Cierre del proyecto

¿El proyecto acaba con la aceptación del último entregable? (ver el artículo de aceptación de proyectos). Pues lo cierto es que no, una vez se han ejecutado, y aceptado por parte del cliente todos los entregables, aún queda una última cosa por hacer: realizar el cierre del proyecto. Sigue leyendo y te explico este proceso.

¿Qué es el cierre del proyecto?

Formalmente, el cierre del proyecto es la última de las fases que componen el proceso de gestión del mismo, y aplica tanto al proyecto en su conjunto como a cada una de las fases de su ciclo de vida. De esta forma si tenemos un proyecto que se ejecuta en fases (por ejemplo: proyecto básico, proyecto constructivo, compras, ejecución, etc.), cada una de las fases debe incluir su proceso de aceptación y cierre, ajustado a sus características concretas. Por tanto, aunque el artículo está escrito en referencia al proyecto en su conjunto, lo comentado sería igualmente válido para una fase del mismo.

¿Por qué es importante realizar el cierre del proyecto?

Desde un punto de vista práctico y formal, la finalización de un proyecto significa la finalización de todos los compromisos, tanto con la propia organización como con personas externas a ella:

  • Certifica y oficializa que hemos cumplido con el alcance y los compromisos delante del cliente (para lo cual es necesario que antes del cierre se haya realizado la aceptación). Lo que implica que ya no deberemos hacer nada más en relación a este proyecto o pedido, y que cualquier nueva solicitud será tramitada como un nuevo proyecto.
  • Libera totalmente al equipo del proyecto, incluido al director del proyecto. Por lo que estos pueden asumir nuevos proyectos.
  • Supone el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los contratos con proveedores y cliente, y el cierre financiero del proyecto dentro de la propia organización.

Cierre del proyecto por aceptación

Como cualquier proceso, el cierre del proyecto está formado por un conjunto de pasos que deben realizarse para decir que este se ha completado en su totalidad. Los pasos y orden sugeridos en este artículo son una mezcla de la teoría incluida en las metodologías y mi experiencia profesional, por lo que puede diferir de lo que aparece en los manuales:

diagrama de pasos para hacer el cierre del proyecto

Plantillas Editables para Gestión de Proyectos


Descarga las plantillas de proyectos profesionales para ahorrar tiempo y mejorar tus resultados de manera sostenible.


35 plantillas editables para todas las fases del proyecto (planificación, recursos, riesgos, costes, cambios, alcance, y muchas más).  Compatibles con los procesos del PMBOK 

BONUS: Guía práctica de Gestión de Proyectos en PDF … ¡gratis!

Conseguir la aceptación del proyecto

El veredicto sobre si los entregables han cumplido con el alcance debe ser emitido por el cliente, o el grupo que reciba la responsabilidad si se trata de un Handover (Leer el artículo de reuniones en proyectos). Por tanto el primer paso para iniciar el proceso de cierre es asegurarse de que hemos completado la aceptación externa de los entregables, y que esta aceptación se ha formalizado por escrito. Para ello podemos usar la ejemplo de acta de cierre incluida en la sección de recursos.

Puede ocurrir que esta aceptación sea parcial, o que incluya una lista de puntos abiertos. En este caso, antes de continuar con el proceso deberemos cerrar estos puntos y obtener la aceptación definitiva. Aunque cerrar proyectos con puntos abiertos es algo habitual, si no queda claro que la resolución de estos puntos es responsabilidad del cliente o del siguiente equipo, el proyecto no puede considerarse como cerrado.

Cierre del contrato con el cliente (cierre final del proyecto).

Una vez recibida la aceptación formal del entregable final podemos proceder a facturar el proyecto, o la parte ligada a la entrega final. En este momento debemos autorizar la emisión de las facturas y seguir su pago.

Cierre de los contratos con proveedores.

Recibir la aceptación formal de un entregable implica que los proveedores que haya participado en su ejecución han completado su trabajo. Por tanto debemos también aceptar su trabajo, liberar los últimos pagos y proceder al cierre de los contratos, de acuerdo a los procesos administrativos existentes en la organización.

Liberación del equipo interno.

De igual forma que con los proveedores, el equipo interno que ha participado en el proyecto queda liberado en el momento de que el entregable final es aceptado. A partir de este punto, cualquier implicación adicional debería ser considerada como un nuevo encargo o garantía. Si la organización trabaja con órdenes de trabajo, esta liberación se oficializa con la aprobación y cierre de la orden de trabajo. Prueba gratis varios programas de gestión de equipos

Cierre financiero del proyecto.

Una vez realizados los puntos anteriores es necesario asegurarse de que estos han quedado totalmente reflejados en el estado financiero del proyecto, y en el caso de las facturas, que estas se han pagado o cobrado. Aunque la gestión de impagados no suele realizarla directamente el director del proyecto, el proyecto no puede cerrarse oficialmente hasta que todas las facturas han sido pagadas.

