Aceptación del proyecto

¿El proyecto cumple con el alcance? Para responder a esta pregunta es importante llevar a cabo la aprobación de las entregas del proyecto, no siendo posible afirmar que esto es así hasta que este punto se ha completado.

Una de las tres restricciones del proyecto es cumplir con el alcance definido, lo que significa que el producto resultante del proyecto debe tener las características y funciones que fueron definidas en el comienzo. Llevar a cabo la aceptación del proyecto es confirmar que esto es así, y que por tanto el proyecto ha cumplido con el alcance. De ahí su importancia.

Etapas del proceso de aceptación del proyecto

Dentro de este proceso de aceptación debemos distinguir dos etapas:

  • La aceptación interna, que es aquella que ocurre dentro del equipo del proyecto antes de entregar formalmente los entregables. En algunas metodologías esto se considera como parte del control de la calidad.
  • La aceptación externa, que es la aceptación de los entregables por parte del cliente. En el siguiente enlace puedes descargar una plantilla gratuita para hacer la aceptación del proyecto

Por lógica la aceptación interna debe ocurrir antes que la aceptación externa, y esta última antes del cierre.

pasos para realizar la aceptación del proyecto

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Aceptación del proyecto interna

Es el proceso de aprobación en gestión de proyectos ocurre dentro del propio equipo del y determina si un entregable está completo y cumple con lo solicitado, y consecuentemente puede ser entregado.

Este proceso se realiza a lo largo de toda la fase de ejecución, y según la teoría forma parte de esta, aunque cobra mayor importancia en la parte final de esta fase, a medida que se van completando los entregables. Para poder llevar a cabo este proceso es importante que se cumplan los siguientes requisitos:

  • Disponer de una buena definición del alcance, tanto en lo referente al producto como al proyecto. Imaginemos que el entregable que estamos aceptando está formado por un conjunto de planos de ingeniería para un determinado componente mecánico. En este caso los planos deben de mostrar el componente mecánico de acuerdo a las características que este debe tener (producto), pero también deben estar hechos siguiendo los formatos, plantillas, etc. definidos por la organización (proyecto).Referente a este aspecto, es también importante haber definido previamente la composición del entregable (lista de planos, lista de materiales, etc), ya que un aspecto de calidad a controlar es que el entregable esté completo. Lo mismo es aplicable a las normas a seguir para realizar el entregable. Técnicas para definir correctamente el alcance 
  • Definir el flujo y responsables para realizar la aprobación de los entregables. Estos puede ser hecho en la lista de entregables. En función de la tipología del entregable puede ser necesario efectuar diferentes tipos de aprobaciones, como técnica, formal, etc. Por ejemplo un plano técnico deberá ser aprobado por el responsable técnico antes de pasar al director del proyecto, el cual revisará que el plano se corresponda con el alcance incluido en el proyecto.
  • Disponer de un sistema de control de la documentación que permita saber el estado de aprobación de cada entregable y cuál es la última versión aprobada.

Una vez efectuada la aprobación interna del entregable, este puede ser entregado al cliente y continuar con el proceso de aceptación externa.

Aceptación del proyecto externa

Es la aceptación del proyecto que hace el cliente de los entregables creados durante su ejecución, y que determina si estos cumplen con los objetivos o no. Este aspecto tiene una importancia vital dentro de la gestión de proyectos por los siguientes motivos:

  • Cuando se trata de la aceptación de una fase o de un entregable parcial, esta permite comprobar si vamos en la dirección correcta antes de ejecutar nuevos trabajos. Esto limita el volumen de horas o gastos sujetos a riesgo de retrabajo, lo cual reduce el riesgo del proyecto. En este sentido, una correcta definición de entregables parciales puede ser parte de una estrategia de mitigación del riesgo de no conformidades.
  • Fija el punto de partida y la base para la ejecución de los siguientes entregables. Esto facilita que las nuevas solicitudes, relacionadas con los entregables aprobados, puedan ser tramitadas como cambios y por tanto no influir sobre los resultados del proyecto. Aunque a veces, por temas políticos o comerciales, no siempre es posible.
  • Si el entregable está ligado a un hito de facturación, la aceptación formal de este permite emitir la factura. Por tanto una correcta definición y consecución de los entregables intermedios, y su facturación, es una herramienta importante para cuadrar el flujo de caja del proyecto y reducir sus costes de financiación, si los tuviera.Saber más sobre el flujo de caja del proyecto 
  • La aceptación de un entregable permite liberar a los recursos que trabajaban en él, tanto internos como proveedores, los cuales pasan a estar disponibles para otros proyectos u otros entregables dentro del proyecto. Es importante esclarecer que la liberación formal de los recursos no se hace en la fase de aceptación, sino en la de cierre, aunque en la práctica su liberación depende de la aceptación formal del trabajo que realizaban, sobre todo si este estaba ligado a un entregable intermedio.

