Invertir en un programa de gestión de proyectos

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Uno de los aspectos a considerar durante la decisión de implementar un determinado programa de gestión de proyectos es el retorno de la inversión (ROI) que obtendremos de esta iniciativa. Lo cual puede ser un verdadero desafío. El “retorno” en el programa de gestión de proyectos y procesos es normalmente visto como el hecho de evitar o reducir problemas y costes adicionales. Este tipo de “costo negativo” es a menudo un tema difícil de cuantificar.

En este artículo se pretende dar una orientación sobre cómo realizar el cálculo del retorno de la inversión (ROI) para un programa de gestión de proyectos

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La I dentro del ROI de un programa de gestión

La inversión (I) es el coste que asumiremos debido al uso e implementación del programa de gestión de proyectos elegido, lo cual a menudo se define mal y tiende a ser subestimado. Entre los puntos a considerar en su cálculo podemos destacar:

Costes de propiedad: Son los costes que asumiremos por el hecho de disponer del software a lo largo de su vida

util. Recomendamos hacer un cálculo a 5 años:

Invertir en un programa de gestión de proyectos

  • Licencias: aunque existen programas de código abierto o gratuitos, lo más habitual es que debamos pagar una licencia por el uso del software. Esta licencia suele depender de la cantidad de usuarios o instalaciones a ser realizadas.
  • Equipos: excepto si nos decantamos por un software online, lo más normal es que este exija el uso de determinados equipos para su instalación. Aunque estos sean existentes, siempre debemos considerar la posible necesidad de actualizarlos, sustituirlos, mantenerlos, realización de copias de seguridad, etc.

Costes de instalación, integración y configuración: son los costes que tendremos que asumir para disponibilizar y hacer funcionar correctamente el nuevo programa dentro de nuestra organización.

Esto empieza con la recopilación de las necesidades de la organización y la definición de las entradas y salidas que vamos a pedir al nuevo software, junto con la relación que este deberá tener con otros programas existentes (por ejemplo un programa de gestión de proyectos puede importar las horas trabajadas de un programa de gestión de tareas

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 Una vez definidas estas necesidades, deberemos implementar esto en el nuevo programa de gestión y comprobar su funcionalidad; lo que puede suponer un importante uso de recursos internos y externos, así como varias semanas de trabajo.

Proceso de cambio: la implementación de software de gestión de proyectos es un proyecto de gestión del cambio  Esto causará un cambio de comportamiento en la organización, lo que generará una cierta pérdida de tiempo y dinero hasta obtener todas las ventajas del nuevo software.

Saber más sobre la gestión del cambio

Formación: relacionado con el punto anterior están los costes de formación de los usuarios del nuevo software, lo que implicará costes y tiempo.

La R dentro del ROI de un programa de gestión

Para poder calcular el retorno de la inversión en necesario definir y conocer cuál es el problema que queremos resolver o mejorar con el nuevo programa de gestión de proyectos, y estimar la mejora que esperamos conseguir. Si no estamos seguros de cuál es el problema a resolver con el programa de gestión de proyectos, entonces es probable que no se deba implementar nada.

Conociendo el objetivo será posible definir alguna métrica que permita cuantificar económicamente la mejora que buscamos.

  • Cómo ejemplos de métricas u objetivos que podemos definir estarían:
  • Facilitar la comunicación. En este caso una posible métrica serían las horas dedicadas a reuniones a lo largo del proyecto o el número de reuniones, lo que puede también incluir los viajes para asistir a ellas.
  • Reducir modificaciones. En este caso como posibles métricas tendríamos el número de cambios a realizar, las horas gastadas en cambios o correcciones, etc.
  • Reducir plazos o coste. En este caso el objetivo es directamente la métrica.

El segundo paso, y talvez é más complicado, es establecer la mejora que esperamos obtener en esta métrica; lo cual determinará el resultado económico que retornará el nuevo software y justificará su implementación.

Para poder estimar esta mejora existen diferentes métodos que podemos usar:

  • Por comparación con otras iniciativas similares dentro de la misma organización.
  • A través de expertos o consultores que tengan experiencia similar en otras organizaciones.
  • Si tenemos recursos 100% dedicados a las actividades que pretendemos eliminar con el nuevo software, en este caso la estimación es directa.

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