Diagrama PERT de un proyecto
¿Qué es el diagrama PERT?
El término PERT es el acrónimo en inglés de Técnica de Revisión y Evaluación de Programas, y es una forma visual de representar las tareas que forman el proyecto y las relaciones entre ellas. Esta representación visual es lo que se llama el diagrama de PERT del proyecto, y suele usarse junto con el método de camino crÃtico, o CPM, para planificar los proyectos. De esta forma, este diagrama permite planificar el proyecto, identificar el camino crÃtico del proyecto, las tareas crÃticas por no tener holgura, y calcular su plazo mÃnimo de ejecución.
Representación del diagrama PERT
Aunque pueden existir diferentes formas de representar el diagrama PERT, aquà se muestra una donde las tareas se presentan mediante una casilla dividida en 4 áreas:
Nombre de la tarea- Duración de la tarea. Para ello puedes usar diferentes técnicas de estimación de plazos.
- Primera fecha de inicio. Es la fecha más cercana al inicio en que la tarea puede empezar a ejecutarse, considerando las relaciones con las tareas precedentes.
- Última fecha de inicio. Es la fecha más tarde en que la tarea puede empezar sin comprometer la duración mÃnima del proyecto.
Herramienta para hacer el diagrama PERT
Este proceso puede simplificarse mucho mediante el uso de alguna herramienta de planificación.
En esta página te ofrecemos una plantilla interactiva, dentro de nuestro pack de plantillas, que te permite crear un calcular de forma automática los parámetros indicados en el punto anterior.
Para ello, únicamente debes rellenar una tabla con las tareas (incluyendo nombre y un identificador numérico correlativo), indicar mediante los identificadores las tareas precedentes, y la duración en dÃas de cada tarea.
Un detalle muy importante para poder hacer bien el cálculo de camino crÃtico y márgenes es enlazar las primeras tareas con el inicio, y las finales con el final.
Descarga el pack de plantillas en español / plantillas en inglés
Esta plantilla también te permite convertir el diagrama de PERT en un cronograma de GAN T de forma automática. El cual muestra de forma visual las tareas en el camino crÃtico, las tareas con holgura, y la holgura de cada tarea.
A parte de esta plantilla, existen programas de planificación de proyectos comerciales pensados para proyectos medianos y grandes. Entre estos te podemos recomendar los siguientes, los cuales puedes probar gratuitamente
Cómo hacer un diagrama PERT
El punto de partida, para hacer un diagrama PERT es disponer de las tareas que forman el proyecto, su duración, y las relaciones entre ellas. Esto puede representarse en forma de tabla, como se muestra a continuación.
1- Ordenar las tareas
El primer paso es representar las tareas de forma ordenada entre los los hitos de inicio y final del proyecto, indicando mediante flechas su orden de ejecución, y su duración dentro de cada recuadro.
Incluir estos dos hitos es importante para facilitar la comprensión y realización del diagrama, ya que conceptualmente las primeras tareas (tareas sin precedentes) deben ejecutarse después de iniciarse el proyecto. Y el proyecto finaliza cuando se han completado todas las tareas que no tienen una tarea posterior.
Al realizar esta representación se rellenan las dos área superiores: el nombre de la tarea y su duración.
2- Calcular la primera fecha de inicio
La primera fecha de inicio es la fecha más cercana al inicio en que la tarea puede empezar a ejecutarse, considerando las relaciones con las tareas precedentes. En el diagrama de PERT se muestra en el área inferior derecha de las casillas de cada tarea.
Su cálculo es simple, solo es necesario ser metódico. Para ello empezamos asignando un 0 como primera fecha de inicio al hito INICIO, lo que indica que el proyecto empieza en el dÃa 0. A partir de aquÃ, la primera fecha de inicio de una tarea sale de sumar la fecha de inicio y duración de la tarea precedente. Si hay más de una tarea precedente, como ocurre en el hito de fin, se hace el cálculo con todas las tareas precedentes y se muestra el valor mayor.
Por ejemplo:
- En las tareas 1 y 5 –> 0+0 =0 (son las primeras tareas del proyecto y van justo después del hito de inicio)
- En la tarea 2 se pondrÃa 0+2=2. El 0 corresponde a la primera fecha de inicio de la tarea 1, y el 2 a su duración.
- En la tarea 3 serÃa 2+1=3, en las tareas 4 y 6 tendrÃamo 3+3=6, etc.
- En el hito de fin tendrÃamos 11. Este es el mayor valor de realizar el cálculo sobre las tareas 4 (6+2=8), 5 (0+5=5) y 7 (8+3=11).
3- Calcular la última fecha de inicio
Una vez lleguemos al final del diagrama PERT, se procede a calcular la última fecha de inicio empezando por el hito de fin. Este valor se muestra en el área inferior izquierda de cada casilla.
Para realizar este cálculo se asigna al hito de FIN una última fecha de inicio igual a su primera fecha de inicio, y se procede con una operación similar a la anterior. En este caso de izquierda a derecha, restando a la última fecha de inicio de la tarea posterior la duración de la tarea donde estemos realizando el cálculo. Si hay más de una tarea posterior, se hace el cálculo con todas las tareas posteriores y se muestra el valor menor.
