Rol del director de proyectos

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Rol del director de proyectos como gestorDesde un punto de vista genérico, el rol del director de proyectos no se ve modificado por el hecho de tratarse de un proyecto internacional, ya que al final sus responsabilidades y funciones son las mismas (¿cuales son estas funciones?). Aun así, las características propias de un proyecto internacional (¿qué es un proyecto internacional?) hacen que este rol deba ser ajustado.

Rol del director de proyectos como gestor

La primera diferencia la podemos encontrar al tener que gestionar equipos de diferentes países, lo que puede implicar diferentes culturas y formas de trabajar. Esto dificulta la gestión, ya que comportarse de una forma diferente a la esperada por el personal local puede ser fuente de problemas. Pongamos dos ejemplos:

  • En los países germánicos se da mucha importancia a la planificación, y una vez el equipo ha recibido esta, casi de da por hecho que se va a cumplir, o que en caso contrario, se avisara al director del proyecto. Con ello el director del proyecto gasta muchos recursos en planificar y asume un rol un poco más pasivo durante el seguimiento, confiando en el equipo y apoyándose en la comunicación formal.


La situación cambia totalmente en los países latinos, donde la planificación se toma como referencia, en el mejor de los casos, y se espera que el director del proyecto esté encima del equipo indicando lo que se debe hacer y siguiendo la evolución. Obviamente esto implica un menor gasto de recursos en la planificación, a costa de una mayor implicación durante el seguimiento, y mucha más interacción con el equipo.

En las culturas occidentales tendemos a ser individualistas, y por tanto aspectos como delegar y dejar que las personas puedan desarrollarse y trabajar de forma autónoma se consideran parte de una buena gestión. ¿Pero qué ocurre en Asia? En la cultura asiática el grupo está por delante del individuo, hasta el punto de que sobresalir o ser muy autónomo se considera negativo. En este caso, delegar demasiado o exigir autonomía puede llegar a generar un conflicto en la persona por estar pidiéndole hacer algo que para él o ella no es lo correcto.

Estos dos ejemplos muestran situaciones en las cuales la cultura del director del proyecto puede entrar en conflicto con la cultura de los miembros del equipo. ¿Qué debemos hacer en estos casos? Desde mi punto de vista, lo primero es conocer las particularidades de cada cultura y adaptar nuestra forma de gestionar a cada situación en particular. Pretender que sea el equipo, o aun peor, los proveedores locales, los que se adapten a nosotros es en general contraproducente y no suele ocurrir.

 

Esta adaptación también afecta a los esfuerzos dedicados a la propia gestión del proyecto. Si sabemos que la planificación será usada solo como referencia, ¿tiene sentido gastar muchos esfuerzos en ella para hacerla muy detallada? Talvez, sea mejor ahorrar esfuerzos en esta fase y gastarlos durante la ejecución incrementando el seguimiento. Al final la eficiencia de un proyecto depende del total de esfuerzos invertidos, no de cómo estos se han distribuido.

Rol del director de proyectos como facilitador

Cómo se comenta en el artículo de problemas y oportunidades en proyectos internacionales, las diferencias culturales, de zona horaria, e idiomáticas crean dificultades para la comunicación entre los diferentes miembros del equipo, lo que al final repercute negativamente en el proyecto.

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Para mitigar estos problemas, el director del proyecto debe reforzar sus esfuerzos como facilitador de esta comunicación, definiendo el idioma común, las herramientas, y los procesos o reuniones periódicas que faciliten un mayor contacto y reduzcan los conflictos y problemas.

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También es importante no dar por hecho que la comunicación se ha producido correctamente, ya que aunque las palabras se hayan entendido, su significado puede ser diferente en diferentes culturas. Por tanto conviene promover la comunicación en ambas direcciones, pidiendo confirmación e intentando descubrir lo que el otro ha entendido. Ejemplo de esto es el contenido del proyecto ejecutivo en diferentes países, el cual puede ir desde documentación muy detallada pensada para poder construir, hasta simples esquemas para fines legales. Obviamente entregar lo segundo en un lugar donde se espera lo primero va a generar problemas con los proveedores, y a la inversa, estaremos invirtiendo más recursos de los necesarios.

 

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