Definir el alcance del proyecto en 5 pasos

Definir el alcance del proyecto es una necesidad para garantizar el 茅xito de este. Sin esto, no importa la eficiencia, la efectividad, o lo duro que se trabaje; el proyecto no podr谩 tener 茅xito. Definir el alcance del proyecto implica tener una visi贸n clara y acordada sobre los resultados que se esperan, lo cual puede hacerse con los pasos que presentamos a continuaci贸n.

Pero empecemos por la m谩s b谩sico:

驴Qu茅 es el alcance de un proyecto?

De forma simple el alcance de un proyecto es aquello que el proyecto debe entregar para conseguir sus objetivos junto con las caracter铆sticas de estos entregables, y con ello no solo nos referimos a entregables f铆sicos o los productos resultantes del proyecto, sino tambi茅n a todo aquello que debe hacerse para llegar a completar el proyecto.

Por lo tanto, una duda que suele surgir al definir qu茅 es el alcance del proyecto es poder diferenciar entre los dos tipos de alcance que forman parte de cualquier proyecto:

El alcance del producto.

El alcance del proyecto

En este enlace tienes explicado que son los alcances de producto y proyecto y sus diferencias (ver art铆culo). Te recomiendo que lo leas para clarificar conceptos.

Pasos para definir el alcance de un proyecto

Ahora que tenemos claro que hay dos tipos de alcance, qu茅 es el alcance del proyecto y del producto, y en que se diferencian; vamos a explicar los pasos que debemos seguir para su definici贸n.

Paso 1: Identificar la motivaci贸n detr谩s del alcance

Todos los proyectos se llevan a cabo por uno o varios motivos. Por tanto identificar los motivos del proyecto har谩 m谩s f谩cil establecer un punto de referencia del principio, as铆 como un punto de referencia hasta el que queremos avanzar.

Comprender el “qu茅 y el por qu茅” de un proyecto permite establecer las metas y objetivos espec铆ficos; as铆 como las tareas que deben ejecutarse y c贸mo estas deben llevarse a cabo.

En la secci贸n de plantillas puedes descargar un ejemplo editable de tabla de expectativas para ayudarte a identificar las motivaciones y expectativas de los proyectos.

Paso 2: Definir los objetivos

Definir el alcance del proyecto en 5 pasosUna vez sabemos el motivo del proyecto debemos definir y acordar sus objetivos con los promotores e interesados de este. Para ello es importante que la definici贸n de estos siga el criterio de ser SMART. Es decir, ser espec铆fico, mensurable, alcanzable, realista y completado en un plazo definido.

  • Espec铆fico implica establecer con precisi贸n lo que se desea lograr. Es decir, qu茅, por qu茅 y c贸mo se har谩; esto reduce la ambig眉edad y los posibles malentendidos.
  • Medible implica que existan unas variables cuantificables que permitan medir el avance y confirmar cuando se ha completado el objetivo. Estas suelen conocerse como m茅tricas o con las siglas KPI
  • Alcanzable implica que sea realista 驴el objetivo puede lograrse teniendo en cuenta los recursos y restricciones existentes?
  • Realista significa que los objetivos puedan conseguirse dentro de las limitaciones o condicionantes del proyecto; de no ser as铆 nos enfrentar铆amos a un proyecto o objetivo imposible.
  • Un plazo de tiempo definido significa que los objetivos deben completarse antes o en una fecha determinada; la cual tambi茅n debe cumplir los requisitos de ser realista y alcanzable.

Tener estos objetivos definidos y acordados con el sponsor del proyecto o el cliente permite confirmar que entendemos lo que el proyecto debe hacer; evitando problemas de aceptaci贸n al final.

Paso 3: Conseguir la aceptaci贸n del alcance

Aunque tradicionalmente se han considerado los objetivos de forma cuantitativa, cada vez m谩s se considera que un proyecto tiene 茅xito cuando consigue la satisfacci贸n de los usuarios finales, y estos aceptan el producto, servicio o proceso. Los usuarios finales podr铆an ser los clientes o la misma organizaci贸n.

Para conseguir esta satisfacci贸n es importante, no solo definir bien los objetivos, sino tambi茅n las expectativas y criterio de aceptaci贸n de estos usuarios. El criterio suele ser m谩s cuantificable, por lo que puede tratarse como lo indicado en el punto anterior, pero las expectativas suelen ser m谩s subjetivas, y requieren de entender las motivaciones personales de cada usuario en relaci贸n al proyecto.

En definitiva, al definir el alcance debemos intentar que los objetivos est茅n en sinton铆a con brindar los resultados esperados a quienes sean sus usuarios finales, tanto de forma objetiva como subjetiva.

