Criterios para elegir un programa de gestión de proyectos

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La compra e implementación de un nuevo programa de gestión de proyectos suele ser algo caro y complicado, por lo que muy necesario estar seguros de que estamos escogiendo la herramienta adecuada antes de empezar.

En este artículo vamos a listar los puntos más importantes que deben ser evaluados para elegir el programa de gestión de proyectos más adecuado. Obviamente la respuesta a cada uno de estos puntos, y su importancia relativa, va a depender de cada organización.


Prestaciones del nuevo programa de gestión de proyectos

Esta es el punto más importante del proceso de selección de cualquier nuevo programa de gestión de proyectos, ya que va a definir aspectos tan importantes como su coste, dificultad de implementación y prestaciones.

Una gran organización grande, con varios proyectos en paralelo y equipos distribuidos, necesitará un programa más complejo que permita la gestión de programas y portfolios, la conexión y el trabajo remoto, así como un servicio de soporte bueno y rápido. Obviamente todo esto se paga, por lo no sería una buena opción decidirse por opciones gratuitas o muy económicas.

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Por el contrario, una organización pequeña, con un presupuesto menor, no va a necesitar todas estas prestaciones, y por tanto puede ser una buena opción optar a soluciones más simple, incluso de software gratuito.

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Pero ¿qué características mínimas debería tener todo nuevo programa de gestión de proyectos? Desde nuestro punto de vista, hay dos características que serían imprescindibles al ser las que más pueden aportar a los resultados de la empresa y los proyectos:

  • Incluir herramientas de seguimiento y control que permitan hacer informes de seguimiento (a nivel de proyecto y portfolio) y mostrar los progresos. Si adicionalmente incorporan la posibilidad de emitir alertas cuando el proyecto deja de cumplir con lo planificado, mucho mejor.
  • Herramientas de gestión de tareas. Aunque hacer el cronograma puede parecer suficiente, la verdad es que si este no se comunica a las personas afectadas por las tareas y no se recibe información sobre estas, suele ser insuficiente. Muchos programas de gestión de proyectos tienen la capacidad de asignar las tarea a las personas que deben ejecutarlas, bloquear su agenda, y permitir que estas personas informe de su estado y costes incurridos. Esto facilita mucho la gestión del equipo y la recopilación de información para seguir el proyecto.

Experiencia de usuario y facilidad de uso.

Aunque pueda parecer una obviedad, la facilidad de uso de la nueva herramienta es un factor clave para el éxito de su implementación.

Por un lado, cuanto más fácil e intuitiva sea, menor será la curva de aprendizaje y menos esfuerzos deberemos dedicar a la capacitación del personal. También facilitaremos que las nuevas incorporaciones puedan adaptarse y empezar a usar la herramienta sin grandes periodos de formación.

Por otro lado, que una herramienta sea difícil de usar dificulta su aceptación por parte del personal; lo que reduce las posibilidades de éxito de la implementación al desincentivar su adopción.

Ajuste con la empresa

Cada empresa es diferente y tiene necesidades diferentes, por lo que la dificultad e idoneidad de instalar un determinado software puede ser diferente.

No es lo mismo implementar el primer software de gestión de proyectos que mejorar el existente. En el primer caso el cambio en la forma de trabajar y las necesidades de capacitación del personal serán mayores, por lo que deberíamos evitar ir a herramientas muy complejas o con muchas prestaciones que incrementen este cambio.  Por lo contrario, en empresas que ya dispongan de una cultura de gestión de proyectos y experiencia previa con otras herramientas, puede ser más simple la implementación de un software complejo.

Igualmente las necesidades de los proyectos pequeños no son las mismas que las de los proyectos grandes. Mientras para los primeros podemos usar herramientas más simples y económicas, para los segundos seguramente deberemos ir a herramientas más completas.

Por último debemos considerar el idioma. Muchos programas permiten ser instalados en diferentes idiomas, pero no siempre es así. Si nuestro personal no es capaz de trabajar en inglés talvez pueda ser conveniente usar una herramienta más simple, pero disponible en español.

El coste

Para muchos lectores este debería ser el primer punto; aunque yo no estoy de acuerdo con ello. La compra, instalación e uso de una herramienta de gestión de proyectos es una inversión, no un coste, por lo que lo importante es el resultado que saquemos de ella y no tanto el coste. Considerando esto, los tres puntos anteriores pasan a ser más importantes.

De todas formas, siempre existe un presupuesto máximo para esta inversión, por lo que el coste será un punto importante a considerar. Lo que debemos tener en cuenta que este coste debe incluir diferentes apartados, tales como el coste de licencia o compra del software, el coste de formación, y los costes de mantenimiento y actualizaciones.

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