Definir el alcance del proyecto en 5 pasos

Definir el alcance del proyecto es una necesidad para garantizar el éxito de este. Sin esto, no importa la eficiencia, la efectividad, o lo duro que se trabaje; el proyecto no podrá tener éxito. Definir el alcance del proyecto implica tener una visión clara y acordada sobre los resultados que se esperan, lo cual puede hacerse con los pasos que presentamos a continuación.

Pero empecemos por la más básico:

¿Qué es el alcance de un proyecto?

De forma simple el alcance de un proyecto es aquello que el proyecto debe entregar para conseguir sus objetivos junto con las características de estos entregables, y con ello no solo nos referimos a entregables físicos o los productos resultantes del proyecto, sino también a todo aquello que debe hacerse para llegar a completar el proyecto.

Por lo tanto, una duda que suele surgir al definir qué es el alcance del proyecto es poder diferenciar entre los dos tipos de alcance que forman parte de cualquier proyecto:

El alcance del producto.

El alcance del proyecto

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En este enlace tienes explicado que son los alcances de producto y proyecto y sus diferencias (ver artículo). Te recomiendo que lo leas para clarificar conceptos.

Pasos para definir el alcance de un proyecto

Ahora que tenemos claro que hay dos tipos de alcance, qué es el alcance del proyecto y del producto, y en que se diferencian; vamos a explicar los pasos que debemos seguir para su definición.

Paso 1: Identificar la motivación detrás del alcance

Todos los proyectos se llevan a cabo por uno o varios motivos. Por tanto identificar los motivos del proyecto hará más fácil establecer un punto de referencia del principio, así como un punto de referencia hasta el que queremos avanzar.

Comprender el “qué y el por qué” de un proyecto permite establecer las metas y objetivos específicos; así como las tareas que deben ejecutarse y cómo estas deben llevarse a cabo.

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En la sección de plantillas puedes descargar un ejemplo editable de tabla de expectativas para ayudarte a identificar las motivaciones y expectativas de los proyectos.

Paso 2: Definir los objetivos

Definir el alcance del proyecto en 5 pasosUna vez sabemos el motivo del proyecto debemos definir y acordar sus objetivos con los promotores e interesados de este. Para ello es importante que la definición de estos siga el criterio de ser SMART. Es decir, ser específico, mensurable, alcanzable, realista y completado en un plazo definido.

  • Específico implica establecer con precisión lo que se desea lograr. Es decir, qué, por qué y cómo se hará; esto reduce la ambigüedad y los posibles malentendidos.
  • Medible implica que existan unas variables cuantificables que permitan medir el avance y confirmar cuando se ha completado el objetivo. Estas suelen conocerse como métricas o con las siglas KPI
  • Alcanzable implica que sea realista ¿el objetivo puede lograrse teniendo en cuenta los recursos y restricciones existentes?
  • Realista significa que los objetivos puedan conseguirse dentro de las limitaciones o condicionantes del proyecto; de no ser así nos enfrentaríamos a un proyecto o objetivo imposible.
  • Un plazo de tiempo definido significa que los objetivos deben completarse antes o en una fecha determinada; la cual también debe cumplir los requisitos de ser realista y alcanzable.

Tener estos objetivos definidos y acordados con el sponsor del proyecto o el cliente permite confirmar que entendemos lo que el proyecto debe hacer; evitando problemas de aceptación al final.

Paso 3: Conseguir la aceptación del alcance

Aunque tradicionalmente se han considerado los objetivos de forma cuantitativa, cada vez más se considera que un proyecto tiene éxito cuando consigue la satisfacción de los usuarios finales, y estos aceptan el producto, servicio o proceso. Los usuarios finales podrían ser los clientes o la misma organización.

Para conseguir esta satisfacción es importante, no solo definir bien los objetivos, sino también las expectativas y criterio de aceptación de estos usuarios. El criterio suele ser más cuantificable, por lo que puede tratarse como lo indicado en el punto anterior, pero las expectativas suelen ser más subjetivas, y requieren de entender las motivaciones personales de cada usuario en relación al proyecto.

En definitiva, al definir el alcance debemos intentar que los objetivos estén en sintonía con brindar los resultados esperados a quienes sean sus usuarios finales, tanto de forma objetiva como subjetiva.