Paso 4. Identificar restricciones que afecten al alcance

Una vez tengamos definido el alcance, mediante sus objetivos, debemos analizar las restricciones que existen, las cuales pueden implicar que conseguirlos sea m谩s dif铆cil, condicionar las tareas o el plazo, o en un extremo impedirnos conseguir el objetivo ni este no es realista en base a las restricciones.

Las restricciones pueden estar causadas tanto por factores internos como y externos. Comunicar estos problemas al equipo y a los interesados desde el principio, y tomar medidas para superarlos, nos permitir谩 definir acciones para conseguir el 茅xito del proyecto.

Paso 5. Identificar los cambios necesarios

Este paso no ser铆a propiamente de la fase inicial de definici贸n del alcance de un proyecto. Pero si consideramos que este puede modificarse durante la ejecuci贸n, si que es un paso a ir ejecutando de forma recurrente a lo largo del proyecto si queremos mantener su alcance alineado con las expectativas del cliente.

Algo inevitable en la mayor铆a de los proyectos es la aparici贸n de cambios, bien debido a nuevas solicitudes o por restricciones no identificadas al inicio.

Obviamente siempre es mejor evitar el cambio que volver a definir el alcance; lo que significa invertir m谩s tiempo, dinero y recursos. Sin embargo, a veces estos cambios son inevitables y necesarios, lo que nos obligar谩 a definir y aplicar un plan de gesti贸n del alcance adecuado.

Herramientas que pueden ayudarte a definir el alcance del proyecto

Existen dos herramientas muy conocidas y ampliamente utilizadas para definir el alcance de un proyecto: la matriz RACI y la table top drawing.

La matriz RACI es un documento que muestra qui茅n es el responsable de las diferentes tareas que forman parte del proyecto, junto con otros roles que se pueden asumir.聽 La siguiente imagen muestra un ejemplo de matriz RACI:

Definici贸n del alcance de un proyecto con la Table Top Drawing

Para facilitarte el trabajo de crear una matriz RACI, puedes encontrar una plantilla totalmente editable dentro de nuestro pack de plantillas de gesti贸n de proyectos.

Descargar una plantilla de matriz RACI

La Table Top Drawing es una forma visual de definir el alcance de un proyecto de forma visual y esquem谩tica, ya que聽 muestra los componentes principales que componen el alcance en diferentes colores en funci贸n de quien sea el responsable. As铆 podemos definir f谩cilmente qu茅 est谩 en nuestro alcance y qu茅 no.

Definici贸n del alcance del proyecto con la Table Top Drawing

Descargar una plantilla de Table Top Drawing

驴C贸mo innovar en el proceso de definici贸n del alcance de un proyecto?

La tarea de definici贸n del alcance del proyecto no es tarea sencilla, ya que, dependiendo de la complejidad del proyecto y el n煤mero de personas que participan en el proceso, este puede hacerse infinito. Describir y plasmar en blanco y negro el alcance de un proyecto implica desde entender claramente la necesidad del cliente teniendo la capacidad de capturar los requisitos y caracter铆sticas principales del producto o servicio demandado, hasta capturar el valor que representa para su negocio. En este art铆culo se pretenden explicar 2 t茅cnicas disruptivas que ayudan a utilizar el pensamiento creativo en la definici贸n del alcance de un proyecto.

Definici贸n del alcance del proyecto con el diagrama de Flor de Loto

El diagrama de flor de loto, es una herramienta que de manera gr谩fica ejemplifica con claridad las asociaciones mentales que nuestro cerebro hace para llegar a soluciones creativas.聽Esta t茅cnica conocida como Lotus Blossom Diagram o diagrama de flor de loto, fue inventada por el japon茅s Yasuo Matsumura y lleva su nombre debido a la similitud visual que tiene con forma de crecimiento de la planta para desarrollar de forma estructurada alguna idea que se desee analizar en sus distintas formas de abordaje.

Lo primero que debe hacerse, es tomar el alcance del proyecto como concepto central, acto seguido, escribir de forma circundante 8 asociaciones directas y primarias, que se atribuyen al alcance, gener谩ndose a continuaci贸n m煤ltiples conceptos interrelacionados entre s铆. Cada uno de estos, se toma de nuevo de una forma independiente en hasta un m谩ximo de 8 en funci贸n de aquellos planteamientos que consideremos m谩s 煤tiles o interesantes de explorar, siendo los nuevos 鈥渃entros鈥. No es necesario completar los 8 sub-espacios, pudiendo pasar de sub-productos al desarrollo de alguno en espec铆fico. Veamos un ejemplo:

