Análisis PREN en gestión de proyectos

Una vez realizado el análisis interno y externo del proyecto mediante la matriz DAFO, estamos listos para dar el siguiente paso y preparar el plan de acciones a tomar mediante el análisis PREN, o CAME en sus siglas en español. Mientras en análisis DAFO nos permite conocer dónde estamos, el análisis PREN nos ayudará a visualizar como podemos facilitar la consecución de los objetivos del proyecto; por lo tanto, que puntos debes considerar en tu planificación.

Puedes descargar una plantilla para realizar este análisis aquí

¿Qué es el análisis PREN?

El análisis PREN es una herramienta de análisis complementaria al análisis DAFO y que habitualmente se usa posteriormente a este. Aunque su aplicación es muy general dentro del mundo de la empresa, podemos beneficiarnos también de su uso en la gestión de proyectos.

Al análisis PREN se le conoce en español como análisis CAME, ya que es el acrónimo de Corregir, Afrontar, Mantener o Explotar; las cuatro acciones que se relacionan con las cuatro áreas definidas en la matriz DAFO. De esta forma, realizar un análisis PREN es definir las acciones a tomar para cada uno de los puntos encontrados en el DAFO, siguiendo siempre uno de estos cuatro criterios en función de donde este situado cada punto.

Estrategias en el análisis PREN

Como se ha comentado existen cuatro acciones básicas que definen las tipologías de estrategias que se incluyen en una matriz PREN

Corregir debilidades

La primera casilla de la matriz DAFO es la correspondiente a las debilidades. O sea, aquellos aspectos internos a nuestra organización, equipo de trabajo, recursos, etc. que puedan suponer una dificultad para conseguir los objetivos del proyecto.

De forma análoga, la primera casilla de la matriz PREN será la que defina las acciones a tomar para corregir cada debilidad. Con ello se consigue una estrategia que nos permitirá mejorar la situación interna frente al proyecto y por tanto facilitar su éxito. Para definir las acciones destinadas a corregir las debilidades debes plantearte las siguientes preguntas:

• ¿Qué puedo hacer para mejorar los puntos débiles que afectan a equipo/recursos/organización/etc.?
• ¿Es posible minimizar alguna debilidades? ¿Cómo?
• ¿Es posible contrarrestar alguna debilidades? ¿Cómo?
• ¿Es posible transformar alguna debilidad en oportunidad? ¿Cómo?

Esta última pregunta puede ser la más complicada. Este caso se daría cuando la debilidad viene por la falta de algo que se puede conseguir fácilmente (falta de herramientas adecuadas, conocimientos específicos, etc.). Conseguir lo que nos falta sería una oportunidad para mejorar nuestra situación respecto al proyecto. Por ejemplo si estamos en una empresa que no tiene un programa de control de proyectos (debilidad), comprar e implantar uno para el proyecto sería una oportunidad de mejorar su gestión y control (oportunidad).

Si no tienes un programa de control de proyectos adecuado en tu empresa, a continuación te mostramos algunos que recomendamos, y que pueden probarse gratuitamente. Te animamos a probarlos para que veas las mejoras que van a aportar a los resultados de tus proyectos.

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Afrontar amenazas

Las amenazas definían los riesgos externos a nuestra organización que debía afrontar el proyecto. Por lo tanto, siguiendo los procesos de gestión de riesgos, el siguiente paso es definir una estrategia para contrarrestar o reducir al máximo cada amenaza, o riesgo, identificado en la matriz DAFO. Las estrategias que puedes usar para afrontar una amenaza son las mismas que se describen en el artículo de planificación de riesgos.

Otro punto a considerar cuanto definas las estrategias para afrontar las amenazas es responder a la pregunta ¿existe alguna amenaza fruto de una debilidad?. Esta pregunta es importante porque te indicará cuales amenazas no tiene su origen en aspectos externos, sino en aspectos internos, los cuales debes tratar corrigiendo la debilidad asociada.

Estas acciones pasan a listarse en la segunda casilla de la matriz PREN, la cual queda relacionada con la segunda casilla de la matriz DAFO.

Mantener fortalezas

Las fortalezas son aquellos aspectos internos a nuestra organización, al equipo de trabajo o a los recursos que tengamos que facilitan la consecución de los objetivos del proyecto. Por tanto, mantener estas fortalezas y aprovecharlas en la planificación del proyecto es un punto clave para maximizar las posibilidades de éxito.

De esta forma, en la tercera casilla de la matriz PREN se definirán aquellas acciones, que se incluirán en la planificación o gestión del proyecto, con objeto de sacar partido a las fortalezas identificadas en la matriz DAFO. Para ello puedes hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Puedo maximizar alguna fortaleza?
• ¿Puedo reforzar mi planificación focalizándola en una o varias de mis fortalezas?
• ¿Estoy aprovechado totalmente la ventaja competitiva que ofrecen las fortalezas?

Explotar oportunidades

Las oportunidades eran la otra cara de las amenazas; por tanto aquellos aspectos externos que pueden ayudarnos a conseguir o mejorar el resultado del proyecto. Igual que con las fortalezas, el objetivo es identificar cómo se pueden aprovechar estas oportunidades a favor del proyecto. Las acciones destinadas a ello quedarán reflejadas en la cuarta casilla de la matriz PREN.

Para definir estas acciones puedes seguir las estrategias mostradas en el artículo de planificación de riesgos, o responderte a las siguientes preguntas:

• ¿Puedo reforzar la planificación o la ejecución del proyecto aprovechando alguna oportunidad?. Por ejemplo, usando el mismo proveedor que otro proyecto de la empresa para conseguir negociar un mejor precio conjunto.
• ¿Es posible aprovechar alguna oportunidad apoyándonos en alguna fortaleza?