Paso 4. Identificar restricciones que afecten al alcance

Una vez tengamos definido el alcance, mediante sus objetivos, debemos analizar las restricciones que existen, las cuales pueden implicar que conseguirlos sea más difícil, condicionar las tareas o el plazo, o en un extremo impedirnos conseguir el objetivo ni este no es realista en base a las restricciones.

Las restricciones pueden estar causadas tanto por factores internos como y externos. Comunicar estos problemas al equipo y a los interesados desde el principio, y tomar medidas para superarlos, nos permitirá definir acciones para conseguir el éxito del proyecto.

Paso 5. Identificar los cambios necesarios

Este paso no sería propiamente de la fase inicial de definición del alcance de un proyecto. Pero si consideramos que este puede modificarse durante la ejecución, si que es un paso a ir ejecutando de forma recurrente a lo largo del proyecto si queremos mantener su alcance alineado con las expectativas del cliente.

Algo inevitable en la mayoría de los proyectos es la aparición de cambios, bien debido a nuevas solicitudes o por restricciones no identificadas al inicio.

Obviamente siempre es mejor evitar el cambio que volver a definir el alcance; lo que significa invertir más tiempo, dinero y recursos. Sin embargo, a veces estos cambios son inevitables y necesarios, lo que nos obligará a definir y aplicar un plan de gestión del alcance adecuado.

Herramientas que pueden ayudarte a definir el alcance del proyecto

Existen dos herramientas muy conocidas y ampliamente utilizadas para definir el alcance de un proyecto: la matriz RACI y la table top drawing.

La matriz RACI es un documento que muestra quién es el responsable de las diferentes tareas que forman parte del proyecto, junto con otros roles que se pueden asumir.  La siguiente imagen muestra un ejemplo de matriz RACI:

Definición del alcance de un proyecto con la Table Top Drawing

Para facilitarte el trabajo de crear una matriz RACI, puedes encontrar una plantilla totalmente editable dentro de nuestro pack de plantillas de gestión de proyectos.

Descargar una plantilla de matriz RACI

La Table Top Drawing es una forma visual de definir el alcance de un proyecto de forma visual y esquemática, ya que  muestra los componentes principales que componen el alcance en diferentes colores en función de quien sea el responsable. Así podemos definir fácilmente qué está en nuestro alcance y qué no.

Definición del alcance del proyecto con la Table Top Drawing

Descargar una plantilla de Table Top Drawing

¿Cómo innovar en el proceso de definición del alcance de un proyecto?

La tarea de definición del alcance del proyecto no es tarea sencilla, ya que, dependiendo de la complejidad del proyecto y el número de personas que participan en el proceso, este puede hacerse infinito. Describir y plasmar en blanco y negro el alcance de un proyecto implica desde entender claramente la necesidad del cliente teniendo la capacidad de capturar los requisitos y características principales del producto o servicio demandado, hasta capturar el valor que representa para su negocio. En este artículo se pretenden explicar 2 técnicas disruptivas que ayudan a utilizar el pensamiento creativo en la definición del alcance de un proyecto.

Definición del alcance del proyecto con el diagrama de Flor de Loto

El diagrama de flor de loto, es una herramienta que de manera gráfica ejemplifica con claridad las asociaciones mentales que nuestro cerebro hace para llegar a soluciones creativas. Esta técnica conocida como Lotus Blossom Diagram o diagrama de flor de loto, fue inventada por el japonés Yasuo Matsumura y lleva su nombre debido a la similitud visual que tiene con forma de crecimiento de la planta para desarrollar de forma estructurada alguna idea que se desee analizar en sus distintas formas de abordaje.