Cierre administrativo del proyecto.

Una vez que se ha liberado el equipo y se ha cerrado financieramente el proyecto (todos los ingresos y gastos están imputados y ejecutados), podemos cerrar el proyecto administrativamente. Esto habitualmente consiste en un proceso interno de la organización que debe ser hecho por el director del proyecto. La importancia práctica de esto es el hecho de informar formalmente a la organización sobre la finalización del proyecto, y el cálculo final de los resultados económicos del proyecto.

Lecciones aprendidas y documentación del proyecto.

Aunque por regla general la mayoría de los directores del proyecto no hacemos esta parte por falta de tiempo, o porque cuando acaba un proyecto ya estamos totalmente metidos en el siguiente, la verdad es que es muy importante para la organización. Las lecciones aprendidas y la documentación permiten ampliar y actualizar la base de datos de la empresa de cara a la planificación de nuevos proyectos, y suponen la base sobre la que trabajar los procesos de mejora.

Herramientas que pueden ayudarte a cerrar un proyecto

A continuación puedes ver un par de ejemplos de plantillas que puedes aplicar en tu trabajo o empresa para implementar los procesos indicados en este artículo.

Nombre

Características

Formato

Ejemplo lista de puntos abiertos

Plantilla para rellenar una lista de puntos abiertos para seguir los temas pendientes durante el proceso de cierre del proyecto. 

PDF
o
Excel

Certificado de aceptación

Ejemplo de certificado de aceptación para conseguir documentar las entregas y cierres de proyectos con clientes. 

PDF

Word

Lista de entregables

Plantilla de lista de entregables para poder definir y controlar los entregables que debe generar el proyecto. Es una herramienta básica para poder aceptar y cerrar este.

PDF
o
Excel

Motivos de cierre de un proyecto sin completar

Los principales motivos que pueden originar el cierre de un proyecto sin que este haya completado su alcance original son:

  • Imposibilidad de cumplir con los objetivos. Puede ocurrir que a medida que avanza el proyecto y se genera mayor conocimiento sobre este, se acabe descubriendo que no será posible cumplir con los objetivos dentro de las restricciones definidas. En este caso el proyecto pasa a formar parte de los llamados “proyectos imposibles”, y deja de tener sentido continuar.
  • El proyecto ya no es necesario. Cualquier proyecto se ejecuta para cubrir una determinada necesidad, la cual puede variar o desaparecer. En este caso el proyecto deja de tener sentido, y por tanto lo más sensato suele ser parar las actividades para evitar costes adicionales.
  • Alguna de las partes no quiere continuar con el proyecto. Puede darse el caso de que el cliente o nuestra organización dejen de estar satisfechos con el acuerdo y decidan cancelarlo unilateralmente
  • Cierre del cliente. Este es un caso que no suele salir en los manuales, pero que por desgracia me ha tocado descubrir en la práctica. El cliente cierra su actividad en medio de la ejecución, por lo que el proyecto se para.
  • Cierre de la organización que ejecuta el proyecto. De forma similar al punto anterior, puede ocurrir que sea nuestra empresa la que cierre. Aunque teóricamente el proyecto debe cerrarse igualmente, en la práctica me temo que no podríamos hablar de que exista el de cierre, ya que el propio director del proyecto habrá perdido el empleo.

El punto en común de todos estos motivos es que el cierre se hace con el proyecto sin completar el alcance, por lo que el trabajo y los contratos generados están en un punto intermedio de su ejecución, lo que implica que el proceso de cierre no puede empezar con la aceptación de los entregables.

Proceso de finalización de un proyecto sin completar

En este caso el proceso de cierre viene determinado por la confirmación oficial de la finalización, la cual debe llegar al director del proyecto siempre a través del sponsor o el comité de dirección del proyecto, al menos de forma oficial. A partir de este momento, el director de proyecto debe seguir el siguiente proceso:

Cierre de un proyecto sin completar

Como esta orden de finalización del proyecto va a llegar en medio de las actividades, el director del proyecto deberá parar estas, cuantificar su grado de avance, y analizar las consecuencias del cierre. Estas consecuencias pueden ser diversas, pero básicamente estarán ligadas a los costes incurridos y comprometidos por las actividades en curso:

  • Los costes incurridos serían aquellos originados por el trabajo realizado, independientemente de que haya generado o no un entregable. Obviamente nuestra preocupación será identificar aquellos costes incurridos que no han sido facturados, o no pagados si la factura ya ha sido emitida. Dentro de los costes incurridos es importante separar aquellos que son medibles y demostrables, normalmente ligados a un entregable desarrollado parcialmente (media pared construida en una obra), de aquellos que no son demostrables (costes de administrativos y de gestión).
  • Como costes comprometidos serían los costes futuros que no podemos evitar pagar. Esto incluye el coste del trabajo en proveedores ya ejecutado, aunque no necesariamente entregado, y aquellas penalizaciones o condiciones de cancelación contractuales que generen un coste.

