Guía para implementar un programa de gestión de obras

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Empecemos con las malas noticias: para poder realizar correctamente la implementación de un nuevo programa de gestión de obras es necesario hacer un poco de trabajo aburrido y papeleo; lo que se le llama trabajo de la vieja escuela.



La buena noticia es que hoy en día, no todas las constructoras se toman tiempo para hacerlo. Como resultado, muchas iniciativas para empezar a usar un programa de gestión de obras fallan considerablemente, lo que da una ventaja a aquellas constructoras que tienen la persistencia de hacerlo.

Guía para implementar un programa de gestión de obras

La mayoría de las constructoras trabajan duro para gestionar las reuniones diarias, los requerimientos legales, las reglas de seguridad, y la constante presión en plazos. Pero no muchas de ellas se dan cuenta de que usando un software de construcción, se ahorrarían un montón de trabajo y les permitiría crecer.

Guía para implementar un programa de gestión de obras

Esta guía para empezar a usar un software de construcción está dividida en 5 partes:

  • CÓMO sabemos si nuestro negocio está listo para la implementación de un software?
  • CUÁLES son nuestros requisitos?
  • DÓNDE podemos encontrar más información?
  • CÓMO formamos a nuestro personal?
  • CÓMO empezamos?

Cómo sabemos si nuestro negocio está listo para la implementación de un software?

¿Te has preguntado alguna vez alguna de estas preguntas?

  • “¿Cómo podemos ganar más contratos y de mayor calidad?
  • “¿Cómo podemos lidiar con márgenes cada vez más bajos?”
  • “¿Cómo podemos reducir los errores del equipo?”
  • “¿Cómo podemos mejorar la eficiencia?”
  • “¿Cómo podemos reducir los recursos destinados al control de los proyectos?”
  • “¿Cómo podemos reducir la accidentalidad?”
  • “¿Cómo podemos reducir la carga administrativa de los operarios?”

Si nunca te has planteado estas preguntas, entonces aun no estas planteándote la necesidad de implementar un programa de gestión de obras, pero si respondiste “SI” a alguna de las preguntas anteriores, un software de construcción puede ayudarte seriamente. Un programa de gestión de obras aporta las siguientes ventajas:

  • Conectar la oficina a la obra,
  • Aumentar el flujo de conocimiento entre los proyectos, el equipo de trabajo y los empleados,
  • Anticipar la identificación de las causas de atrasos,
  • Reducir los plazos tus proyectos,
  • Reducir los costes e incrementar la competitividad,
  • Aumentar los márgenes de los proyectos,

Ahora, volviendo a la pregunta sobre si tu negocio está listo para la implementación de un nuevo software; para ser honesto, es más una cuestión de estructura mental que cualquier otra cosa: Estás dispuesto a invertir tiempo, esfuerzo y dinero en un software que puede ayudarte a mejorar tu negocio?

Si la respuesta es “Sí,” entonces no importan las demás preguntas. Estás dispuesto; y existen recursos en el mercado que te pueden ayudar; incrementando los resultados de tu negocio o aportándote más información sobre estas herramientas. Ver más información

¿Cuáles son los requisitos?

Una vez decidido que un software para la gestión de proyectos de construcción es el mejor paso a dar para el negocio, debemos entender cuáles son sus requisitos.

Esto es como contratar a un nuevo empleado. Una vez que has decidido que necesitas una persona más en el equipo, lo primero es definir las responsabilidades y tareas del nuevo empleado. Comprar un nuevo software es similar, y también exige escribir para qué necesidades se está “reclutando” este software. Entre estas tareas pueden estar:

  • Conectar los equipos en la obra con la oficina
  • Mejorar la satisfacción y la relación con los clientes
  • Generar informes de seguimiento de las obras
  • Crear y gestionar las listas de las tareas pendientes
  • Gestionar los costes del proyecto
  • Gestionar el cronograma del proyecto y comunicar las tareas entre el equipo.

