¿Cómo recuperar un atraso en una tarea?

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Tarde o temprano todo director de proyectos debe afrontar un atraso en alguna tarea, lo cual requiere analizar la situación y actuar para que esta situación no afecte a los objetivos del proyecto. En este artículo se propone una sistemática de cómo actuar en estos casos.

Obviamente las acciones a tomar frente a un atraso de una tarea son algo muy variable y difícilmente sistematizable, y al final acaban dependiendo en gran medida de la experiencia y habilidades personales y profesionales del director de proyectos. Aunque de forma general se podrían definir los siguientes pasos para esta sistemática.¿Cómo recuperar un atraso en una tarea?


1- Evaluar el impacto del atraso

Aunque pueda sonar extraño, no es necesario actuar delante de cualquier atraso de las tareas, ya que no siempre estas va a tener un impacto en los compromisos del proyecto. Por tanto, al finalizar la evaluación del atraso debemos ser capaces de respondernos a las siguientes preguntas: ¿Debemos actuar para recuperar el atraso? ¿En este caso, cuantos días debemos recuperar?

Como se detalla en el artículo de “¿Cuándo está un proyecto atrasado?” ( ver el artículo ), solo son significativas, en lo referente a sus atrasos, aquellas tareas que modifiquen la fecha de finalización del proyecto o que generen un consumo excesivo de las protecciones. Sin embargo existen algunas excepciones que pueden hacer necesario tomar acciones aunque no se produzcan estas situaciones:

  • Cuando el atraso incremente los riesgos del proyecto. Puede ocurrir que la tarea atrasada pase a ejecutarse en un periodo de tiempo con mayores riesgos (por ejemplo una época de lluvias) o que se sitúe en paralelo con una tarea para la cual contábamos en tener los resultados de la primera. Estos son aspectos que pueden incrementar los riesgos del proyecto y por tanto hacer recomendable recuperar el atraso.
  • Si el atraso afecta a otros proyectos en un entorno multiproyectos (¿Qué es un entorno multiproyectos?)Si la tarea atrasada comparte recursos con tareas de otros proyectos, estos van a verse afectados por el atraso. Por tanto será necesario evaluar el impacto sobre el conjunto de proyectos y priorizar convenientemente. Para poder efectuar correctamente la evaluación del impacto es estos casos es conveniente contar con una Oficina de Gestión de Proyectos (¿qué es una PMO?)
  • De forma similar al punto anterior, puede ocurrir que no tengamos disponibilidad del recurso en las nuevas fechas. En este caso el atraso inicial puede llevarnos a un atraso mayor hasta disponer del recurso, por lo que un atraso inicialmente sin impacto en el proyecto puede pasar a tenerlo.

Técnicas para priorizar entre proyectos

2- Analizar las causas del atraso de la tarea

Antes de definir las acciones correctoras debemos entender cuál es el problema, lo que implica entender la causa que ha generado el atraso de la tarea, ya que en cada caso deberemos actual de forma diferente. Es conveniente que este análisis se haga junto con las personas encargadas de la tarea atrasada, sus responsables, o expertos, teniendo en cuenta que el objetivo es buscar causas no culpables.

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Aunque existen infinidad de causas particulares que pueden provocar un atraso, de forma general podríamos resumirlas en los siguientes grandes grupos:

  • Rendimiento inferior al planificado. Esto implica una modificación en la relación entre trabajo y plazo, o sea que tardamos más tiempo en realizar el mismo trabajo.
  • Inicio atrasado. Como es obvio por el título esto ocurre cuando una tarea empieza en una fecha posterior a la que se indica en el último cronograma. Esto puede ocurrir por varios motivos, por lo cual es importante conocer si el motivo responde a un riesgo que tengamos identificado o no, ya que la forma de proceder en ambos casos será diferente.
  • Paro durante la ejecución. Aunque una tarea empiece en la fecha planificada, puede ocurrir que un paro de la actividad produzca el atraso de la fecha de finalización. Como en el caso anterior esto puede ocurrir por varios motivos, y lo importante es saber si estos responden a un riesgo identificado o no.

En los casos en que la causa del atraso no responda a un riesgo identificado, es aún más importante identificarla y entenderla para poder actuar sobre ella. En estos casos, cuando el juicio de expertos o de las personas que están ejecutando la tarea no sea suficiente, el director del proyecto puede apoyarse en herramientas como el gráfico de Ishikawa, el método de los 5 porqués, o los diagramas causa-efecto.

3- Definir las acciones correctoras para el atraso

Como se ha comentado con anterioridad, la acción a tomar depende de la causa que ha provocado el atraso, siendo necesario conocer inicialmente si la causa corresponde a un riesgo identificado o no.

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Si la causa es un riesgo identificado, deberemos actuar de acuerdo al plan de gestión de riesgos. En este plan deben estar definidas las acciones a tomar y el margen considerado en el cronograma, por lo que el atraso será absorbido por este margen. Esto es cierto siempre que esto no genere un conflicto debido a las excepciones descritas anteriormente; situación en la que tendremos que recuperar el atraso sin recurrir al margen.

