Problemas en proyectos

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Problemas ,conflictos ,riesgos y crisis en proyectosTodos los proyectos deben afrontar diferentes situaciones adversas que alteran su ejecución respecto lo planificado, llegando incluso a poner en riesgo su continuidad. En este artículo se tratan las diferentes situaciones adversas (problemas, conflictos, riesgos y crisis) que el director de proyectos puede afrontar, su efecto sobre el proyecto, y cómo afrontarlas.

Cada una de estas situaciones tiene una criticidad y método de resolución diferente, por lo que es importante que el director de proyectos identifique rápidamente de qué situación se trata. De no hacerlo se corre el riesgo de sobreestimar los problemas, generando stress y presión sobre el proyecto y el equipo, o subestimar estos, facilitando que crezcan e incrementen sus consecuencias.

Problemas

Una vez se ha planificado el proyecto, el mayor reto para el director del proyecto consiste en mantener el proyecto dentro de los parámetros de la planificación; ya que durante la ejecución suelen ocurrir diferentes situaciones o problemas que tienden a hacer que este se desvié. Por lo general son pequeños problemas que debemos resolver para poder continuar, a veces haciendo pequeños ajustes sobre lo planificado que no alteran los compromisos adquiridos, y que por tanto no requieren modificar las líneas base del proyecto.

Qué son y cómo calcular las líneas base del proyecto

Estos problemas pueden tener diferentes orígenes, pero tienen como características básicas las siguientes:

  • Suelen ser imprevistos y de poca importancia en relación al tamaño del proyecto. Por ello no están considerados dentro del registro de riesgos y no disponen de un plan de acción predefinido. Tampoco disponen de un margen como tal, por lo que deben absorberse ajustando las tareas o con las holguras que tengamos.

Aprende a usar las holguras para gestionar el proyecto

  • Aunque requieran de alguna actuación especial o contramedida, estos no modifican la capacidad del proyecto de conseguir los objetivos dentro de los márgenes de tolerancia definidos. Cuando el proyecto deja de ser capaz de conseguir los objetivos estamos hablando de crisis; la cual puede llegar a ser motivo de cancelación del mismo.
  • Aunque puedan existir diferencias de opinión entre los implicados, el problema se mantiene en el terreno profesional y focalizado en este. En ningún caso este se ve afectado por aspectos personales, momento en el que hablaríamos de conflicto.

Cuando nos toque afrontar uno de estos problemas lo más importante es la celeridad y las dotes interpersonales para evitar que estos crezcan o degeneren en conflictos, y aplicar la sistemática que se explica en el artículo de resolución de problemas y conflictos.


Conflictos

Los conflictos difieren de los problemas en que incluyen un componente personal, normalmente oculto, debido a una mala relación personal entre las personas implicadas o sus intereses personales.

En ambos casos este componente personal acaba pesando más que el problema en sí, e impide que este pueda tratarse y resolverse de una forma objetiva. Como ejemplos de conflictos tendríamos:

  • La típica discusión donde los participantes se desacreditan y culpan mutuamente, hasta el punto que nadie discute sobre el problema. O que usan el problema para atacarse a nivel personal. En este caso es claro que existe un problema de relación que impide ir más allá.
  • La típica respuesta de “esto siempre se ha hecho así y no tengo por qué cambiar” para justificar no aceptar una nueva propuesta que podría solventar un problema. A veces, esto esconde el hecho de que la persona no sabe hacerlo de otra forma, y aceptar el cambio lo dejaría en evidencia. En este caso hay un interés personal oculto.

No debe confundirse un conflicto con la existencia de aspectos externos al problema que influyan o afecten sobre la resolución de este. Por ejemplo, decir que no a una propuesta porque es más cara, no formaba parte del alcance contratado, o entra en conflicto con otras obligaciones de las personas implicadas no es un conflicto, simplemente son aspectos o limitaciones que debemos considerar al definir la solución del problema. Tratar estas como un conflicto puede ser en muchos casos el detonante del conflicto.

