Problemas y oportunidades en un proyecto internacional

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Cada vez más empresas ejecutan proyectos internacionales, bien porque estos ocurren fuera de su país o porque estos se llevan a cabo conjuntamente con organizaciones de otros países. Esta situación hace que la gestión de proyectos sea más compleja debido a los diferentes problemas y oportunidades en un proyecto internacional.

Nota: este artículo se basa en la experiencia del autor, por tanto, cualquier aportación de los lectores en forma de comentarios será bien recibida para aportar otros puntos de vista


Problemas en un proyecto internacional

En general los problemas que podemos encontrar en un proyecto internacional presentan tres orígenes diferentes: desconocimiento del entorno donde se ejecuta el proyecto, diferencias entre los miembros del proyecto, y problemas de comunicación. Si analizamos esto en mayor detalle, podríamos enumerar los siguientes problemas:

  • Mayor complejidad. En general un proyecto internacional es más complejo que uno nacional de tamaño equivalente, al obligarnos a trabajar fuera de nuestra zona de confort y en entornos no siempre conocidos (diferente legislación, diferente forma de trabajar, diferente cultura, etc.). Un ejemplo de ello es la diferencia entre un proyecto constructivo en Brasil y en España, ya que aunque se llamen igual, tienen contenidos bastante dispares.
  • Mayores riesgos o riesgos no conocidos. Diferentes países pueden tener diferentes legislaciones, situaciones políticas, condiciones climáticas, etc. que afecten a la ejecución de proyecto o introduzcan nuevos requisitos. También las costumbres y cultura respecto al trabajo pueden modificar los resultados esperables de una determinada tarea, y en la medida que esto modifique el resultado planificado, constituye un riesgo a ser considerado.

Técnicas para gestionar los riesgos en proyectos

  • Mayor riesgo de conflictos. Una de las fuentes de conflictos en proyectos son las diferencias culturales y en la forma de trabajar, aspecto que cobra especial relevancia en proyectos internacionales, ya que estos exigen la interacción entre personas de diferentes culturas.

Qué son y como gestionar los conflictos en proyectos

  • Problemas de comunicación. La dispersión geográfica del equipo dificulta el contacto y por tanto la comunicación directa, obligándonos a usar la comunicación indirecta, a veces menos eficaz y peor para generar equipo. Tampoco podemos olvidarnos de las diferencias de idioma que entorpecen la comunicación y la hacen menos precisa.

Leer el artículo de comunicación en proyectos)

  • Diferentes zonas horarias. Esto acaba estando relacionado con el punto anterior, ya que se reduce el tiempo disponible para la interacción directa entre los miembros del equipo (teléfono, videoconferencia, etc.), lo que implica un mayor uso de métodos de comunicación indirectos (mail).
  • La diferente zona horaria, y de calendario laboral, también tiene efecto sobre los plazos y la coordinación de las actividades. Por ejemplo, una entrega prevista para el lunes por la tarde en Tokio implica finalizar el trabajo el viernes anterior para un equipo situado en Sao Paulo. Si ambos trabajan pensando en el lunes por la tarde, Tokio recibirá la entrega con retraso.

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  • Diferentes intereses e implicación con la organización. Cuando el proyecto se ejecuta entre diferentes oficinas de una misma organización, no todas tienen el mismo interés en el proyecto, incluso algunas pueden estar participando por obligación. Esto crea diferencias en intereses o niveles de implicación, llegando incluso a estar en contra del proyecto, que afectan al desarrollo de este. Esto también ocurre cuando trabajamos con proveedores locales en proyectos singulares, ya que estos son conscientes de que el suyo no es el mercado habitual de la organización cliente, y por tanto esta no es un cliente estratégico. Esto obviamente reduce su implicación al ver pocas posibilidades de nuevos negocios.

Aprende a reducir los problemas en proyectos internacionales

Oportunidades en un proyecto internacional

Aunque un proyecto internacional es más complejo y problemático, también presenta una serie de oportunidades que pueden ser aprovechadas:

  • Optimizar precios. Es una realidad que existen diferencias salariales importantes entre diferentes regiones o países, lo que permite reducir el coste del proyecto asignando las tareas en función de estos costes.
  • Aprovechar los puntos fuertes. Habitualmente vemos las diferencias en la forma de trabajar como algo negativo (los alemanes son inflexibles y los españoles son desorganizados), pero también podemos verlo en positivo (los alemanes son organizados y los españoles son flexibles). Si cogemos este segundo punto de vista podemos asignar las tareas en función de los puntos fuertes de cada colectivo, por ejemplo aprovechando la organización alemana en las tareas de seguimiento o control, y la flexibilidad española durante la instalación y puesta en marcha donde adaptase y hacer frente a imprevistos es una ventaja.
     
  • Reducir plazos. Si sabemos aprovechar las zonas horarias de los diferentes equipos podemos incrementar la jornada laboral dentro del proyecto, y consecuente reducir los plazos de entrega. Obviamente esto genera dificultades y retos a nivel de coordinación de equipos que requieren de una mayor capacidad de gestión, o de herramientas que nos ayuden. En relación a lo segundo existen varios programas de gestión de tareas, tal y como se detalla en el artículo “herramientas de comunicación”

Saber más sobre las herramientas de comunicación

  • Mayor riesgo de conflictos. ¡Esto está repetido!. ¿Se trata de un problema o de una oportunidad? Pues depende de la tipología y forma de gestionar el conflicto. Un conflicto responde a la existencia de un problema subyacente, por tanto, la aparición del conflicto permite identificar el problema y definir acciones para corregirlo. Una vez aplicadas estas acciones la organización sale reforzada, por lo que en este caso el conflicto supone una oportunidad de mejora.

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