Lo mejor es elegir los 2 o 3 puntos más importantes, los cuales, si se resolvieran mañana, harían una gran diferencia en los resultados de la empresa. De esta forma, nos centramos en los problemas reales, y no sólo en ideas generales, lo que permitirá una mejor definición de las características del nuevo programa de gestión de obras.

Esto también nos evitará caer en el engaño de los softwares que le prometen resolverlo todo, y que los proyectos se gestionarán solos sin esfuerzo. Por supuesto esto está lejos de la realidad, y esta es uno de los motivos por la que vale la pena centrarse en estos 2 o 3 puntos principales. Cuando se tienen identificados estos puntos principales que el software debe resolver, entonces se tiene una mejor capacidad de encontrar una buena solución.

¿Dónde puedo encontrar más información?

Antes de empezar a buscar información sobre los softwares de construcción disponibles, debemos preguntarnos, ¿quién va a realizar esta investigación y probar estas herramientas? Ya que es recomendable que esta tarea la haga alguien relacionado con las tareas que queremos pedir a la nueva herramienta y por tanto las conozca en detalle.

La forma de plantear este estudio también depende del presupuesto disponible, y si lo queremos hacer internamente o con una consultoría externa:

  • Existen empresas que se especializan en consultoría para ayudar a encontrar el software de construcción adecuado. Si se dispone del dinero para ello, esto puede ser una buena opción. Como ejemplo de estas consultorías tenemos http://conappguru.com/ en EE.UU o http://extranetevolution.com/ en Reino Unido.
  • Otra forma obvia para empezar sería Google. Buscando con las palabras clave “programa de gestión de obras o software de gestión de obras” podemos conseguir bastante información.
  • Otra buena forma de conseguir información es mirar dentro del sector. Pregunta a asociaciones, clientes, contactos, etc. ¿qué herramientas utilizan y que tal funcionan?
  • Por último tenemos los directorios de programas. Estos estructuran las diferentes herramientas en función de su aplicación. Por lo tanto, si estás buscando, un software para gestionar el cronograma o un software de gestión integral del proyecto, solo es necesario navegar por esa sección, leer las revisiones de los diferentes proveedores y elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.

Prueba los programas de gestión de proyectos de nuestro directorio

¿Cómo evaluar un programa de gestión de obras?

Una vez definidas las diferentes opciones de herramientas disponibles, existen algunos puntos que deberíamos considerar, a parte de nuestros propios requisitos definidos anteriormente:

  • Actualización de la página web del proveedor. Si disponen de un blog, es importante ver si están activos, si lo hacen, esto te dará una idea de lo focalizados y actualizados que están en los problemas específicos de su negocio.
  • Ver la cantidad de versiones del software emitidas. Lo peor que puede hacer es elegir un proveedor que lleva 20 años en el mercado, pero que no han actualizado su tecnología durante los últimos 19. La forma de trabajar cambia y se adapta a las herramientas disponibles, por ejemplo actualmente al uso de smartphones y tablets, por lo que la herramienta debe ir actualizándose.
  • Posibilidad de prueba gratuita. La mayoría de los proveedores permiten probar gratuitamente su herramienta, lo cual es muy recomendable. Dentro de esta prueba del producto es muy importante la posibilidad de recibir presentaciones o soporte de su equipo comercial; lo que permite clarificar lo que su software PUEDE hacer, y lo más importante, lo que NO PUEDE hacer.

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  • La simplicidad de uso de la herramienta. Es importante no dejarse tentar por las “soluciones empresariales”, ya que a menos que gestionen proyectos de miles de millones de dólares, el 99% de las soluciones empresariales serán un exceso para tu negocio. Una de las peores cosas que puede suceder cuando se implementa un software es que al equipo no le guste utilizarlo porque es difícil y lleva tiempo. Si este es demasiado complejo de utilizar, después de unas semanas de intentar que lo usen, el equipo de dará por vencido. Concéntrate en un software simple. La construcción es suficientemente compleja como para complicarla aún más con un software difícil de usar.

