¿Porque son importantes los certificados de aceptación?
El certificado de aceptación sea tal vez uno de los documentos más importantes dentro del proceso de gestión de alcance de un proyecto, ya que es el documento que permite oficializar una entrega y por tanto desencadenar las acciones que dependan de esta. Entre estas acciones podemos encontrar:
- La liberación de personas o recursos asignados al proyecto, que pasan a estar disponibles para trabajar en otros proyectos de la empresa.
- La facturación al cliente cuando la entrega sea también un hito de facturación. En el sector de la construcción es habitual que la ultima aceptación cueste de conseguir, de tal forma que cuesta emitir la última factura. Si trabajas en este sector seguro que sabes de lo que te hablo.
- El traspaso de responsabilidad de un grupo a otros cuando haya diferentes responsables en función de la fase del proyecto. Esto suele ocurrir en proyectos de industrialización de nuevos productos. Durante la fase de desarrollo el responsable suele ser ingeniería, pero una vez el diseño del producto esta finalizado, el proyecto pasa a ser responsabilidad de fabricación hasta su entrada en producción.
- Pago a proveedores. De la misma forma que a nosotros nos pagan cuando el cliente nos acepta un entregable, también los pagos a proveedores suelen estar relacionados con alguna entrega o finalización de trabajos.
Por el hecho de ser un documento tan importante en gestión de proyectos y de uso bastante habitual, es bueno disponer una plantilla de certificado de aceptación para hacer este proceso de forma uniforme.
Te recordamos que la puedes descargar esta plantilla gratuitamente en formato PDF, para rellenar a mano, o, por un pequeño precio, en formato editable junto con todas las otras plantillas de gestión y nuestro libro Guía Práctica en Gestión de Proyectos.
Partes de un certificado de aceptación
Aunque cada plantilla puede ser diferente y no existe un formato válido o de uso obligado para todos los proyectos, si que existen unos mínimos que cualquier modelo de certificado de aceptación debería tener. A continuación te indico estos apartados y te muestro como rellenarlos en la plantilla que te ofrecemos.
Identificación del proyecto y tipo de entrega
Este es el primer apartado del certificado y nos permite relacionar este con un determinado proyecto. En nuestra plantilla te proponemos identificar el proyecto, el cliente y el pedido (o numero de proyecto) a que se corresponda. Con ello queda totalmente claro a qué hace referencia este documento.
Dentro de este primer apartado también se incluyen dos casillas para indicar si se trata de una aceptación parcial o final. Simplemente marcaríamos la que corresponda.
Identificación del entregable
Se trata de una descripción en texto del entregable al que hace referencia esta aceptación. Una buena forma de hacer esta descripción es referenciandola a un elemento de la WBS del proyecto o una partida del pedido, cuando se pueda.
A continuación de este apartado verás una área para poner comentarios. Suele ocurrir que se pueda realizar una entrega, o deba realizarse, pero esta no este totalmente completa o se hayan encontrado problemas. En algunos casos esto no es motivo suficiente para no aceptar la entrega, pero obviamente es necesario completar el alcance, por lo que estas diferencias o temas pendientes los podemos incluir como comentarios.
Área de firmas de la plantilla
Al tratarse de un documento muy importante para el proyecto y con implicaciones en diferentes áreas, este debe ir firmado, tanto por el responsable del proyecto y por el cliente. Nuestro modelo incluye unas casillas para ello.
