Definición del alcance de un proyecto

¿Haces proyectos y a veces te parece que el objetivo no esta claro? Esto es porque el alcance no lo esta. Si sigues lleyendo este artículo verás diferentes tres métodos de definir correctamente el alcance de un proyecto, así como enlaces a plantillas y herramientas gratuitas para poder aplicarlos facilmente.

¿Qué es la definición del alcance?

Esto no es otra cosa que definir de forma clara y univoca el objetivo que se persigue con el proyecto y cuya consecución marcará la finalización con éxito de este. En aquellos proyectos divididos por fases, la definición de los objetivos deberá ser efectuada por fase y para el conjunto del proyecto.

En aquellos proyectos que se ejecutan para terceros, la definición del alcance se empieza durante la preparación de la oferta en la fase comercial (leer el articulo de preparación de ofertas), y se define totalmente durante las primeras reuniones con el cliente, por lo que es interesante que el director de proyecto participe o conozca el trabajo realizado en esta fase.

A la hora de definir el alcance es importante recordar que este es equivalente a un objetivo, por lo que este debe seguir el criterio de ser SMART. Que significa esto?

  • S (Specific) – Tiene que estar claramente definido sin ambigüedades
  • M (measurable) – Medible. Debe ser posible definir unos parámetros cuantificables que permitan evaluar el avance y la consecución del objetivo.
  • A (Achievable) – Tiene que existir una forma que posibilite su consecución.
  • R (Realista) – Tiene que ser factible su consecución con los recursos y plazo disponibles.
  • T (Time-related) – Tiene que tener una duración determinada.

¿Importancia de definir el alcance de un proyecto?

¿Porque es importante que el objetivo quede definido?

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Pues básicamente porque todas las actividades que componen el proyecto o la fase van a estar enfocadas a conseguir este objetivo, por lo que los recursos, plazos, costes, tareas, etc que necesitemos considerar en el proyecto van a depender de este.

A parte este objetivo va determinar la finalización del proyecto (y el cobrar cuando el proyecto se realiza para terceros), por lo que una indefinición en este punto puede implicar dificultades para cerrar este.

Veamos esto con un ejemplo:

Alcance del proyecto A: construir una carretera

Alcance del proyecto B: construir 12km de carretera de la población A a la población B según el proyecto executivo adjunto, y con un plazo máximo de 12 meses.

Podrías calcular los costes del proyecto A? Según esta definición la carretera podría tener 2 o 20 carriles, tener 5 km de longitud o ir de Paris a Pequín, puede ser de tierra, asfalto, u oro… Creo que con este simple ejemplo queda clara la necesidad de definir bien el alcance del proyecto.

Aprender a definir el alcance de un proyecto

Si quieres aprender a definir correctamente el alcance y objetivos de un proyecto, te recomendamos cursar algún curso de formación específica en gestión de proyectos. A continuación puedes ver varios cursos disponibles online y en español que te recomendamos por su buena relación calidad / precio, y por ser cursos homologados por el PMI.

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¿Cómo definir el alcance de un proyecto?

Vista la importancia de definir el alcance del proyecto, la siguiente pregunta es cómo lo podemos definir correctamente; pues bien, podemos proponer algunos métodos (aunque seguramente haya más):

Plantillas para definir el alcance de un proyecto

Nombre

Características

Formato

Lista de entegrables

Plantilla para definir los entregables que deben generarse y controlar su avance y presentación. 

PDF
o
Excel

Tabla de mediciones

Plantilla para medir y cuantificar el avance del proyecto en base al alcance que debemos ejecutar. Permite medir el avance y vincular este a la facturación.

PDF

Word

Certificado de aceptación

Plantilla que te permite oficializar la entrega y aceptación de un determinado alcance. 

PDF

Word

Solicitud de cambios en alcance

Formulario de solicitud de cambios en el alcance del proyecto. Te permite documentar la solicitud y aceptación de los cambios en los proyectos en curso. 

PDF

Word

Definición del alcance de un proyecto con texto

Como su nombre indica consiste en definir con palabras el alcance del proyecto. Este es el método que se usa cuando redactamos una oferta, la cual muchas veces puede estar vinculada a una RFQ (Request For Quotation), que no es más que la definición del alcance que hace el cliente (o nosotros) a la hora de comprar. En un proyecto interno este documento se sustituye por el project charter.

Cuando se describe el alcance de un proyecto mediante palabras es importante que la descripción sea lo más concisa y directa posible, asegurándose que el documento generado contenga todos los puntos para que el objetivo pueda ser considerado SMART.

