Acta de constitución o project charter

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Acta de constitución o project charter ¿Has visto alguna vez el acta de constitución de un proyecto? Si trabajas en proyectos dentro de una empresa que realiza proyectos pequeños (leer el artículo de pequeños proyectos) o medianos para terceros, posiblemente no. Pero esto no significa que no exista en estos proyectos, ni que no sea importante.

Utilidad del acta de constitución de un proyecto

El acta de constitución de un proyectoes un documento usado principalmente en proyectos internos, aquellos que se realizan para la propia organización, o de gran envergadura. Este documento lo hace el sponsor del proyecto (leer el artículo de integrantes del proyecto) durante la fase de inicialización, ayudado a veces por el director del proyecto (muy recomendable). La función del project charter es realizar una definición inicial del proyecto, designar al director de proyectos y los recursos, y aprobar el inicio del proyecto. Sin este documento el proyecto no puede empezar, ni el director del proyecto gana la autoridad para gestionarlo.


Apartados del acta de constitución de un proyecto

Aunque puede haber diferentes formatos para hacer el acta de constitución de un proyecto (descargar plantilla gratuita), en general podemos decir que el project charter se compone de los siguientes apartados:

A. Nombre del proyecto y descripción

B. Designación del director del proyecto y definición de su nivel de autoridad

C. Justificación del proyecto (business case)

D. Asignar recursos al proyecto, tanto los internos como los que ha decidido subcontratar o se hacen en colaboración con terceros

E. Definición inicial de los principales stakeholders y sus intereses

F. Descripción del producto o servicio a desarrollar por el proyecto, junto con las entregas principales que se esperan

G. Definición de los objetivos del proyecto, incluyendo el cronograma preliminar y el presupuesto inicial.

H. Requerimientos de aprobación del proyecto

I. Definición preliminar de riegos

Muchos de estos apartados se componen de una definición inicial que deberá ser desarrollada en profundidad por el director del proyecto durante la fase de planificación, por lo que este supone un punto de partida para esta fase.

Como he comentado al inicio del artículo, en proyectos que se realizan para terceros el project charter no aparece de forma oficial o formal, aunque muchos de los elementos que lo componen sí que acaban apareciendo, de una forma u otra, en diferentes documentos emitidos al inicio del proyecto.

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En este tipo de organizaciones es típico que el proyecto se inicie debido a la recepción de un pedido al final de la fase comercial (leer el artículo de venta de proyectos), la cual muchas veces es ejecutada por el departamento comercial.

Relación entre el acta de constitución y el kick-off

Llegados a este punto lo normal es que se realice una reunión de kick-off (ver el artículo de reuniones en proyectos) entre el comercial y el director del proyecto, en la cual se deberían entregar una serie de documentos:

  • Última oferta entregada al cliente: esta debe incluir una definición del alcance (qué es lo que se ha vendido), junto con el plazo de entrega (puntos A, F, y G)
  • Estudio de costes: para realizar la oferta el comercial ha tenido que hacer un cálculo de los costes, incluyendo algún margen por riego con su justificación. (punto I)
  • Pedido del cliente y aceptación del pedido por parte de la empresa: esto equivale a la firma del project charter por parte del sponsor, ya que si el responsable comercial o el director de la empresa ha aceptado el pedido, está autorizando que este empiece y se ejecute.
  • Lista de contactos: es muy habitual que el comercial traspasé al director de proyecto la lista de los contactos con los que ha tratado durante la fase comercial, los que a su vez son stakeholders (punto E)

Hay algunos puntos que en estos casos no aparecen de forma explícita, como por ejemplo el C, ya que una empresa que se dedica a hacer proyectos para terceros, el motivo de decidir inicial un nuevo proyecto es haber recibido un pedido que corresponde con la actividad de la empresa. Si este punto no se cumpliera, directamente no se habría completado la fase comercial.

Llegados a este punto puede surgir la duda de que designa y autoriza al director del proyecto en estos casos. Pues normalmente la acta que surge de la reunión de kick-off, la cual debe distribuirse a la dirección de la empresa (que asume en estos casos el rol de sponsor), y a los responsables de las áreas funcionales, si corresponde, que son los encargados de asignar recursos junto con el director del proyecto. (leer el artículo de reuniones en proyectos)

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