Diagrama PERT de un proyecto

¿Qué es el diagrama PERT?

El término PERT  es el acrónimo en inglés de Técnica de Revisión y Evaluación de Programas, y es una forma visual de representar las tareas que forman el proyecto y las relaciones entre ellas.  Esta representación visual es lo que se llama el diagrama de PERT del proyecto, y suele usarse junto con el método de camino crítico, o CPM,  para planificar los proyectos. De esta forma, este diagrama permite planificar el proyecto, identificar el camino crítico del proyecto, las tareas críticas por no tener holgura, y calcular su plazo mínimo de ejecución.

Representación del diagrama PERT

Aunque pueden existir diferentes formas de representar el diagrama PERT, aquí se muestra una donde las tareas se presentan mediante una casilla dividida en 4 áreas:

  • Diagrama PERT de un proyectoNombre de la tarea
  • Duración de la tarea. Para ello puedes usar diferentes técnicas de estimación de plazos.
  • Primera fecha de inicio. Es la fecha más cercana al inicio en que la tarea puede empezar a ejecutarse, considerando las relaciones con las tareas precedentes.
  • Última fecha de inicio. Es la fecha más tarde en que la tarea puede empezar sin comprometer la duración mínima del proyecto.

Herramientas para hacer el diagrama de PERT

En proyectos pequeños es posible llevar un control de las tareas y del gráfico de PERT a mano; pero en proyectos a partir de un cierto número de tareas esto deja de ser factible. Para ello te presentamos una serie de herramientas que te permitirán facilitar la creación y gestión del diagrama de PERT.

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Cómo hacer un diagrama PERT

El punto de partida, para hacer un diagrama PERT es disponer de las tareas que forman el proyecto, su duración, y las relaciones entre ellas. Esto puede representarse en forma de tabla, como se muestra a continuación.

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como hacer el diagrama PERT de un proyecto

1- Ordenar las tareas

El primer paso es representar las tareas de forma ordenada entre los los hitos de inicio y final del proyecto, indicando mediante flechas su orden de ejecución, y su duración dentro de cada recuadro.

 

Representación del diagrama PERT de un proyecto

Incluir estos dos hitos es importante para facilitar la comprensión y realización del diagrama, ya que conceptualmente las primeras tareas (tareas sin precedentes) deben ejecutarse después de iniciarse el proyecto. Y el proyecto finaliza cuando se han completado todas las tareas que no tienen una tarea posterior.

Al realizar esta representación se rellenan las dos área superiores: el nombre de la tarea y su duración.

2- Calcular la primera fecha de inicio

La primera fecha de inicio es la fecha más cercana al inicio en que la tarea puede empezar a ejecutarse, considerando las relaciones con las tareas precedentes. En el diagrama de PERT se muestra en el área inferior derecha de las casillas de cada tarea.

Diagrama PERT de un proyecto con primeras fechas de inicio

Su cálculo es simple, solo es necesario ser metódico. Para ello empezamos asignando un 0 como primera fecha de inicio al hito INICIO, lo que indica que el proyecto empieza en el día 0. A partir de aquí, la primera fecha de inicio de una tarea sale de sumar la fecha de inicio y duración de la tarea precedente.  Si hay más de una tarea precedente, como ocurre en el hito de fin, se hace el cálculo con todas las tareas precedentes y se muestra el valor mayor.

Por ejemplo:

  • En las tareas 1 y 5 –> 0+0 =0 (son las primeras tareas del proyecto y van justo después del hito de inicio)
  • En la tarea 2 se pondría 0+2=2. El 0 corresponde a la primera fecha de inicio de la tarea 1, y el 2 a su duración.
  • En la tarea 3 sería 2+1=3, en las tareas 4 y 6 tendríamo 3+3=6, etc.
  • En el hito de fin tendríamos 11. Este es el mayor valor de realizar el cálculo sobre las tareas 4 (6+2=8), 5 (0+5=5) y 7 (8+3=11).

3- Calcular la última fecha de inicio

Una vez lleguemos al final del diagrama PERT, se procede a calcular la última fecha de inicio empezando por el hito de fin. Este valor se muestra en el área inferior izquierda de cada casilla.

Diagrama PERT de un proyecto con últimas fechas de inicio

Para realizar este cálculo se asigna al hito de FIN una última fecha de inicio igual a su primera fecha de inicio, y se procede con una operación similar a la anterior. En este caso de izquierda a derecha, restando a la última fecha de inicio de la tarea posterior la duración de la tarea donde estemos realizando el cálculo. Si hay más de una tarea posterior, se hace el cálculo con todas las tareas posteriores y se muestra el valor menor.

