Cómo afrontar los proyectos complejos

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Los proyectos complejos, aquellos con equipos grandes y distribuidos, un alto grado de novedad, o con presupuestos elevados, suelen ser un dolor de cabeza para los directores de proyecto.




En este artículo se destacan algunos puntos a considerar cuando gestionemos este tipo de proyectos; los cuales van más allá de los procesos habituales de gestión de proyectos. Los procesos son necesarios en cualquier proyecto, independientemente de su tamaño aunque ajustados de acuerdo a este, pero hay algunos aspectos que aparecen sobre todo cuando el proyecto crece en complejidad.

Conseguir apoyos

Cuanto más complejo sea el proyecto, más apoyos y ayuda vamos a necesitar para poder llevarlo a cabo con éxito. Este apoyo se basa en tres aspectos básicos:

  • Debe existir alguien alguna persona con poder dentro de la organización que tenga interés en el proyecto y lo apoye, lo que facilitará la consecución de recursos y la solución de problemas que puedan surgir. Habitualmente, y preferiblemente, esta persona debe ser el sponsor del proyecto o formar parte del comité de dirección.
  • Así mismo el sponsor del proyecto debe de oficializar que somos los responsables del mismo y darnos la autoridad necesaria sobre los recursos asignados.
  • Dentro y fuera de nuestra organización van a existir personas afectadas o con influencia sobre el proyecto, los stakeholders o interesados, los cuales pueden ayudarnos o dificultarnos el trabajo. La correcta gestión de estos es vital en proyectos complejos y puede proporcionarnos soportes adicionales.

Definir la organización

Una característica de los proyectos complejos es la existencia de equipos numerosos, y a veces dispersos, los cuales son difíciles de gestionar. Esta complexidad acaba generando conflictos e indefiniciones que incrementan el riesgo del proyecto, y consecuentemente, la posibilidad de fracaso.

Aunque siempre es necesario definir la organización, en proyectos pequeños se tiende a obviar porque esta es bastante simple o similar a la usada normalmente; por lo que la falta de organización acaba afectando a varios proyectos.

Por ello es importante disponer de una definición clara de la organización del proyecto, lo que incluye:

  • Identificar los integrantes del proyecto, sus roles y responsabilidades. Para ello existen diferentes herramientas como el diccionario de la WBS, la matriz RACI, o los organigramas.

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  • Escoger, cuando se pueda, los perfiles más adecuados para cada posición en función de las tareas a realizar.
  • Definir la jerarquía dentro del equipo del proyecto, dejando claro las líneas de reporte y aprobación.

Fomentar y formalizar la comunicación

Otra dificultad inherente a los equipos grandes es conseguir un buen grado de comunicación e integración entre sus miembros. Más allá de las técnicas de desarrollos de equipos, existen una serie de pautas que deberemos seguir:

  • Establecer una serie de reuniones e informes formales y periódicos para transmitir la información de forma regular, definiendo quien debe hacerlos, a quien deben entregarse y que información deben incluir. Aquí es importante incluir el concepto de las métricas en proyectos.
  • Definir un equipo de gestión del proyecto y reuniones de seguimiento periódicas. En proyectos complejos es habitual que existan diferentes equipos ejecutando diferentes paquetes de trabajo. En este caso la forma más efectiva de coordinar los diferentes equipos es planificar reuniones de seguimiento periódicas con los responsables de los equipos, de tal forma que la situación de los diferentes trabajos se comparta y se puedan tratar los problemas de forma rápida. El hecho de disponer de este grupo reunido de forma periódica permite implementar cambios de forma rápida cuando el proyecto lo requiera.
  • Uso de herramientas de comunicación Actualmente existen varias opciones de herramientas de comunicación que facilitan el intercambio de información, la organización de la documentación, y la coordinación de equipos. En proyectos complejos es muy recomendable implantar y usar estas herramientas.

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Buscar y escuchar a los expertos

Todos los aspectos formales y procesos de la gestión de proyectos se basan en disponer de la información adecuada para poder estimar y crear los planes, lo cual es difícil en un proyecto complejo porque muchas veces este incluirá trabajos que desconoceremos.

Por esto es importante buscar y contar con el apoyo de expertos; entendiendo como expertos aquellas personas u organizaciones que tienen la experiencia y conocimientos adecuados al tipo de trabajo que debemos realizar. Existen diferentes formas de conseguir estos expertos:

  • Si nuestra organización dispone de una PMO, posiblemente tengamos un histórico de proyectos que nos permita obtener datos de proyectos previos similares al nuestro, o datos que nos faciliten hacer estimaciones. En este caso la PMO y el histórico de proyectos actuarían como un experto.
  • También podemos mirar si algún miembro de nuestra organización ha realizado un proyecto similar al nuestro, de tal forma que pueda darnos información de cómo se desarrolló este y datos para planificarlo.
  • Si no disponemos de expertos dentro de nuestra organización, siempre podemos buscarlos fuera. Por lo general, desconocer un paquete de trabajo es signo de que este será subcontratado, por lo que una forma de conseguir apoyo de expertos es apoyarnos en posibles proveedores. Hablando con el comercial del proveedor, fácilmente podemos conseguir una estimación del coste, plazo y requisitos para ejecutar un determinado paquete de trabajo.

Esta búsqueda de expertos puede llegar hasta el punto de contratar una empresa especialista en planificación de proyectos que disponga de la experiencia y datos necesarios para hacer esta. Esto sería un caso extremo, pero incluso si solo actúan como consultores, podría ser una forma de conseguir mayor precisión en la planificación.


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Un comentario en “Cómo afrontar los proyectos complejos
  1. AKLE MUVDI CASTRO dice:

    Gracias por tu artículo, muy buenas ideas para afrontar los proyectos. Yo trabajo en una agencia de mercadeo digital como Gestion de Proyectos y creo que son muy útiles tus consejos.
    Saludos!

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