Saber más sobre cómo gestionar los riesgos

Si la causa no es un riesgo identificado implica que no tenemos margen para cubrir el atraso, por lo que necesariamente deberemos recuperarlo tomando acciones correctoras. Estas acciones pueden ser diversas, pero se pueden resumir en cuatro grupos o una combinación de ellos:

  • Acción puntual para desbloquear una situación. Este tipo de acción es solo aplicable en aquellos casos en que exista un motivo concreto por el cual una tarea no empieza o ha parado, siendo necesario aplicar también alguna de las acciones siguientes para recuperar esta situación.
  • Incrementar el rendimiento de la tarea para reducir su plazo de ejecución. Esto consiste en reducir el plazo del trabajo pendiente de la tarea, o de las posteriores dentro del camino o la cadena crítica, hasta recuperar el atraso. Esta reducción puede hacerse incrementando la cantidad de recursos en la tarea, incrementando la calidad de los recursos en la tarea, o dotando a los recursos de herramientas que les permita trabajar de forma más eficiente. En los tres casos existirá una contrapartida en forma de mayores costes para el proyecto.
  • Colapsar el cronograma incrementando la simultaneidad de las tareas. Esto consiste en hacer más tareas de forma simultánea, lo cual solo será posible si estas no comparten recursos, o si disponemos de más recursos. Esto puede tener un efecto negativo sobre los riesgos del proyecto.
  • Aplicar recortes en el alcance. Ajustar el alcance en la fecha inicial de entrega a aquello que estamos en situación de entregar considerando el atraso, dejando el resto para una entrega posterior.

Una vez definidos los detalles de la acción a tomar, esta debe oficializarse y documentarse antes de ser distribuida. Esto se hace por dos vías:

  • Si la acción constituye una modificación de las restricciones o riesgos del proyecto, lo correcto es tratarla como un cambio y generar una solicitud de cambio. De esta forma se seguirá el proceso de gestión de cambios, el cual finaliza con la aprobación y distribución de las nuevas líneas base del proyecto.

Saber más sobre las líneas base del proyecto

  • Si la acción no implica una modificación de las restricciones o riesgos del proyecto, el director del proyecto puede modificar el cronograma o los documentos afectados por el cambio y distribuirlos al equipo.

En ambos casos la definición de las acciones acaba con la implementación de estas en los documentos del proyecto, de tal forma que pasan a estar oficialmente incorporadas a este.

4- Informar sobre las acciones correctoras

Una vez definida la acción a tomar para mitigar o recuperar el atraso lo siguiente es informar sobre ella a todos los afectados, y en especial a:

  • Sponsor, comité de dirección del proyecto y stakeholders afectados. En el caso de que el atraso haya transcendido del ámbito propio del equipo del proyecto, es importante informar a las personas que siguen este sobre las medidas tomadas. De esta forma se transmite el mensaje de que la situación está controlada y en vías de solución.
  • Equipo del proyecto afectado por las acciones. Esto incluye a aquellos miembros del proyecto que están directamente afectados por las medidas correctoras, y que por tanto deben aplicar estas. No sería la primera vez que una vez definida una solución esta no se aplica porque no se informa al equipo que debe implementarla, lo cual es un poco ridículo. Por ello es recomendable plantear alguna reunión o comunicación formal para explicar los cambios y asegurar que estos se han comprendido.
  • Resto del equipo del proyecto. En general es conveniente informar de los cambios a todas las personas que participen en el proyecto, aunque en este caso puede hacerse mediante las reuniones periódicas de seguimiento del proyecto.
  • Oficina de dirección de proyectos o PMO. Si trabajamos en un entorno multiproyecto, los cambios en nuestro proyecto pueden afectar al resto. Por ello estos cambios deben ser compartidos y contrastados con la planificación del portafolio de la organización.
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5- Seguir y controlar el impacto de las acciones correctoras

Llegados a este punto no debemos olvidar que el objetivo inicial era evitar que el atraso de una tarea afectase al proyecto, por lo que no podremos decir que esto se ha conseguido hasta que veamos que las acciones definidas se están ejecutando correctamente, y tienen como resultado la recuperación del atraso detectado al inicio.

En el caso de no producirse la mejora esperada, total o parcialmente, deberíamos volver al inicio y definir otras acciones a tomar.

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Publicado en Gestión del cronograma
3 Comentarios en “¿Cómo recuperar un atraso en una tarea?
  1. Luis Meneses dice:

    Muy interesante artículo, está claro que se debe evitar llegar a una situación que impacte negativamente sobre el proyecto, para eso es preferible detectar a tiempo las interferencias que conllevará a un retraso de una o mas actividades.

  2. Guillermo dice:

    Buen Día:
    Maravillosa exposición de como hay que hacer las cosas. Sin organización ni previsión de impactos todo conlleva al desastre.
    Leamos mas del sistema Lean Manufacturing, Modelo Toyota.

  3. Jhom dice:

    Excelente articulo, sin duda gestionar los riegos es la tarea mas importante para la gestión del alcance del proyecto y su cumplimiento.

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