Al redactar estos documentos es importante incluir tanto lo que forma parte del alcance como lo que está fuera de este, ya que en caso de duda muchas veces nos va a tocar hacer más de lo que fue inicialmente considerado para poder obtener la certificación final y cobrar.

Usar un programa de gestión del alcance

Actualmente existen varios programas de gestión de alcance que están especialmente diseñados para ser aplicados en gestión de proyectos. Estos programas suelen tener funcionalidades para definir y gestionar el alcance, los cambios y la distribución de responsabilidades entre los diferentes integrantes del proyecto.

Habitualmente estas funcionalidades se incluyen dentro de un paquete más completo que suele permitir la gestión del equipo de trabajo, la planificación de tareas, y el seguimiento de la ejecución del proyecto. Por ello acaban siendo herramientas muy recomendables para incrementar los resultados de los proyectos, y por ende de las empresas.

En la siguiente tabla te mostramos algunos programas para gestionar el alcance que destacamos por su buena relación prestaciones / precio, por la posibilidad de adaptarse a las necesidades y capacidad económica de diferentes empresas, y por permitir la prueba gratuita.

  • Gestión de tareas con Gantt o Kanban

    Asignación de tareas a cada particiante e información de su estado y costes asociados

    Cuadro de mando integrado para seguimiento del avance

  • Red social para comunicación con el equipo

Prueba gratuita 

  • Gestión de tareas con paneles KANBAN

  • Control de las horas dedicadas a cada tarea

  • Facturación integrada

  • Informes y herramientas de análisis

Prueba gratuita 

Definición del alcance de un proyecto con la matriz RACI

La matriz RACI es un documento que muestra quién es el responsable de las diferentes tareas que forman parte del proyecto. Aunque en muchos manuales este documento se muestra como una forma de distribuir y definir responsabilidades entre los integrantes del equipo de proyecto, en la fase de inicialización puede también usarse para definir los límites entre nuestro alcance y el alcance de otros.

La matriz de responsabilidad se conoce comúnmente como matriz RASCI o RACI, utilizando las siglas de los diferentes roles que se pueden asumir delante de una determinada tarea:

  • R (Responsable) – Es la persona responsable de su ejecución, bien directamente o bien conjuntamente o supervisando un equipo
  • A (Aprobador) – Es la persona que aprueba el resultado de la tarea y da esta por concluida una vez considere que se han conseguido los objetivos de esta
  • S (Soporte) – Es la persona que da soporte en la ejecución de la tarea aunque no es responsable de ella. En la matriz RACI esta figura se omite.
  • C (Consultor) – Es la persona que ayuda en la ejecución de la tarea sin participar en ella, dando simplemente consultoría, sin participar en la ejecución.
  • I (Informado) – Indica la persona que debe estar informada de los avances y ejecución de la tarea, sin que ella participe en ella.

Una vez definidos los diferentes roles, confeccionar la matriz de responsabilidades consiste en listar las diferentes tareas que componen el proyecto, para lo cual nos basaremos en las tareas principales definidas en la WBS (leer el artículo sobre la WBS), e indicar el rol que asume cada persona. La siguiente imagen muestra un ejemplo de matriz de responsabilidad:

Definición del alcance de un proyecto con la Table Top Drawing

Definición del alcance de un proyecto con la Table Top Drawing

La Table Top Drawing es una forma visual de definir el alcance de un proyecto y como este se distribuye entre los diferentes integrantes. Este documento consiste en una representación esquemática del proyecto, mostrando los componentes o áreas principales que lo componen en diferentes colores en función de quien sea el responsable. Igual que la matriz de responsabilidad, es una herramienta que tanto puede usarse para definir el límite del alcance en la fase de inicialización como para definir responsabilidades dentro del equipo del proyecto.

La ventaja de la Table Top Drawing es que al tratarse de un diagrama visual, facilita ver el proyecto en su conjunto y detectar puntos de interacción entre los diferentes integrantes del proyecto, que serán aquellos donde potencialmente pueden surgir más problemas.

Definición del alcance del proyecto con la Table Top Drawing

alcance del proyecto, servicios

Los tres métodos que se han propuesto en este artículo no son los únicos que existen, ni tampoco excluyentes entre sí, lo que implica que podemos utilizar diferentes métodos con el objetivo de clarificar mejor el alcance. Esto sí, en el caso de utilizar diferentes métodos conjuntamente, es importante asegurarse de que estos sean coherentes entre sí.

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