Lo primero que debe hacerse, es tomar el alcance del proyecto como concepto central, acto seguido, escribir de forma circundante 8 asociaciones directas y primarias, que se atribuyen al alcance, generándose a continuación múltiples conceptos interrelacionados entre sí. Cada uno de estos, se toma de nuevo de una forma independiente en hasta un máximo de 8 en función de aquellos planteamientos que consideremos más útiles o interesantes de explorar, siendo los nuevos “centros”. No es necesario completar los 8 sub-espacios, pudiendo pasar de sub-productos al desarrollo de alguno en específico. Veamos un ejemplo:

  • Paso 1: Coloquemos en el centro el objetivo del proyecto, de manera de identificar a su alrededor, 8 posibles desgloses de lo que estaría incluido en el alcance. En este caso: “Desarrollar canales virtuales de comunicación con el cliente”.
  • Paso 2: Realizar el primer desglose con las posibles aplicaciones que se puedan desprender de estas. Siguiendo el ejemplo, las asociaciones hechas fueron: “Asesores virtuales de negocio”, “Redes Sociales”, “Mensajería instantánea”, “Cuentas de correo para cada departamento”, “Aplicaciones móviles”, “Blog informativo”, “Revista interactiva digital” y “Página web”.
  • Paso 3: Cada uno de los conceptos definidos en el paso dos formaran nuevos centros que podrán ser explotados aún más.
  • Paso 4: Se continua con el proceso hasta llegar a los paquetes de trabajo a obtener y se evalúa el resultado.

¿Cómo innovar en el proceso de definición del alcance de un proyecto?

Definición del alcance del proyecto con la técnica Seis Sombreros para pensar

El método de los seis sombreros para pensar, creado en 1986 por Edward De Bono, Psicólogo, famoso por acuñar el término de “pensamiento lateral”, es una herramienta que combinada con la anterior nos ayuda en el proceso de toma de decisiones, intentando simular lo que ocurre en la mente humana cuando analizamos una situación desde diferentes puntos de vista, para concluir en algo que nos lleva a la acción. Esta técnica ayuda a pensar en grupo y consiste en colocarse un sombrero, cada uno de un color diferente, lo que representa varias formas en las que se puede observar la realidad dentro de un proyecto y expresar su opinión sobre el abordaje del alcance. Una de las reglas que se deben seguir es que dicha opinión debe tener el enfoque que se asocian con cada color:

  • Sombrero Blanco: Posición lo más neutral y objetiva posible, analizando las cosas con datos, hechos o cifras.
  • Sombrero Rojo: Visión desde un ángulo subjetivo, se guía por las emociones, los sentimientos o las intuiciones.
  • Sombrero Azul: Ejerce la autoridad, responsabilidad y control sobre los otros sombreros.
  • Sombrero Amarillo: Ofrece un punto de vista desde la lógica positiva y los beneficios que de esta se pueda obtener.
  • Sombrero Verde: Expresa opiniones creativas y plantea alternativas de solución.
  • Sombrero Negro: Confronta el planteamiento con futuros problemas y realiza críticas a la solución con el objeto de evaluar su robustez.

Otra regla importante es que no se deben emitir juicios sobre los pensamientos expresados. La meta de este modelo es lograr formar una descripción poliédrica de, por ejemplo, la estrategia a implementar para la obtención de los productos del proyecto. El objetivo es descubrir las diferentes formas de la realidad que percibimos, hacer visibles los aspectos que puedan permanecer ocultos y facilitar el proceso final de toma de decisiones.

Aplicando esta técnica al ejemplo anterior, una vez que se haga cada desglose del alcance del proyecto se puede reflexionar acerca de lo plasmado, evaluando la factibilidad de su realización, con lo cual se estaría visualizando, desde las restricciones hasta las asunciones y factores claves de éxito. Utilizar el pensamiento creativo para detallar el trabajo que debemos realizar para alcanzar el objetivo de un proyecto tiene los siguientes beneficios:

  • Promueve la apertura mental e impulsa el desarrollo de intensiones positivas dentro del equipo para encausar el éxito del proyecto.
  • Fomenta la participación de los involucrados en el proceso desarrollando la capacidad de entender diversos puntos de vista producto de estímulos externos y de experiencias particulares lo cual propicia la generación de nuevas ideas dentro de la organización (Integración).
  • Cada idea es valorada y aceptada en sí misma, no se juzga y se practica la empatía en la interacción con el resto de las ideas propuestas (Desarrollo de equipo).
  • Permite activar el proceso de visualización hacia la transformación y combinarlos luego con procesos de análisis y evaluación (Pensamiento lógico-racional) lo cual da a la organización una óptica completa sobre el resultado esperado.
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