¿Cómo innovar en el proceso de definición del alcance de un proyecto?

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target-1506091_640La tarea de definición del alcance del proyecto no es tarea sencilla, ya que, dependiendo de la complejidad del proyecto y el número de personas que participan en el proceso, este puede hacerse infinito. Describir y plasmar en blanco y negro el alcance de un proyecto implica desde entender claramente la necesidad del cliente teniendo la capacidad de capturar los requisitos y características principales del producto o servicio demandado, hasta capturar el valor que representa para su negocio. En este artículo se pretenden explicar 2 técnicas disruptivas que ayudan a utilizar el pensamiento creativo en la definición del alcance de un proyecto.

Definición del alcance del proyecto con el diagrama de Flor de Loto

El diagrama de flor de loto, es una herramienta que de manera gráfica ejemplifica con claridad las asociaciones mentales que nuestro cerebro hace para llegar a soluciones creativas. Esta técnica conocida como Lotus Blossom Diagram o diagrama de flor de loto, fue inventada por el japonés Yasuo Matsumura y lleva su nombre debido a la similitud visual que tiene con forma de crecimiento de la planta para desarrollar de forma estructurada alguna idea que se desee analizar en sus distintas formas de abordaje.


Lo primero que debe hacerse, es tomar el alcance del proyecto como concepto central, acto seguido, escribir de forma circundante 8 asociaciones directas y primarias, que se atribuyen al alcance, generándose a continuación múltiples conceptos interrelacionados entre sí. Cada uno de estos, se toma de nuevo de una forma independiente en hasta un máximo de 8 en función de aquellos planteamientos que consideremos más útiles o interesantes de explorar, siendo los nuevos “centros”. No es necesario completar los 8 sub-espacios, pudiendo pasar de sub-productos al desarrollo de alguno en específico. Veamos un ejemplo:

  • Paso 1: Coloquemos en el centro el objetivo del proyecto, de manera de identificar a su alrededor, 8 posibles desgloses de lo que estaría incluido en el alcance. En este caso: “Desarrollar canales virtuales de comunicación con el cliente”.
  • Paso 2: Realizar el primer desglose con las posibles aplicaciones que se puedan desprender de estas. Siguiendo el ejemplo, las asociaciones hechas fueron: “Asesores virtuales de negocio”, “Redes Sociales”, “Mensajería instantánea”, “Cuentas de correo para cada departamento”, “Aplicaciones móviles”, “Blog informativo”, “Revista interactiva digital” y “Página web”.
  • Paso 3: Cada uno de los conceptos definidos en el paso dos formaran nuevos centros que podrán ser explotados aún más.
  • Paso 4: Se continua con el proceso hasta llegar a los paquetes de trabajo a obtener y se evalúa el resultado.

¿Cómo innovar en el proceso de definición del alcance de un proyecto?

Definición del alcance del proyecto con la técnica Seis Sombreros para pensar

El método de los seis sombreros para pensar, creado en 1986 por Edward De Bono, Psicólogo, famoso por acuñar el término de “pensamiento lateral”, es una herramienta que combinada con la anterior nos ayuda en el proceso de toma de decisiones, intentando simular lo que ocurre en la mente humana cuando analizamos una situación desde diferentes puntos de vista, para concluir en algo que nos lleva a la acción. Esta técnica ayuda a pensar en grupo y consiste en colocarse un sombrero, cada uno de un color diferente, lo que representa varias formas en las que se puede observar la realidad dentro de un proyecto y expresar su opinión sobre el abordaje del alcance. Una de las reglas que se deben seguir es que dicha opinión debe tener el enfoque que se asocian con cada color:

  • Sombrero Blanco: Posición lo más neutral y objetiva posible, analizando las cosas con datos, hechos o cifras.
  • Sombrero Rojo: Visión desde un ángulo subjetivo, se guía por las emociones, los sentimientos o las intuiciones.
  • Sombrero Azul: Ejerce la autoridad, responsabilidad y control sobre los otros sombreros.
  • Sombrero Amarillo: Ofrece un punto de vista desde la lógica positiva y los beneficios que de esta se pueda obtener.
  • Sombrero Verde: Expresa opiniones creativas y plantea alternativas de solución.
  • Sombrero Negro: Confronta el planteamiento con futuros problemas y realiza críticas a la solución con el objeto de evaluar su robustez.

Otra regla importante es que no se deben emitir juicios sobre los pensamientos expresados. La meta de este modelo es lograr formar una descripción poliédrica de, por ejemplo, la estrategia a implementar para la obtención de los productos del proyecto. El objetivo es descubrir las diferentes formas de la realidad que percibimos, hacer visibles los aspectos que puedan permanecer ocultos y facilitar el proceso final de toma de decisiones.

Aplicando esta técnica al ejemplo anterior, una vez que se haga cada desglose del alcance del proyecto se puede reflexionar acerca de lo plasmado, evaluando la factibilidad de su realización, con lo cual se estaría visualizando, desde las restricciones hasta las asunciones y factores claves de éxito. Utilizar el pensamiento creativo para detallar el trabajo que debemos realizar para alcanzar el objetivo de un proyecto tiene los siguientes beneficios:

  • Promueve la apertura mental e impulsa el desarrollo de intensiones positivas dentro del equipo para encausar el éxito del proyecto.
  • Fomenta la participación de los involucrados en el proceso desarrollando la capacidad de entender diversos puntos de vista producto de estímulos externos y de experiencias particulares lo cual propicia la generación de nuevas ideas dentro de la organización (Integración).
  • Cada idea es valorada y aceptada en sí misma, no se juzga y se practica la empatía en la interacción con el resto de las ideas propuestas (Desarrollo de equipo).
  • Permite activar el proceso de visualización hacia la transformación y combinarlos luego con procesos de análisis y evaluación (Pensamiento lógico-racional) lo cual da a la organización una óptica completa sobre el resultado esperado.

Más técnicas de para definir el objetivo de los proyectos

akira bloise Akira A. Bloise M., PMP, CSSGB.
 Twitter: @akirabloise
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5 Comentarios en “¿Cómo innovar en el proceso de definición del alcance de un proyecto?
  1. Belkis Ruiz dice:

    en un proceso de un proyecto, es fundamental matener una motivacion que le permita desarrollar competencias que conlleven a la generacion de una vision clara y exitosa.

    • Akira Bloise dice:

      Así es Belkis, por lo tanto estas técnicas tienden a ser incluyentes a todos los miembros del equipo, apreciando el valor de los distintos criterios que cada uno tiene, lo cual motiva a conseguir el éxito del proyecto.

  2. Orlando Machado dice:

    Me pareció estupendo todo lo que hasta ahora he visto. Me gustaría que me enviaran más temas para seguir consultando.

    • Albert Garriga dice:

      Hola Orlando
      Vamos publicando contenidos cada semana, si quieres recibir las novedades mensualmente en tu mail te sugiero darte de alta en nuestro boletín. En la parte derecha de la página puedes ver el formulario de alta.

  3. blas leiva dice:

    muito bom

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