Reducir el plazo del proyecto

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¿Qué ocurre cuando el cronograma no cumple con el plazo requerido? Pues en este caso deberemos buscar alternativas para reducir el plazo del proyecto; para lo cual existen diferentes estrategias. Este artículo trata de las estrategias más habituales que tiene un director de proyectos para reducir la duración total del proyecto.

Estrategias para reducir el plazo del proyecto

plazo del proyectoLo primero que debemos considerar es que el plazo del proyecto dependen tanto de aspectos internos al cronograma, como externos a él:

  • Como aspectos internos al cronograma podemos destacar las tareas, las relaciones entre tareas, y los plazos de las tareas.
  • Como aspectos externos al cronograma podemos destacar los relativos a limitaciones y objetivos del proyecto, y los impuestos por el resto de planes del proyecto

Por motivos obvios, inicialmente intentaremos reducir los plazos del proyecto actuando sobre los aspectos internos, dejando los aspectos externos como una segunda alternativa. En el caso de tener que recurrir a los segundos, debemos ser conscientes que estamos alterando aspectos incluidos en el project charter, por lo que cualquier actuación en este aspecto debe estar consensuada, y aprobada, por el sponsor o el comité de dirección del proyecto.

Cómo crear el cronograma de un proyecto


En general podemos destacar tres puntos comunes a todas las estrategias definidas más adelante, los cuales debemos tener en cuenta cuando las apliquemos:

  • Estas estrategias pueden utilizarse tanto en la fase de planificación, como durante la fase de seguimiento y control. En este segundo caso su objetivo será corregir desviaciones respecto la línea base. Si al aplicar estas modificaciones se ven afectados los compromisos u objetivos del proyecto (costes, recursos, etc.), será necesario solicitar una nueva aprobación del sponsor o el comité de dirección del proyecto, ya que estamos modificando el plan de gestión del proyecto.

Saber más sobre  la línea base

  • Estas estrategias deben aplicarse sobre tareas que formen parte del camino crítico, ya que de lo contrario no conseguiremos ningún efecto sobre la duración total del proyecto. También deberemos comprobar que el camino crítico no haya cambiado, lo que implicaría que la reducción de la duración sería menor que la esperada.

¿Qué es y cómo encontrar el Camino Crítico?

  • No existe una estrategia mejor que otra, salvo la distinción hecha anteriormente, por lo que la mejor solución normalmente acaba pasando por una combinación de varias propuestas basadas en diferentes estrategias. Para poder decidir cuál es la mejor solución es necesario calcular los efectos de cada propuesta sobre el coste, riesgos, y otros proyectos (si trabajamos en entornos multiproyectos), y optar por aquellas que consigan la reducción de la duración deseada con un efecto menor.

Reducir el plazo del proyecto (aspectos internos)

Fast tracking

Esta estrategia consiste en modificar las relaciones entre tareas, de tal forma que dos tareas pasen de ejecutarse en serie, a ejecutarse en paralelo, lo que únicamente es posible si la relación entre las tareas no era del tipo obligatoria.

reducir plazo del proyecto

Esta estrategia tiene tres inconvenientes principales:

  • Incrementa el riesgo, ya que la segunda tarea se hace sin disponer del resultado de la primera (lo que inicialmente se había considerado una ventaja).
  • Puede suponer un incremento del plazo y el coste de la segunda tarea, ya que por el motivo anterior es esperable tener que efectuar retrabajos. Estos pueden considerarse como parte de la tarea si asumimos que son seguros, o como un riesgo si son una posibilidad.
  • Incrementa la necesidad de recursos, tanto del equipo de proyectos como del director de proyectos, en el momento de ejecutarse las dos tareas. Por tanto, pueden generarse problemas de disponibilidad de recursos, o riesgos asociados a ello.

Dentro de esta estrategia para reducir el plazo del proyecto encontraríamos la contratación de paquetes de trabajo, o tareas, a empresas externas en sustitución de recursos internos, lo que permite hacer trabajos en paralelo sin incrementar el uso de recursos internos, pero asumiendo mayores costes y riesgos por el menor control que tenemos sobre estos.