  • Paso 1: Coloquemos en el centro el objetivo del proyecto, de manera de identificar a su alrededor, 8 posibles desgloses de lo que estar铆a incluido en el alcance. En este caso: 鈥淒esarrollar canales virtuales de comunicaci贸n con el cliente鈥.
  • Paso 2: Realizar el primer desglose con las posibles aplicaciones que se puedan desprender de estas. Siguiendo el ejemplo, las asociaciones hechas fueron: 鈥淎sesores virtuales de negocio鈥, 鈥淩edes Sociales鈥, 鈥淢ensajer铆a instant谩nea鈥, 鈥淐uentas de correo para cada departamento鈥, 鈥淎plicaciones m贸viles鈥, 鈥淏log informativo鈥, 鈥淩evista interactiva digital鈥 y 鈥淧谩gina web鈥.
  • Paso 3: Cada uno de los conceptos definidos en el paso dos formaran nuevos centros que podr谩n ser explotados a煤n m谩s.
  • Paso 4: Se continua con el proceso hasta llegar a los paquetes de trabajo a obtener y se eval煤a el resultado.

驴C贸mo innovar en el proceso de definici贸n del alcance de un proyecto?

Definici贸n del alcance del proyecto con la t茅cnica Seis Sombreros para pensar

El m茅todo de los seis sombreros para pensar, creado en 1986 por Edward De Bono, Psic贸logo, famoso por acu帽ar el t茅rmino de 鈥減ensamiento lateral鈥, es una herramienta que combinada con la anterior nos ayuda en el proceso de toma de decisiones, intentando simular lo que ocurre en la mente humana cuando analizamos una situaci贸n desde diferentes puntos de vista, para concluir en algo que nos lleva a la acci贸n. Esta t茅cnica ayuda a pensar en grupo y consiste en colocarse un sombrero, cada uno de un color diferente, lo que representa varias formas en las que se puede observar la realidad dentro de un proyecto y expresar su opini贸n sobre el abordaje del alcance. Una de las reglas que se deben seguir es que dicha opini贸n debe tener el enfoque que se asocian con cada color:

  • Sombrero Blanco: Posici贸n lo m谩s neutral y objetiva posible, analizando las cosas con datos, hechos o cifras.
  • Sombrero Rojo: Visi贸n desde un 谩ngulo subjetivo, se gu铆a por las emociones, los sentimientos o las intuiciones.
  • Sombrero Azul: Ejerce la autoridad, responsabilidad y control sobre los otros sombreros.
  • Sombrero Amarillo: Ofrece un punto de vista desde la l贸gica positiva y los beneficios que de esta se pueda obtener.
  • Sombrero Verde: Expresa opiniones creativas y plantea alternativas de soluci贸n.
  • Sombrero Negro: Confronta el planteamiento con futuros problemas y realiza cr铆ticas a la soluci贸n con el objeto de evaluar su robustez.

Otra regla importante es que no se deben emitir juicios sobre los pensamientos expresados. La meta de este modelo es lograr formar una descripci贸n poli茅drica de, por ejemplo, la estrategia a implementar para la obtenci贸n de los productos del proyecto. El objetivo es descubrir las diferentes formas de la realidad que percibimos, hacer visibles los aspectos que puedan permanecer ocultos y facilitar el proceso final de toma de decisiones.

Aplicando esta t茅cnica al ejemplo anterior, una vez que se haga cada desglose del alcance del proyecto se puede reflexionar acerca de lo plasmado, evaluando la factibilidad de su realizaci贸n, con lo cual se estar铆a visualizando, desde las restricciones hasta las asunciones y factores claves de 茅xito. Utilizar el pensamiento creativo para detallar el trabajo que debemos realizar para alcanzar el objetivo de un proyecto tiene los siguientes beneficios:

  • Promueve la apertura mental e impulsa el desarrollo de intensiones positivas dentro del equipo para encausar el 茅xito del proyecto.
  • Fomenta la participaci贸n de los involucrados en el proceso desarrollando la capacidad de entender diversos puntos de vista producto de est铆mulos externos y de experiencias particulares lo cual propicia la generaci贸n de nuevas ideas dentro de la organizaci贸n (Integraci贸n).
  • Cada idea es valorada y aceptada en s铆 misma, no se juzga y se practica la empat铆a en la interacci贸n con el resto de las ideas propuestas (Desarrollo de equipo).
  • Permite activar el proceso de visualizaci贸n hacia la transformaci贸n y combinarlos luego con procesos de an谩lisis y evaluaci贸n (Pensamiento l贸gico-racional) lo cual da a la organizaci贸n una 贸ptica completa sobre el resultado esperado.

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