Para poder controlar bien los costes en el cierre de un proyecto es recomendable tener un buen programa de gestión de costes. En la sección de programas puedes probar gratis diferentes alternativas. Probar gratis programas de gestión de costes

La importancia de definir y cuantificar el estado financiero en el cierre de un proyecto, y las consecuencias del cierre, viene determinado por diferentes aspectos:

  • Estos costes deberán ser asumidos por el proyecto de cualquier forma, por lo que o bien deben ser reclamados al cliente como un pago pendiente, o aceptados por la organización como perdidas. En el primer caso existe un riesgo de impago que la organización debe considerar.
  • En algunos casos esta situación puede generar oportunidades para la organización, aunque sean únicamente para reducir el efecto del cierre. Como ejemplo de ello estaría un proyecto en el que participé donde se debían instalar unos equipos en un cliente, los cuales se habían mandado de un continente para otro. El proyecto paró por cierre de la actividad del cliente sin haberse realizado la puesta en marcha de los equipos. Esto generó la oportunidad de recomprar los equipos a un precio inferior al de fabricarlos de nuevo, y usarlos en otro proyecto dentro de la misma región. Por tanto aunque estos se vendieran en el nuevo proyecto con un precio rebajado, al ser producto usado, el margen de la venta podía ser superior.
  • En algunos casos los costes comprometidos en el momento del cierre de un proyecto pueden obligar a replantear la decisión de cierre. Si las penalizaciones a pagar son significativas respecto al coste del trabajo pendiente, puede ser interesante completarlo y disponer del producto resultante.
  • En caso de que el proyecto esté muy avanzado, también puede ser interesante que la organización lo asuma como proyecto interno en lugar de cerrarlo. Con esto puede conseguir un producto a un coste bajo, parte del proyecto ya ha sido pagado, que puede ser vendido a otros clientes.

Por tanto, existe una retroalimentación entre este análisis de la situación y la decisión de cierre de un proyecto. Una vez esta decisión se confirma, el proceso es exactamente igual al proceso normal de cierre de un proyecto, con la salvedad que en el momento de cerrar financieramente el proyecto pueden existir unos pagos pendientes que deberán ser reclamados o computados como perdidas.

En proyectos para terceros, el cierre de un proyecto que no se ha acabado puede generar el inicio de un proceso de reclamación y cobro de las cantidades pendientes, el cual puede llegar a implicar acciones legales; lo que desde mi punto de vista ya no formaría parte del proyecto. Mi opinión es que el director del proyecto debe intentar facturar todo lo posible dentro del cierre del contrato con el cliente, identificando finalmente aquellas cantidades que no ha sido posible facturar, las cuales serán una perdida para el proyecto. Posteriormente la organización debe intentar compensar estas pérdidas con los procesos de reclamación que considere oportunos, o aceptarlas.

CPD SCHOOL ofrece un 50% de descuento mientras dure la cuarentena por el COVID-19. Código descuento: JUNTOS50

¿Quieres aprender más sobre este tema?

Los directores de proyectos profesionales y las mejores empresas saben lo importante que es la formación específica y certificada. Si quieres profundizar en este tema, te invitamos a visitar estos tres apartados. Seguro que encuentras algo que puede ayudarte a mejorar profesionalmente

Cursos de projectmanagement, MS Project, habilidades directivas, etc

Masters en gestión de proyectos con becas de hasta el 65%

Todo para certificarte en gestión de proyectos. 
PMP, CAPM,

Etiquetado con:

23 comentarios en «Cierre del proyecto»

  1. Es una etapa muy importante. En mi campo proyectos de ingeniería Minera y energía, cuando estamos en la etapa de creación del proyecto. Es un entregable con el que se puede construir el proyecto, la etapa de ejecución requiere supervisión que es otro proyecto, cuyo cierre es más complicado que el anterior. Ya que hay que esperar 1 o 2 años por las garantias de control de calidad, que implican una retención del 10 a 20% del monto de la obra.

  2. ME Parece interesante,Hay parte que comprende la ssostenibiidad o sustentabilidad del proyecto en la que la organizacion coordinadora debe hacer la tutela de los entregables y hacer las conexiones con los gobiernos locales, ongs para el seguimiento de los proyectos

  3. bueno estamos llevando acabo un nuevo proyecto de desarrollo del medio ambiente como una de la etapas de creación del proyecto para tener un medio ambiente donde puedan tener mejor oxigeno y se un aire puro . Este tipo de proyecto cuenta con personas que tiene que supervisar la ejecucion del proyecto para generar un mejor medio ambiente mas puro y mejor para los ciudadanos

  4. Buenas tardes

    Alguien de ustedes hace o conoce a personas o empresas que hagan Entregables para Proyectos??
    Sería de mucha ayuda su respuesta.