Crashing

Esta estrategia consiste en reducir el plazo de ejecución de una determinada tarea, sin modificar los contenidos de esta, lo cual puede conseguirse de las siguientes maneras:

  • Incrementado la eficiencia de los recursos asignados a la tarea, bien asignando personas con más experiencia y/o mejor perfil profesional, o bien incluyendo herramientas que ayuden en el trabajo (como un mejor programa informático)
  • Incrementar la cantidad de recursos asignados a la tarea, lo que puede conseguirse moviendo recursos desde otras tareas de fuera del camino crítico, o incrementando los recursos totales asignados al proyecto.
  • En el caso de tareas repetitivas también es posible mejorar la eficiencia creando procesos de trabajo, o favoreciendo el aprovechamiento de las lecciones aprendidas, de tal forma que el plazo vaya disminuyendo a medida que repetimos la tarea.

Esta estrategia presenta diferentes inconvenientes:

  • Normalmente lleva asociada un incremento del coste, ya que los recursos de perfil más elevado normalmente también tienen un coste más elevado.
  • Puede implicar un mayor riesgo, ya que los recursos de meyor perfil también son menos sustituibles, por tanto vamos a depender más de su disponibilidad. Esto también puede ocurrir porque los resultados de la herramienta no sean los esperados, al depender la planificación de esta.

Modificación de las tareas

Como se dijo en el artículo sobre el proceso de planificación, la obligación del proyecto es cumplir con el alcance, el cual se descompone en los diferentes paquetes de trabajo unitarios que forman la Work Breakdown Struture (WBS), pero no ejecutar unas tareas en concreto.

 

Por tanto, una forma de reducir el plazo del proyecto puede ser modificar las tareas que forman parte de los paquetes de trabajo, de tal forma que las nuevas tareas tengan una duración inferior. Para ello será necesario reestudiar los diferentes paquetes de trabajo, conjuntamente con el equipo del proyecto y los expertos, para encontrar nuevas formas de ejecutar el trabajo sin modificar el alcance.

Asumiendo que las tareas inicialmente definidas fueron escogidas por ser consideradas las más adecuadas, esta estrategia lleva asociados una serie de inconvenientes relativos a mayores riesgos o costes por pasar a unas tareas menos adecuadas, aunque de ejecución más rápida.

Reestimar los plazos de las tareas

En este punto no me estoy refiriendo a reducir los plazos para que el cronograma cuadre con lo solicitado, sino a analizar con mayor detalle las estimaciones hechas para aquellas tareas que forman parte del camino crítico. Aunque existen diferentes métodos para estimar la duración de una tarea, todos ellos están fuertemente afectados por dos aspectos:

  • La definición del paquete de trabajo que incluye la tarea. Una definición más precisa del paquete de trabajo a realizar puede ayudar a ajustar mejor el plazo, o las tareas a realizar.
  • La existencia de riesgos ocultos. Esto puede estar ligado con el punto anterior, ya que es normal protegerse a la hora de estimar el plazo de una tarea cuando esta no está bien definida.

Técnicas para estimar la duración de una tarea

Reducir el plazo del proyecto (aspectos externos)

Como se ha comentado, estas estrategias deben usarse como una segunda alternativa, en el caso que no sea posible conseguir los objetivos de reducción del plazo del proyecto con las estrategias anteriores. Esto es así porque estas estrategias implican modificar aspectos referentes a otros planes de gestión del proyecto, o los requerimientos y expectativas de este.

Ajustes en la gestión de riesgos

Como se muestra en los artículos de gestión de riesgos, el resultado del plan de gestión de riesgos es la definición de un margen de contingencia para los riesgos que debemos asumir, y la definición de las tareas necesarias para mitigar o eliminar los riesgos no asumidos, las cuales entran a formar parte de la Work Breakdown Structure (¿Qué es la WBS?), y por tanto del cronograma.