Por ejemplo:

  • En la tarea 4 tenemos 11-2=9, en la tarea 7 es 11-3=8, y en la tarea 5 sería 11-5=6.
  • En la tarea 6 sería 8-2=6
  • En la tarea 3 es 3. Este sale de tomar el valor mínimo entre los valores calculados a partir de la tarea 4 (9-3=6) y la tarea 6 (6-3=3)

Así seguimos hasta el hito de INICIO, el cual debe mostrar una última fecha de inicio de 0. Si no es así es que nos hemos equivocado en algún cálculo.

Cómo has podido ver, hacer y representar el diagrama PERT a mano es algo bastante tedioso. En proyectos complejos, donde hay hitos intermedios y relaciones entre tareas más complejas, esta tarea se hace mucho más díficil, y realizarlo a mano acaba siendo casi imposible. Por ello lo normal es usar herramientas para hacer el diagrama PERT online que permiten representar este gráfico de forma automática y sin riesgo de error.

Para qué sirbe el diagrama de PERT

Plazo de ejecución mínimo

Talvez la utilidad más destacada del diagrama de PERT sea el cálculo de la duración mínima del proyecto. O lo que es lo mismo, el plazo de ejecución mínimo con el que nos podemos comprometer.

Para obtener este dato nos debemos fijar en el valor que se muestra en la zona inferior derecha de la casilla del hito de FIN. Si recordamos del otro artículo, esta zona de la casilla mostraba la primera fecha de finalización de la tarea. Lo que se traduce en la primera fecha de finalización del proyecto en el caso del hito FIN. En nuestro ejemplo este plazo mínimo sería de 11 días.

Hay dos consideraciones a hacer a esta afirmación:

  • En la creación del diagrama de PERT no se han incluido los márgenes por riesgos, por lo que este plazo mínimo no considera que se puedan materializar los riesgos.
  • El diagrama de PERT no considera la disponibilidad de recursos ni sus calendarios laborales. Por lo que este valor asume plena disponibilidad de recursos.

Por ello, este valor debe considerarse como una primera estimación, ya que si se planifica el proyecto considerando los riesgos y la disponibilidad de recursos, lo habitual es llegar a un plazo mínimo de ejecución superior.

Holguras con el diagrama de PERT

En la parte inferior de las casillas de cada tarea aparecen dos valores: a la derecha la primera fecha de finalización, y a la izquierda la última fecha de finalización. La primera muestra el primer momento en que la tarea puede empezar considerando las relaciones con las tareas anteriores.  La segunda es la fecha más tarde en que puede empezar la tarea sin comprometer la duración mínima del proyecto.

Comparando estas dos fechas podemos distinguir dos casos:

  • Las dos fechas son iguales, lo que implica que la diferencia entre ellas es 0. Esto significa que la tarea no tiene holgura. Por tanto, que esta debe empezar en la primera fecha para no alargar el plazo de ejecución del proyecto. Este sería el caso de las tareas 6 y 7 del ejemplo.
  • Lo habitual es que la última fecha sea superior a la primera, lo que implica que la tarea puede atrasar su inicio sin comprometer el proyecto. Esto es lo que se llama la holgura de la tarea, y esta se calcula como la diferencia entre ambos valores. Este dato es muy útil durante la planificación del proyecto, ya que nos indica el margen que tenemos para mover la tarea a lo largo del cronograma,. Adaptando sus fechas de ejecución a la disponibilidad de recursos, calendario, etc. Esto se puede ver en la tarea 4 del ejemplo, la cual puede empezar entre los días sexto y noveno sin comprometer la fecha de fin.

Definición del camino crítico

Por definición el camino crítico, o ruta crítica, es el conjunto de tareas que si se atrasan, afectan al plazo de final del proyecto.  Es un concepto similar al de cadena crítica, pero que no tiene en cuenta la disponibilidad de recursos.

Con esta definición y el diagrama de PERT es simple encontrar el camino crítico del proyecto. Este es él formado por todas aquellas tareas que no tienen holgura. En nuestro ejemplo serías las tareas 1, 2, 3, 6 y 7.

El camino crítico es un concepto muy útil en el seguimiento y control de proyectos, ya que nos permite focalizar los esfuerzos en aquellas tareas más importantes. Por ello el uso de este concepto junto al diagrama de PERT suele llamarse método de planificación CPM-PERT. CPM es el acrónimo en inglés de Critical Path Method.

Cuando conocemos las tareas que forman el camino crítico, también identificamos aquellas tareas con las que podemos jugar durante la planificación o ejecución para hacer frente a posibles faltas de recursos, imprevistos, etc. Obviamente, esto lo podemos hacer hasta que la holgura de estas tareas desaparezca, momento en que pasarán a ser parte del camino crítico.

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