa que los objetivos deben completarse antes o en una fecha determinada; la cual también debe cumplir los requisitos de ser realista y alcanzable.

Tener estos objetivos definidos y acordados con el sponsor del proyecto o el cliente permite confirmar que entendemos lo que el proyecto debe hacer; evitando problemas de aceptación al final.

Definir el alcance. Paso 3: Expectativas y aceptación

Aunque tradicionalmente se han considerado los objetivos de forma cuantitativa, cada vez más se considera que un proyecto tiene éxito cuando consigue la satisfacción de los usuarios finales, y estos aceptan el producto, servicio o proceso. Los usuarios finales podrían ser los clientes o la misma organización.

Para conseguir esta satisfacción es importante, no solo definir bien los objetivos, sino también las expectativas y criterio de aceptación de estos usuarios. El criterio suele ser más cuantificable, por lo que puede tratarse como lo indicado en el punto anterior, pero las expectativas suelen ser más subjetivas, y requieren de entender las motivaciones personales de cada usuario en relación al proyecto.

En definitiva, al definir el alcance debemos intentar que los objetivos estén en sintonía con brindar los resultados esperados a quienes sean sus usuarios finales, tanto de forma objetiva como subjetiva.

Definir el alcance. Paso 4. Identificar restricciones

Una vez tengamos definido el alcance, mediante sus objetivos, debemos analizar las restricciones que existen, las cuales pueden implicar que conseguirlos sea más difícil, condicionar las tareas o el plazo, o en un extremo impedirnos conseguir el objetivo ni este no es realista en base a las restricciones.

Las restricciones pueden estar causadas tanto por factores internos como y externos. Comunicar estos problemas al equipo y a los interesados desde el principio, y tomar medidas para superarlos, nos permitirá definir acciones para conseguir el éxito del proyecto.

Definir el alcance. Paso 5. Identificar los cambios necesarios

Algo inevitable en la mayoría de los proyectos es la aparición de cambios, bien debido a nuevas solicitudes o por restricciones no identificadas al inicio.

Obviamente siempre es mejor evitar el cambio que volver a definir el alcance; lo que significa invertir más tiempo, dinero y recursos. Sin embargo, a veces estos cambios son inevitables y necesarios, lo que nos obligará a definir y aplicar un plan de gestión del alcance adecuado.

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