Saber más sobre gestión de riesgos

Esto implica que una forma de reducir el plazo del proyecto puede ser modificar la forma de gestionar los riesgos que afectan a las tareas dentro del camino crítico, de tal forma que se eliminen o reduzcan las tareas impuestas por el plan de gestión de riesgos. Esto puede hacerse de las siguientes maneras:

  • No aceptar determinados riesgos. La no aceptación de riesgos supone dejar de realizar las tareas afectadas, modificando ciertas condiciones del contrato o del project charter (¿Qué es el Project Charter?). Por tanto es lo más difícil de hacer, y de poderse hacer, puede implicar una menor satisfacción del cliente.
  • Traspasar riesgos. Normalmente los riesgos se consiguen traspasar cuando las tareas afectadas se subcontratan, por lo que esto implica normalmente un incremento del coste al tener que externalizar tareas, o incluir condiciones más severas en los contratos.
  • Aceptar mayores riegos. Al dejar de hacer determinadas tareas, dejamos de mitigar algunos riesgos, por lo que las consecuencias de estos serán mayores. Esto incrementa el margen de contingencia, por lo que debemos estudiar caso por caso si realmente esto supone una reducción de la duración total del proyecto.

Las desventajas de esta estrategia son obvias, estamos incrementando el riesgo del proyecto y/o su coste, lo que puede poner en riesgo la consecución de los objetivos o su viabilidad.

Reducción del alcance

Esta estrategia consiste básicamente en eliminar partes de la Work Breakdown Structure (¿Qué es la WBS?), y por tanto tareas del proyecto.

Queda claro que con esto cambiamos los requisitos y objetivos del proyecto, aunque sea de forma parcial, lo que puede generar la insatisfacción del cliente, o un menor beneficio del proyecto. Por ello es importante tener claro las motivaciones que originan el proyecto, la prioridad de los objetivos, y los intereses de las personas implicadas en el mismo. Conociendo estos aspectos es más fácil poder hacer una propuesta de recorte que sea aceptable, y no modifique sustancialmente lo que se espera del proyecto.

 

Reducción de la calidad

La gestión de la calidad de un proyecto significa la inclusión de tareas de control, como la realización de ensayos, mediciones, etc. Queda claro por tanto, que reduciendo los requisitos de calidad se pueden eliminar o simplificar estas tareas de control, y por tanto su duración.

Esta estrategia es en concepto similar a la anterior, por lo que presenta el mismo inconveniente en referencia a generar la insatisfacción del cliente, junto con un incremento de los riesgos del proyecto. Esto es debido que al reducir las actividades de control de calidad, incrementamos la posibilidad de error, y por tanto de que el producto resultante no cumpla con los objetivos.

Consideraciones finales

Independientemente de la estrategia que use el director de proyectos para reducir el plazo del proyecto, este debe ser consiente que su obligación es presentar un cronograma realista que muestre la forma de conseguir los objetivos del proyecto. Ya que una vez aprobado el plan de gestión del proyecto, él será el responsable de su consecución. Por tanto se debe evitar aplicar acciones del tipo:

  • Reducir el plazo de las tareas en una determinada proporción sin un motivo que lo respalde.
  • Asumir que el proyecto se haga con horas extras o trabajos en festivo, excepto si esto se ha consensuado con el equipo del proyecto, proveedores, y está de acuerdo con la política de la organización. En todo caso esto supone un mayor riesgo.
  • Quitar márgenes de contingencia.

Ver cómo crear un cronograma

Si después de aplicar las estrategias mostradas en este artículo no conseguimos obtener un cronograma que cumpla con los objetivos de plazo marcados, debemos considerar la posibilidad de encontrarnos delante de un proyecto imposible. En este caso, el haber seguido correctamente y tener documentados los pasos del proceso de creación de cronograma nos ayudarán a explicar esta situación, y poder justificar un incremento del plazo.

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