    Gracias !!

    • Hola Michelle

      A qué te refieres con una empresa que haga entregables? Hay empresas de proyectos, los entregables son parte del proyecto, no algo que se haga de forma independiente

      Saludos

      Albert

  5. El cierre del proyecto se suelde dejar de lado debido a que se tiende a dar mayor importancia a los nuevos proyectos. Sin embargo, el correcto cierre del proyecto nos ayuda a liberar recursos debidamente y a mejorar en los futuros proyectos. Por eso, el cierre es una actividad a tener muy en cuenta en el ciclo del proyecto. Os dejo con algo más de información al respecto:
    http://gestiondeproyectos-master.com/cierre/
    Saludos,
    Fran

  6. Trabajo en un proyecto y en un par de meses estamos concluyendo una obra de casi 5 años y a raíz de ello, se ha generado bastantes comunicaciones entre contristas, clientes, proveedores y supervisión, Podrían darme un consejo de cómo poder hacer la entrega de todas las carpetas entre planillas de pago, informes y correspondencia que hemos generado para cerrar esta parte de mi proyecto?

    • Hola Rosario

      Lo importante es que la entrega se haga de forma oficial y aceptada por el cliente. Si tenéis una lista de documentos, la podéis usar como lista de entregables de lo que se está traspasando. Obviamente, también sería recomendable que primero acordárais lo que se debe traspasar, ya que no toda la documentación generada es importante para el cierre.

  7. SOBRE PROYECTOS PÚBLICOS, EXISTE PROYECTO DE HACE 7 AÑOS Y SE GASTO EL DINERO PRESUPEUESTADO INCLUSO SE NOTA EN EL SOSEM EL MONTO DEVENGADO, Y AL MANDAR LA LIQUIDACION POR OFICIO, SE OBSERVA QUE EL PROYECTO SE ENCUENTRA INCONCLUSA, NO EXISTE EXPEDIENTE, SE VISUALIZA QUE EL PROYECTO SE ENCUENTRA EN LA FASE VIABLE COMO SE HACE PARA PASAR A LA FASE DE INVERSION, QUE TRAMITES O ACCIONES TOMAR.

  8. en un cierre de cualquier proyecto para mi es la satisfacción del la comunidad donde se desarrollo el proyecto, allí debe de jugar un papal preponderante los gobiernos locales, con el fin de verificar dicho cumplimiento, revisando el aspecto social, ambiental, humano etc. de la region.

  9. Quiero hacer parte de este comentario a cerca del cierre de un Proyecto.
    Considero la relevancia que se debe tener en el cierre de un Proyecto, porque es allí donde podemos decir que se oficializa la finalización de todos los compromisos, tanto con la organización como con las personas externas, certificamos el cumplimiento de los compromisos adquiridos,liberando totalmente al equipo del proyecto.

  10. Para la fase final de un proyecto llamado cierre en este diplomado,cabe resaltar que para efectuar la entrega ; se deben de tener las actas de recibo definitivas,firmadas y aprobadas por el cliente, donde se manifieste la conformidad con el producto o servicio para el cual fue contratado una persona y/o empresa, resaltando que estos documentos deben ir soportados con el informe final de obra, especificando las conformidades, aceptación de los procesos constructivos, materiales utilizados,paz y salvo del personal utilizado en en proceso, pagos a contratistas, pagos y o aportes a la seguridad social, paz y salvo de proveedores; sin embargo se debe tener en cuenta que el cierre del proyecto no se entenderá como culminado hasta no cumplir con los requisitos y tiempos exigidos por las pólizas y compromisos referentes a la GARANTÍA, Para lo cual se debe tener como base un equipo que aunque no este presente, estará disponible para cualquier requerimiento y cumplir con lo estipulado en la FASE DE GARANTÍA, amparada por una PÓLIZA.

  11. Formalmente, el cierre del proyecto es la última de las fases que componen el proceso de gestión del mismo.
    ES el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los contratos con proveedores y cliente, y el cierre financiero del proyecto dentro de la propia organización.

  12. para finiquitar el cierre de un proyecto es importante la entrega a satisfacción del cliente y de los implicados en este e importante que lo entes competentes realicen las auditorías para confirmar que se ha realizado la ejecución con trasparencia y que este fue culminado con éxito sin dejar cosas inconclusas

2 Pings/Trackbacks for "Cierre del proyecto"

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*