Cómo obtener el máximo rendimiento de un sistema de gestión de proyectos

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Implementar una nueva herramienta de gestión de proyectos es una decisión no exenta de riesgos. Para reducir estos riesgos, compartimos 9 consejos para obtener el máximo rendimiento del nuevo sistema de gestión de proyectos y garantizar que la organización lo utilice correctamente.

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Definir un sistema de gestión de proyectos adecuado para la organización

Muchas empresas tropiezan con la implementación de un sistema de gestión de proyectos porque este es intrínsecamente difícil de usar. Por ello es importante ajustar sus funciones a lo que realmente necesitamos, ya que cuantas más tenga, más fácil será que el equipo se sienta intimidado por este, y por tanto estarán peor predispuestos y existirán menos probabilidades de que lo usen.

Por tanto es bueno plantearse una herramienta que permita ampliaciones posteriores, de tal forma que su introducción se haga poco a poco, de acuerdo a nuestras necesidades y al grado de aceptación que esta reciba.


Considerar la movilidad.

Un sistema de gestión de proyectos que este optimizado para móviles y tabletas va a permitir que el equipo sea más productivo y eficiente. Normalmente estos permiten acceder a archivos e información, así como interactuar con el resto del equipo, desde cualquier parte del mundo y en cualquier zona horaria.

Esto, a parte de una mejora para la organización, es una mejora tangible que facilita el trabajo a los empleados. Por tanto estos van a tener una mejor predisposición hacia la nueva herramienta, facilitando su uso e implementación.

Asegurar de que el software puede integrarse con otras aplicaciones.

Un error típico al escoger e implementar un nuevo sistema de gestión de proyectos es que este acabe no trabajando bien con las otras herramientas existentes, lo que acaba obligando a los empleados a entrar los datos por duplicado y hacer trabajo extra.

No hace falta explicar por qué esto desincentiva y dificulta la implementación de la nueva herramienta.

Sea realista acerca de las expectativas.

Cualquier sistema de gestión de proyectos permite soportar y automatizar los procesos de gestión de proyectos existentes, no reemplazarlos o crearlos; ya que generalmente estos tienen tres funciones básicas: adquisición y administración de datos, soporte de decisiones, y generación de informes y gráficos.

Por tanto, no podemos presentar una nueva herramienta como la solución a una gestión de proyectos deficiente, ya que esto creará falsas expectativas y por tanto rechazo cuando estas no se cumplan.

Encontrar los apoyos adecuados.

El factor más importante para conseguir un buen retorno de la inversión que se haga en el nuevo sistema de gestión de proyectos es su adopción por parte del equipo. Para ello es indispensable que este cuente con el apoyo de las personas clave de la organización.

Cómo calcular el retorno de la inversión en una programa de gestión

Intentar implementar una herramienta corporativa global desde un departamento o área es sinónimo de fracaso, ya que esto solo puede ser promovido desde la dirección.

Aplicar un despliegue incremental alineado con la capacitación.

Es importante que la implementación de la nueva herramienta se haga de forma coherente y coordinada con la capacitación de las personas que deben usarla.

Por tanto a veces lo más efectivo es empezar con las características básicas e implementar las más avanzadas progresivamente para aquellos empleados que las necesiten. Con esto conseguimos poder dar una primera capacitación general que permita usar las características básicas y de uso más general, y a partir de aquí ajustar las prestaciones y formación a las necesidades de cada empleado. La falta de formación puede ser tan negativa como el exceso de cara a garantizar el uso de la nueva herramienta.

Defina los flujos de trabajo por adelantado.

Un nuevo sistema de gestión de proyectos implica una nueva forma de trabajar y por tanto nuevos procesos de trabajo. Es importante definir estos por avanzado y asegurarnos que se integran con los procesos existentes.

Si definimos la forma de trabajar una vez la herramienta esté implementada, existirán múltiples problemas, su uso exigirá un tiempo adicional, y por tanto los empleados se posicionarán contra esta.

No permitir la duplicidad de herramientas

Aunque pueda parecer que esto facilita la transición hacia la nueva herramienta, porque reduce el efecto sobre los trabajos en curso, la verdad es que la dificulta. Por regla general las personas tienden a oponerse a los cambios, por lo que sí existe la posibilidad de usar una herramienta conocida, esta será la primera opción. Al no usar la nueva herramienta, esta no acabará de implementarse.

Lo más adecuado es que la nueva herramienta sustituya completamente la anterior, asegurándonos que toda la información ha sido correctamente traspasada y que el personal ha recibido la formación adecuada en el momento del cambio.

Pedir la ayuda de los expertos.

Un proyecto de implementación de un nuevo sistema de gestión de proyectos suele ser algo poco habitual en una empresa, por lo que puede tener sentido considerar la participación de alguien experto. En el mercado existen varios consultores y empresas especialistas en este tipo de proyectos que pueden ayudar e indicar las mejores prácticas. Incluso el propio proveedor de la herramienta puede darnos este servicio y aportar su experiencia con otros clientes.

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