Estos puntos pueden verse más claro con un ejemplo. Imaginemos que parte de la entrega de un proyecto de una planta industrial, correspondiente a la fase de diseño preliminar, es la definición de la obra civil; sobre la que se basará la implementación preliminar de los diferentes suministros industriales del edificio. En este caso parece razonable hacer una entrega parcial de la obra civil, antes de comenzar las implementaciones, para que sea aprobada por el cliente. Con ello fijamos la distribución del edificio, que será la base de las implementaciones, liberamos el ingeniero civil, y si la entrega de la obra civil está ligada a un hito de facturación, podemos adelantar el cobro del proyecto.

Por su importancia en la planificación del proyecto, es importante remarcar que la aceptación no es algo que deba considerarse únicamente en el momento de realizar una entrega. Como se ha visto, la definición de entregables parciales y su aceptación tiene un efecto importante sobre las finanzas y riesgos del proyecto, por tanto el director del proyecto debe planificar también el proceso de aceptación como parte de la planificación del proyecto.

Adicionalmente, la aceptación de una fase o del proyecto constituye un requisito necesario para proceder al proceso de cierre.

Herramientas que pueden ayudarte

El proceso de aceptación de los entregables del proyecto es complejo y require de una buena documentación. De no hacerlo se corre el riesgo de que se siga solicitando un producto ya entregado, y por tanto se siga incurriendo en costes y se generen atraso.

Para ayudarte con este proceso dispones de varias plantillas que puedes descargar y usar en tus proyectos.

Nombre

Características

Formato

Ejemplo lista de puntos abiertos

Plantilla para rellenar una lista de puntos abiertos para seguir los temas pendientes durante el proceso de cierre del proyecto. 

PDF
o
Excel

Certificado de aceptación

Ejemplo de certificado de aceptación para conseguir documentar las entregas y cierres de proyectos con clientes. 

PDF

Word

Lista de entregables

Plantilla de lista de entregables para poder definir y controlar los entregables que debe generar el proyecto. Es una herramienta básica para poder aceptar y cerrar este.

PDF
o
Excel

Caso específico de aceptación del proyecto: el Handover

El Handover significa el traspaso de la responsabilidad sobre un determinado producto de un equipo para otro, lo cual suele ocurrir en los cambios de fases dentro del ciclo de vida del proyecto, o al finalizar proyectos desarrollados para la propia organización. En estos casos, el equipo que recibe la responsabilidad debe comprobar y certificar que está recibiendo toda la información necesaria para poder asumir esta responsabilidad con garantías, liberando de esta al equipo anterior. Por tanto, el Handover constituye un tipo concreto de aceptación del entregable. Podemos dar diferentes ejemplos de ello:

  • Inicio de la producción en serie de un nuevo modelo de vehículo (habitualmente llamado SOP). Este punto implica la finalización del proyecto de desarrollo (ingeniería queda libre) para pasar a la fase de producción, y por tanto un traspaso de la responsabilidad de ingeniería para producción. Para aceptar esta responsabilidad producción solicitará que el producto este suficientemente maduro, o sea que ingeniería hayan cerrado todos los puntos abiertos referentes al desarrollo.
  • Inicio de la fase de compras. En esta fase compras asume la responsabilidad de buscar proveedores dentro del presupuesto asignado, y de emitir los pedidos desde el punto de vista administrativo. Por tanto, habitualmente solicitará que ingeniería haya finalizado y definido completamente los requisitos técnicos del producto que formen parte de la RFQ. Este ejemplo sería un cambio de fase dentro del proyecto, ya que aunque el equipo de diseño quedaría liberado, el proyecto sigue abierto y pasa a una nueva fase de su ciclo de vida.

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2 comentarios en «Aceptación del proyecto»

  1. Gracias Albert por tu excelente contribución. Es algo que me faltaba y para los proyectos que gestiono es muy importante. En proyectos mineros, en las obras de planta el cliente retiene hasta un 15% durante uno o dos años para obligar a las reparaciones por fallas en la cimentación.
    Saludos cordiales

  2. Tras la aceptación del proyecto se debe definir los objetivos del proyecto con claridad, alineando el mismo con una estrategia empresarial e institucional. Manejando los recursos físicos, financieros y humanos, administrando los costos y presupuestos que incurren sobre el mismo, gestionando los plazos para finalizar el proyecto a tiempo. Administrando la calidad según los estándares de desempeños definidos. Ser específico con los perfiles y las competencias requeridas. Analizar y manejar los riesgos. Manejar las herramientas, los métodos, las métricas y los cronogramas y Planos maestros del proyecto. Negociar con los proveedores externos para asegurar que todos los materiales necesarios para el desarrollo del proyecto estén en el momento adecuado. Hacer seguimiento y control oportuno y administrar los problemas y los cambios que el proyecto exija sobre la marcha.

7 Pings/Trackbacks for "Aceptación del proyecto"
  1. […] En el caso de proyectos ejecutados de forma progresiva o por fases, también se considera un cambio una modificación en los puntos aceptados al final de la fase anterior, los cuales son el punto de partida y definen el trabajo a ser ejecutado durante la fase en curso (leer artículo de aceptación de proyectos) […]

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