Por ejemplo:
- En la tarea 4 tenemos 11-2=9, en la tarea 7 es 11-3=8, y en la tarea 5 serÃa 11-5=6.
- En la tarea 6 serÃa 8-2=6
- En la tarea 3 es 3. Este sale de tomar el valor mÃnimo entre los valores calculados a partir de la tarea 4 (9-3=6) y la tarea 6 (6-3=3)
Asà seguimos hasta el hito de INICIO, el cual debe mostrar una última fecha de inicio de 0. Si no es asà es que nos hemos equivocado en algún cálculo.
Cómo has podido ver, hacer y representar el diagrama PERT a mano es algo bastante tedioso. En proyectos complejos, donde hay hitos intermedios y relaciones entre tareas más complejas, esta tarea se hace mucho más dÃficil, y realizarlo a mano acaba siendo casi imposible. Por ello lo normal es usar herramientas para hacer el diagrama PERT online que permiten representar este gráfico de forma automática y sin riesgo de error.
Para qué sirbe el diagrama de PERT
Plazo de ejecución mÃnimo
Talvez la utilidad más destacada del diagrama de PERT sea el cálculo de la duración mÃnima del proyecto. O lo que es lo mismo, el plazo de ejecución mÃnimo con el que nos podemos comprometer.
Para obtener este dato nos debemos fijar en el valor que se muestra en la zona inferior derecha de la casilla del hito de FIN. Si recordamos del otro artÃculo, esta zona de la casilla mostraba la primera fecha de finalización de la tarea. Lo que se traduce en la primera fecha de finalización del proyecto en el caso del hito FIN. En nuestro ejemplo este plazo mÃnimo serÃa de 11 dÃas.
Hay dos consideraciones a hacer a esta afirmación:
- En la creación del diagrama de PERT no se han incluido los márgenes por riesgos, por lo que este plazo mÃnimo no considera que se puedan materializar los riesgos.
- El diagrama de PERT no considera la disponibilidad de recursos ni sus calendarios laborales. Por lo que este valor asume plena disponibilidad de recursos.
Por ello, este valor debe considerarse como una primera estimación, ya que si se planifica el proyecto considerando los riesgos y la disponibilidad de recursos, lo habitual es llegar a un plazo mÃnimo de ejecución superior.
Holguras con el diagrama de PERT
En la parte inferior de las casillas de cada tarea aparecen dos valores: a la derecha la primera fecha de finalización, y a la izquierda la última fecha de finalización. La primera muestra el primer momento en que la tarea puede empezar considerando las relaciones con las tareas anteriores. La segunda es la fecha más tarde en que puede empezar la tarea sin comprometer la duración mÃnima del proyecto.
Comparando estas dos fechas podemos distinguir dos casos:
- Las dos fechas son iguales, lo que implica que la diferencia entre ellas es 0. Esto significa que la tarea no tiene holgura. Por tanto, que esta debe empezar en la primera fecha para no alargar el plazo de ejecución del proyecto. Este serÃa el caso de las tareas 6 y 7 del ejemplo.
- Lo habitual es que la última fecha sea superior a la primera, lo que implica que la tarea puede atrasar su inicio sin comprometer el proyecto. Esto es lo que se llama la holgura de la tarea, y esta se calcula como la diferencia entre ambos valores. Este dato es muy útil durante la planificación del proyecto, ya que nos indica el margen que tenemos para mover la tarea a lo largo del cronograma,. Adaptando sus fechas de ejecución a la disponibilidad de recursos, calendario, etc. Esto se puede ver en la tarea 4 del ejemplo, la cual puede empezar entre los dÃas sexto y noveno sin comprometer la fecha de fin.
Definición del camino crÃtico
Por definición el camino crÃtico, o ruta crÃtica, es el conjunto de tareas que si se atrasan, afectan al plazo de final del proyecto. Es un concepto similar al de cadena crÃtica, pero que no tiene en cuenta la disponibilidad de recursos.
Con esta definición y el diagrama de PERT es simple encontrar el camino crÃtico del proyecto. Este es él formado por todas aquellas tareas que no tienen holgura. En nuestro ejemplo serÃas las tareas 1, 2, 3, 6 y 7.
El camino crÃtico es un concepto muy útil en el seguimiento y control de proyectos, ya que nos permite focalizar los esfuerzos en aquellas tareas más importantes. Por ello el uso de este concepto junto al diagrama de PERT suele llamarse método de planificación CPM-PERT. CPM es el acrónimo en inglés de Critical Path Method.
Cuando conocemos las tareas que forman el camino crÃtico, también identificamos aquellas tareas con las que podemos jugar durante la planificación o ejecución para hacer frente a posibles faltas de recursos, imprevistos, etc. Obviamente, esto lo podemos hacer hasta que la holgura de estas tareas desaparezca, momento en que pasarán a ser parte del camino crÃtico.
