¿Qué es un proyecto? Definición de proyecto y características

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¿Sabes lo qué es un proyecto? Antes de empezar la gestionar un proyecto es conveniente conocer la definición de proyecto, entender sus características y las implicaciones que estas tienen. Lo cual también está muy ligado con las funciones de un director de proyectos

Existen diferentes definiciones para proyecto:

  • El Project Management Institute define lo que és un proyecto como “a temporary group activity designed to produce a unique product, service or result
  • El businessdictionary los define como “Planned set of interrelated tasks to be executed over a fixed period and within certain cost and other limitations”
  • En PRINCE2, un la definición de proyecto es “a temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed Business Case.”

Características de un proyecto

Uniendo estas diferentes definiciones se puede decir que un proyecto es un encargo con un objetivo definido y único, sometido a una serie de limitaciones (plazo, recursos, coste, etc). De esta definición se desprenden una serie de características que tienen una gran repercusión en la gestión del proyecto, y en la necesidad de tener un director de proyecto. Vamos a verlas:

Objetivo definido

Un proyecto se inicia por algún motivo en concreto, como puede ser el desarrollo de un nuevo producto,¿Qué es un proyecto? Definición de proyecto y características. Alcance definido un nuevo servicio, implementar algún cambio organizativo, etc. Obviamente conocer este objetivo, y las motivaciones que hay detrás, es un punto indispensable para el director del proyecto, ya que la consecución de este objetivo será el criterio que definirá el éxito o fracaso del proyecto. Este objetivo tiene que quedar bien definido en el project charter y ser la brújula durante el andar de la ejecución. Qué es y cómo hacer un project charter

En el parágrafo anterior me he referido a las motivaciones detrás del objetivo (él porqué se quiere este objetivo). Conocer este punto es importante porque el objetivo puede verse modificado durante el proyecto o puede ser necesario efectuar recortes en este; pero mientras el producto final cumpla con las motivaciones vamos a conseguir la satisfacción del cliente o sponsor.

Para que esto se entienda voy a poner un ejemplo basado en mi experiencia profesional:

En mi actual empresa me dedico a la gestión de proyectos de ingeniería para nuevos centros de ensayos para motores y vehículos dentro del sector automoción. En la mayoría de los proyectos el objetivo se podría definir (simplificando mucho) como la construcción de un nuevo laboratorio con un conjunto de áreas y salas de ensayos, que contenga determinado equipamiento, y que pueda efectuar determinados ensayos según determinadas normativas. Cuando este objetivo se discute con el cliente o usuario, muchas veces se descubre que la construcción de este laboratorio está ligada a la entrada de una nueva normativa, a poder asumir mayores responsabilices dentro del grupo, a poder ofrecer determinados servicios, etc. lo que en algunos casos puede también conseguirse aunque el objetivo inicial mude.

Objetivo único

¿Qué es un proyecto? Definición de proyecto y características. ÚnicoQue el objetivo del proyecto sea único quiere decir que existen en él algunas características nuevas o diferentes a lo que se ha hecho anteriormente. Estas características pueden ser tanto referentes al producto o servicio como a las condiciones o limitaciones que afectan al proyecto. Esto implica que todos los proyectos necesitan de un análisis previo y planificación, ya que estas singularidades, por pequeñas que sean, pueden afectar al desarrollo del proyecto.

Por ejemplo:

Una empresa nos pide replicar una planta que tiene en la China en USA. El cliente quiere exactamente la misma planta, con el mismo diseño, los mismos equipos, etc. A priori podríamos pensar que es el mismo proyecto que se ha hecho en China, mismas tareas, misma duración, mismo coste, etc. Pero cuando nos ponemos a analizar podemos darnos cuenta que la jornada laboral en China no es igual a la de USA (con los mismos recursos no se va a ejecutar en el mismo tiempo), los salarios son diferentes, la normativa de construcción es diferente (cambios en el diseño), etc.

Por tanto, es el mismo proyecto? No, aunque obviamente podremos reaprovechar muchas cosas.

Limitaciones

¿Qué es un proyecto? Definición de proyecto y características. LimitacionesQue felices seriamos los directores de proyectos si tuviéramos todos los recursos que necesitáramos cuando los necesitáramos, el dinero no fuese un problema, y pudiéramos acabar el proyecto cuando nos apeteciera. Lo malo es que en este caso no tendríamos trabajo, ya que no haría falta dirección de proyectos.

La necesidad de gestionar el proyecto, y por tanto de aplicar las diferentes metodologías que existen en dirección de proyectos, surge de poder garantizar que se conseguirá el objetivo del proyecto respetando las limitaciones que este tiene. Es por ello que dirigir un proyecto exige una planificación previa a la ejecución, el uso de determinados procesos de gestión, y la definición de las líneas base que nos van a ayudar a hacer el seguimiento del proyecto.

Al final dirigir un proyecto es un poco como aquella frase que dice “no hay viento bueno para aquel que no conoce el rumbo”. Antes de empezar un proyecto necesitamos saber dónde queremos llegar (objetivo), que rumbo vamos a seguir (WBS, líneas bases, cronograma, etc), y que “problemas” nos podemos encontrar mientras seguimos el rumbo marcado (riesgos, limitaciones, etc).

Tener claro lo qué es un proyecto es también importante para detectar lo qué no es un proyecto. En muchas empresas se llama proyecto a cualquier actividad, aunque está realmente no sea un proyecto, lo que implica que las metodologías en gestión de proyectos no tienen por qué ser adecuadas en estos casos.

Esto se ve claro en el siguiente ejemplo: cuando un fabricante de coches decide sacar un nuevo modelo al mercado, primero tiene que desarrollar el coche, para luego fabricarlo. Está claro que tanto en el desarrollo del nuevo modelo como en la fabricación posterior de un determinado coche en la línea de producción existe un objetivo, una limitación de plazo, un coste a respetar, y unos recursos limitados. Pero en el primer caso estamos hablando de un proyecto y en el segundo no, ya que el coche se está fabricando en serie, por lo que no se cumple lo de objetivo único. Esto implica que en el segundo se va a tratar según métodos de gestión de operaciones y no de proyectos.

Licencia de Creative Commons¿Qué es un proyecto? Definición de proyecto y características by Albert Garriga is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional License.

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3 Comentarios en “¿Qué es un proyecto? Definición de proyecto y características
  1. Muy bien definido lo que es un proyecto y los condicionantes que pueden afectar al mismo.
    Es realmente importante ponerse en la piel del cliente para conocer exacamente lo que quiere y el objetivo final que desea lograr. A veces, te entregan un pliego de condiciones que no refleja realmente las necesidades del cliente porque está cerrado en su sector y desconoce nuevas opciones del mercado. Por eso es muy necesario conocer su problematica poder corregir puntos del pliego que no reflejaban bien sus necesidades reales, la experiencia en diversos sectores productivos aporta una amplia visión de la que a menudo adolece el cliente.
    Si tienes claro el objetivo final, durante la ejecución del proyecto pueden aparecer obstáculos que implican hacer cambios en la previsión inicial, pero que pueden se necesarios para lograr el objetivo deseado, o sea, el pliego de condiciones no puede ser una caja cerrada inviolable, si no una guia orientativa flexible que se establece al principio, como el guión de una película, que según el tiempo que hace cambian escenarios para no retardar la fecha del estreno.

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