Guía para implementar un programa de gestión de obras

Durante esta evaluación es muy importante consultar con el equipo. Organiza una charla con el equipo y explícales los problemas que se quieren resolver, y que el nuevo programa de gestión de obras hará que estos sean realizados de forma más rápida y fácil. Pregúntales lo que opinan; ¿Saben de alguna buena solución? ¿Tienen alguna preferencia u otros criterios que debemos considerar al evaluar? Toma la decisión e id todos juntos.

Para realizar esta evaluación de forma estructurada, es recomendable usar una tabla de evaluación. Esta debe incluir todas las funciones o características que deseamos y las diferentes opciones de software disponibles. Con ella podemos decidirnos por una u otra herramienta de forma objetiva sin dejarnos ningún punto importante. Descargar la hoja de Excel aquí.

¿Cómo hacemos que nuestros trabajadores estén listos?

Después de decidirnos por un determinado programa de gestión de obras, lo más importante es ponerse al frente del proceso de implementación. La mayoría de las estrategias de implementación de un nuevo software fracasan porque no se deja claro por qué este es importante para la organización. Los empleados sólo ven la implementación como un trabajo extra, juegan con él durante unas semanas y esperan que se olvide al cabo de un tiempo.

Si has hablado con tu equipo mientras evaluaban las opciones, ahora es tiempo de tener otra reunión con ellos para explicarles la decisión que ha sido tomada, y explicarles cómo esta solución va a ayudarte y ayudarles a hacer su trabajo; explicarles los beneficios para ti y para el negocio, y lo MÁS IMPORTANTE explicarles cuáles son sus beneficios y que se espera de ellos.

También es importante destacar que una buena construcción depende el 90% de la comunicación. (ver estudio), lo cual puede conseguirse con el nuevo programa. Por ejemplo, cuando apareció el teléfono móvil en los años 80, nadie se quejó de usarlos, ya que este evito ir arriba y abajo por la construcción buscando a las personas! Los programas de gestión de obras basados en tecnologías móviles tendrán el mismo efecto.

Para mostrarles lo importante que es este para el negocio, yo sugeriría que cuando hables con ellos sobre las tareas que están haciendo con el software de construcción, siempre les hagas referencia al mismo. Por ejemplo: ¿Juan, dónde puedo ver las fotos de la construcción en el sistema?”

PRO TIP: Tienes que ser el primero en usar el software. Si tu equipo te ve volviendo a las viejas costumbres, se van a dar por vencidos y van a olvidarse de él.

¿Cómo empezamos a usar el nuevo programa de gestión de obras?

Cuando se empieza a usar un nuevo software es importante entender que no se va a conseguir el 100% de los resultados durante los primeros meses de uso. Por ello es importante gestionar las expectativas, ya que se comienza gateando para luego caminar, trotar y finalmente correr!

  • Qué significa GATEAR? Informes diarios y envío de fotos de la obra.
  • Qué significa CAMINAR? Compartir documentos del proyecto vía web y vía móvil.
  • Qué significa TROTAR? Gestión del cronograma en línea, de forma tal que todos puedan tener acceso, hacer cambios y enviar su progreso.
  • Qué significa CORRER? Tener información de todos los proyectos a través de un cuadro de mando en línea, que tenga información actualizada del cronograma, documentos, costes, etc.

Tener esto en mente te permitirá (junto con tu proveedor si es posible) diseñar un plan de implementación a través de los equipos y proyectos. Una buena forma de empezar sería centrarse en un problema concreto que se quiera resolver, elegir a los empleados más acostumbrados a la tecnología en un proyecto no demasiado complejo, y luego ponerlos a trabajar con directrices claras de lo que se espera. A continuación, simplemente repetir el proceso, siendo cada vez sea un poco más ambicioso y eficaz con el software.

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