El primer paso para resolver un conflicto es entender los problemas ocultos y resolver estos. Cuando hagamos esto, el conflicto pasa a ser un problema y se resuelve con la sistemática indicada en el artículo de resolución de problemas y conflictos.

Riesgos

Un riesgo es una situación, conocida o no, que puede ocurrir, y que de ocurrir, afectará a la planificación del proyecto.

Cuando hablamos de un riesgo conocido, este debe formar parte del registro de riesgos y debe existir un plan de actuación y unos márgenes para afrontarlo. Por tanto, si ocurre un riesgo conocido simplemente debemos actuar según lo definido en el plan de gestión de riesgos, evitando improvisar. Si improvisamos seguramente crearemos problemas adicionales.

Aprende técncias de gestión de riegos

Descarga una plantilla de registro de riesgos

Cuando hablamos de un riesgo no conocido, hablamos de un riesgo que no ha sido considerado en el plan de gestión de riesgos, bien porque no fue identificado o porque se consideró que tenía un impacto bajo. En estos casos tenemos dos formas posibles de actuar:

  • Si su impacto sigue siendo bajo, debemos internar tratarlo como un problema y solucionarlo como tal.
  • Si su impacto es alto y no puede ser absorbido sin afectar a la planificación del proyecto, este riesgo debe ser escalado al sponsor o el comité de dirección del proyecto, los cuales pueden decidir absorberlo con el margen de gestión.

Crisis

Una crisis es cualquier situación que haga que el proyecto no pueda conseguir sus objetivos tal y cómo estos fueron definidos inicialmente, lo cual es habitualmente una consecuencia de un riesgo no conocido de impacto alto. Como ejemplos de crisis en proyectos podríamos poner:

  • Incendio en las instalaciones con pérdida importante del material.
  • Inicio de un conflicto armado en la zona de ejecución del proyecto.
  • Cambios en los requisitos legales que no pueden ser atendidos con la solución que está siendo implementada, por lo que esta deja de ser válida.
  • Quiebra de un proveedor principal o del cliente en proyectos para terceros.

En todos estos ejemplos no es posible continuar con el proyecto tal y como fue planificado, ya previsiblemente este no cumpla con los objetivos.

Una vez detectada una situación de crisis, el director del proyecto debe parar las actividades y escalar la situación hacia el sponsor o el comité de dirección del proyecto, siendo estos los que deben decidir sobre la forma de proceder.

Técncias de gestión de crisis en proyectos.

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Un comentario en “Problemas en proyectos
  1. Harold Mauricio Camacho Hernandez dice:

    Muy buen enfoque al escalamiento de los diferentes desencadenantes y/o detonadores de situaciones que desde lo mas sencillo pueden convertirse en situaciones criticas difíciles de afrontar en proyectos.

6 Pings/Trackbacks para "Problemas en proyectos"
  1. […] Todos los proyectos deben afrontar diferentes situaciones adversas que alteran su ejecución respecto lo planificado, llegando incluso a poner en riesgo su continuidad.  […]

  2. […] I – Urgente e importante: aquí está todo lo que llamamos problemas o crisis. Son aquellas cosas que afectan a la consecución de los objetivos del proyecto y que requieren una […]

  3. […] Podríamos definir conflicto como un problema racional que incluye una componente personal irracional importante, hasta el punto que esta componente personal domina la discusión y esconde el problema en sí. Es justamente esta componente personal e irracional lo que define el conflicto y lo separa de un simple problema. […]

  4. […] riesgo de conflictos. ¡Esto está repetido!. ¿Se trata de un problema o de una oportunidad? Pues depende de la […]

  5. […] Discours oraux. Politique Éducative. Problemas en proyectos. […]

  6. […] El encargado de esta comunicación es siempre el director del proyecto, el cual es también responsable de justificar delante del sponsor o el comité de dirección los motivos por los cuales esta situación es una crisis. Posteriormente es el sponsor o comité de dirección los encargados de definir esta situación como crisis, comunicar esta situación y dar comienzo al proceso de gestión. Si estos consideran que no se trata de una crisis, la gestión de la situación debe hacerse como la de un problema (Leer el artículo de problemas en proyectos). […]

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