Análisis DAFO en proyectos

La matriz DAFO es una herramienta poco usada en gestión de proyectos, pero bastante útil si se sabe usar correctamente. En este artículo te explico cómo aplicar el análisis DAFO para mejorar la planificación de tus proyectos.

¿Qué es el análisis DAFO?

El análisis DAFO es una herramienta de análisis que suele usarse en gestión empresarial para analizar nuevos negocios o iniciativas en relación al entorno y las características de la propia empresa. Esto se consigue analizando cuatro aspectos, dos internos y dos externos, los cuales dan nombre a la matriz:

• Debilidades: Son aquellas características internas a la empresa que dificultan poder llevar a cabo aquello que estamos analizando. Por ejemplo, si para realizar algo necesitamos un determinado conocimiento que no tenemos, esto es una debilidad en nuestro equipo en relación a ejecutar esta tarea.
• Amenazas: Son aspectos del entorno que pueden dificultar o evitar llevar a cabo aquello que estamos analizando. Por ejemplo, la entrada de un competidor más fuerte, un cambio de legislación que nos afecte negativamente, etc.
• Fortalezas: Son aquellas características que tenemos y que nos facilitan poder conseguir el objetivo analizado. Por ejemplo, disponer de expertos en el tema o tener costos más bajos que los competidores son fortalezas que pueden ayudarnos.
• Oportunidades: Son aspectos del entorno que podrían facilitar la consecución de los objetivos. Por ejemplo poder reaprovechar un trabajo ya ejecutado, compartir costes, etc.

Dentro de las iniciativas que se pueden analizar estarían los proyectos, ya que estos consisten en llevar a cabo un cierto alcance, dentro de una determinada situación del entorno, dentro de una organización y con un determinado equipo. Por tanto, tiene sentido analizar su situación respecto al entorno y al equipo, determinando los cuatro puntos anteriores en referencia al propio proyecto.

Igual que con cualquier otra iniciativa que se analice, el objetivo final del análisis será identificar aspectos, acciones o precauciones a tomar que mejoren la planificación y gestión del proyecto, e incrementen sus posibilidades de éxito.

Debilidades y fortalezas en gestión de proyectos

Cuando aplicamos el análisis DAFO a un proyecto, las fortalezas y debilidades suelen estar relacionadas con los recursos internos. Normalmente son aquellos aspectos que pueden ayudarte a hacer frente a contratiempos en la planificación, o puntos débiles que ponen en duda la viabilidad del proyecto. En este segundo caso, es necesario buscar formas de contrarestar estas debilidades o posibles contratiempos.

Como ejemplos de debilidades de un proyecto tendríamos:

• El proyecto no tienen unos objetivos claros. En este caso sería necesario tomar acciones para mejorar la definición del alcance
• No existe una estrategia definida. La falta de estrategia puede estar relacionada con el punto anterior, o con la falta de una planificación consistente. Si tienes esta debilidad en tu proyecto, son dos puntos que deberías revisar.
• Costes internos elevados. Esto puede dificultarte conseguir el presupuesto del proyecto si usas demasiados recursos internos. En este caso puede ser más recomendable buscar recursos externos.
• Faltan determinadas competencias específicas. Si en el equipo del proyecto no se dispone de los conocimientos específicos y necesarios para la ejecución del proyecto, será necesario considerarlo en el plan de recursos, y bien buscarlos en la organización o contratarlos.
• Las herramientas disponibles son obsoletas o no adecuadas. Si no se dispone de buenas herramientas, la ejecución y control del proyecto va a ser más difícil. Sería bueno plantearse su adquisición e implantación.
• Rentabilidad inferior a la media. Esta es una debilidad del proyecto respecto a los otros proyectos dentro de la organización. Si tu proyecto aporta menos a la organización es posible que te asignen menos recursos o prioridad. En este caso debes encontrar otras formas de incrementar su valor.

Como ejemplos de fortalezas de un proyecto podrías tener:

• Ser una organización flexible que te permita adaptarte rápidamente a los cambios que puedan surgir en la planificación.
• Disponer de buenas herramientas de planificación y control de proyectos. En este caso la cuestión es asegurar que estas se usen correctamente.
• Disponer de buenas herramientas de comunicación. Si las usas tendrás una mejor visión de la ejecución de las tareas y podrás hacer un control del proyecto más preciso.
• Disponer de personas capaces realizar el trabajo. En este caso tu preocupación será que estas personas estén asignadas a tu proyecto, y que tengan claros los objetivos.

Oportunidades y amenazas en gestión de proyectos

Las oportunidades y amenazas son las partes del análisis DAFO más fáciles de considerar en la planificación del proyecto, ya que se corresponden de forma bastante directa con los riesgos. De hecho, el análisis DAFO es una de las técnicas que se recomiendan para la identificación de riesgos. Las amenazas serían los riesgos negativos que deberían considerarse en la planificación, mientras que las oportunidades serían los riesgos positivos.

Como ejemplo de amenazas en un proyecto podrías considerar:

• La existencia de otros proyectos que compitan por los mismos recursos. En este caso te va a costar conseguir los mejores recursos, por lo que deberás intentar dar suficiente importancia a tu proyecto para que tenga prioridad en caso de conflictos.
• Existencia de cambio o nuevos requisitos. Este punto está muy ligado con la falta de definición del alcance, por lo que es un indicador que se debería trabajar este aspecto. Una forma de limitar este riesgo es tener un buen proceso de gestión de cambios.
• Mala posición en las negociaciones con proveedores o clientes. Si trabajas en una empresa pequeña, puede ser que tengas clientes o proveedores más grandes, lo cual implicará que tu capacidad de negociar será menor. En este caso es importante que uses técnicas de negociación basadas en el liderazgo y no en la fuerza.
• Cambios políticos. Cambios en la legislación pueden suponer sobrecostes o dificultades a considerar como riesgos. Un ejemplo de ello sería el BREXIT para las empresas que trabajan para clientes ingleses.

Las oportunidades son aquellos aspectos externos que pueden favorecer la evolución del proyecto. Por ejemplo:

• Reaprovechar conocimientos. Si tu proyecto tiene similitudes con otros proyectos de tu empresa, puedes intentar reaprovechar el trabajo ejecutado.
• Compras conjuntas o de mayor volumen. Unir las compras con las de otros proyectos, o poder dar paquetes de trabajo mayores a un mismo proveedor son formas de reducir el coste de las compras.
• Compartir recursos. Si existen otros proyectos que requieren de forma parcial del mismo recurso en fechas similares, puedes intentar compartirlo, dividiendo su coste.

Una forma más metódica de definir las acciones a tomar en cada caso es mediante la matriz PREN, la cual se tratará en otro artículo. Aquí puedes descargar una plantilla para hacer el análisis DAFO.