¿Cuantos recursos dedicar a la gestión de riesgos?

En los artículos de gestión de riesgos (ver más articulos) se han visto los diferentes pasos para identificar, cuantificar y gestionar los riesgos del proyecto, lo cual sin duda supone un gasto de recursos importante, que no todos los proyectos se pueden permitir. En este artículo vamos a dar algunos criterios generales para dimensionar los recursos destinados a esta gestión.

Criterios generales para la gestión de riesgos

De forma genérica podemos decir que la cantidad de recursos adecuada es aquella que garantiza que los beneficios que obtenemos de la gestión de riesgos son superiores a los costes de estos recursos. Esto no siempre es fácil de determinar, pero nos podemos guiar por algunos conceptos generales:

• Diferencia entre el coste máximo del proyecto y su presupuesto estimado. El coste máximo sería el coste del proyecto considerando los principales riesgos que pueden afectar a su ejecución. Si el coste de gestionar estos riesgos es inferior al sobrecoste que estos producirían, entonces los esfuerzos dedicados a la gestión de riesgos son rentables para el proyecto.
• Aspectos políticos y de criticidad del proyecto. Existen proyectos que se consideran estratégicos para los objetivos de la organización o su imagen, aunque de por si no tengan un gran valor económico. En estos casos debemos considerar el efecto sobre la imagen, y los posibles efectos futuros que se derivarán de una mala imagen, a la hora de determinar el volumen de recursos dedicados a la gestión de riesgos.
• Complejidad y nivel de novedad del proyecto. Cuando ambos parámetros aumentan, también lo hacen el riesgo asociados al proyecto, y por tanto, también los recursos dedicados a su gestión.
• Un aspecto importante que afecta a muchos proyectos de construcción o desarrollo de producto, es el hecho de que este sea una modificación o reforma de algo existente, o un desarrollo partiendo de cero. En este caso, aunque pueda parecer contradictorio, existe más riesgo cuando modificamos o reformamos algo. Los riesgos se cuantifican en función de la desviación que provocan sobre los valores inicialmente planificados. En un proyecto donde partimos de cero el alcance está claro, tenemos que hacerlo todo, en una modificación o reforma inicialmente también lo está, pero suele ser más habitual encontrar imprevistos que acaban suponiendo trabajo adicional.
• Contratación de los paquetes de trabajo. Cuando usamos contratos con precio fijo, los riesgos se reducen respecto a la contratación con precio variable porque este se traspasa. Por tanto la estrategia de compras influirá en los riesgos y el esfuerzo necesario.

Criterios numéricos para gestión de riesgos

Los criterios anteriores son bastante genéricos y no cuantifican la cantidad de recursos adecuada para gestionar el riesgo, pero sirven para ver que esta relación no es fija y depende de varios aspectos.

Con la intención de dar unos criterios más definidos, nos podemos basar en la guía de gestión de riesgo editada por el Gobierno de British Columbia en Canadá, la cual establece unos valores orientativos en función del presupuesto del proyecto. Esta guía está editada para proyectos de construcción, pero puede ser una referencia para otros proyectos dentro del ámbito de la ingeniería.

Horas dedicadas

De forma general se establece un ratio de 2 horas de dedicación a la identificación de riesgos por cada 700.000€ de presupuesto. De esta forma tendríamos lo siguiente:

• Para proyectos con presupuestos entre 0,7 y 1,4 M€, deberíamos dedicar de 1 a 2 horas para identificar los riesgos.
• Para proyectos con presupuestos entre 2 y 7M€ deberíamos dedicar de 15 a 25 horas para identificar los riesgos.
• Para proyectos con presupuestos entre 7 y 14 M€, deberíamos dedicar de 30 a 50 horas para identificar los riesgos.
• Para proyectos con presupuestos de 15 a 50M€, deberíamos dedicar de 70 a 130 horas para identificar los riesgos.

Estas horas incluyen el tiempo de todas las personas implicadas en el proceso de identificación de riesgos del proyecto.

Personal dedicado

Esta guía también da unas pautas para definir el número de personas que deberían estar implicadas en este proceso de identificación:

• Para proyectos con presupuestos entre 0,7 y 1,4 M€, deberían haber como mínimo 2 personas implicadas.
• Para proyectos con presupuestos entre 2 y 7M€, deberían haber como mínimo 3 personas implicadas.
• Para proyectos con presupuestos entre 7 y 14 M€, deberían haber como mínimo 5 personas implicadas.
• Para proyectos con presupuestos de 15 a 50M€, deberían haber como mínimo 7 personas implicadas.

En ningún caso se recomienda tener más de 15 o 20 personas implicadas en este proceso, ya que el grupo se vuelve inmanejable.

Cantidad de riesgos a identificar

Otro punto importante es la cantidad de riesgos que debemos considerar para su cuantificación y análisis posterior. Aunque esta cantidad no es directamente proporcional al tamaño del proyecto, cómo se ha podido ver al inicio de este artículo, sí que puede darnos unas pautas de mínimos:

• Para proyectos con presupuestos entre 0,7 y 1,4 M€, deberían haber como mínimo 4 riesgos.
• Para proyectos con presupuestos entre 2 y 7M€, deberían haber como mínimo 15 riesgos.
• Para proyectos con presupuestos entre 7 y 14 M€, deberían haber como mínimo 30 riesgos.
• Para proyectos con presupuestos de 15 a 50M€, deberían haber como mínimo 60 riesgos.

Cómo regla general podríamos definir 1 riesgo por cada 5 paquetes de trabajo en la WBS.

De todas formas, no debemos olvidar que esto son criterios generales que sirven para definir unos mínimos, pero que al final es el director del proyecto quien debe evaluar cada proyecto en concreto y estimar su nivel de complejidad y riesgo.

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