Pros y contras de un software de administración de proyectos

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La administración de proyectos se ha convertido en un aspecto fundamental para muchas empresas que buscan optimizar la eficiencia y eficacia de sus proyectos; sobre todo cuando estas crecen y también lo hacen sus proyectos. Para ello, muchas recurren a la implementación de un software de administración de proyectos; al ser una herramienta muy útil que puede ayudar a los directores de proyectos a hacer su trabajo de forma más eficiente.

Si bien la incorporación de software de administración de proyectos puede sin duda mejorar los procesos de gestión; su uso tiene una serie de ventajas y desventajas que requieren de una evaluación cuidadosa.



Ventajas de un software de administración de proyectos

Considerando las herramientas disponibles en la mayor parte de programas de administración de proyectos, podemos destacar una serie de ventajas que reporta el uso de este tipo de soluciones:

  • Mejora de la colaboración entre los miembros del equipo. La mayoría de los programas de administración de proyectos ofrecen herramientas de comunicación que permiten al equipo estar permanentemente en contacto, independientemente de su localización. Esto facilita el traspaso de información, permite detectar y solucionar los problemas más rápidamente, y facilita que todos trabajen de forma más conjuntada.
  • Mejorar el archivo y la compartición de documentos. Todos los proyectos requieren y generan gran cantidad de documentación; por lo que mantener esta actualizada, organizada y asegurar su correcta distribución pasa a ser un problema para muchos directores de proyectos. Muchos de los programas de administración de proyectos existentes incluyen herramientas para almacenar y compartir esta documentación.
  • Mejoran la gestión de los costes del proyecto. El control de costes es uno de los beneficios más importantes de la gestión de proyectos, pero también el más complicado de conseguir. Para ello necesitamos disponer de un presupuesto de partida, y de información actualizada y frecuente de los costes que se están generando, lo cual puede facilitarse con las herramientas adecuadas.

Saber más sobre cómo gestionar los costes

  • Generar informes y pronósticos. Una característica del software de administración de proyectos es su capacidad para ordenar y tratar la información, lo que nos permite generar automáticamente informes de seguimiento. En muchos casos, estos pueden calcular e incluir métricas predictivas que anticipen la situación final del proyecto en base al rendimiento y situación actual.

Saber más sobre métricas

Desventajas de un software de administración de proyectos

Aunque el uso de un software de administración de proyectos tiene muchas ventajas, también tiene desventajas que debemos conocer y tener en cuenta:

  • Coste del programa y poco ROI. Los costes de adquirir e implementar una nueva herramienta no suelen ser bajos. Aunque existen herramientas gratuitas o muy económicas, las herramientas que ofrecen las mejores prestaciones no suelen serlo. Esto unido a los costes de adaptación, capacitación e implementación hacen que no siempre sea posible recuperar la inversión.
  • Un software de administración de proyectos puede complicar los pequeños proyectos. Cualquier herramienta puede ser de gran ayuda, pero va a requerir un trabajo extra para configurarla y alimentarla con datos. En proyectos pequeños talvez este trabajo extra no compense los beneficios obtenidos de la herramienta.
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  • Que la herramienta sustituya a los procesos. Una herramienta permite ejecutar los procesos de forma más eficiente, pero, ni los crea, ni los sustituye. Por tanto, al implementar un software de administración de proyectos en una organización con poca cultura de gestión de proyectos, se corre el riesgo de que esta pase a confiar la gestión de los proyectos a la propia herramienta, esperando sus alertas para actuar o aplicar acciones.

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