Cómo priorizar la asignación de recursos

¿Porque priorizar la asignación de recursos?

En cualquier departamento de gestión de proyectos hay una decisión particularmente compleja. Entre todos los proyectos disponibles, ¿cuáles debemos priorizar? Probablemente, existe una larga lista de proyectos o tareas que desearíamos llevar a la práctica, pero el tiempo y los recursos disponibles son limitados.

La única manera de poder alcanzar unos objetivos satisfactorios es priorizar aquellos proyectos o tareas más importantes, más interesantes o que van a reportar un mayor beneficio a nuestra empresa, sea económico, de incremento de cuota de mercado o de generación de imagen de marca y satisfacción entre nuestros clientes.

Para escoger qué tareas priorizar, no podemos dejarnos llevar por las emociones o los sentimientos, sino que debemos realizar una aproximación estructurada y objetiva que permita tomar la mejor decisión.

Una manera de conseguir esto es mediante la realización de un diagrama de priorización.

¿Qué es un diagrama de priorización?

Un diagrama de priorización es una herramienta sencilla que permite organizar diferentes ítems siguiendo una jerarquía de importancia. Para ello es importante que cada uno de los ítems incluidos cuente con una valoración numérica de su importancia relativa para el conjunto del proyecto.

Por tanto, un diagrama de priorización bien realizado permite que los directivos de la empresa vean claramente qué proyectos son los más importantes. Así, podrán centrar la atención de los esfuerzos de la empresa en estos proyectos y aplazar o incluso eliminar los demás.

El método analítico jerárquico (AHP): una manera de priorizar

Existen múltiples sistemas analíticos que permiten jerarquizar los proyectos en función de su importancia y su influencia para el resultado final. Uno de los más eficientes es el método analítico jerárquico (AHP). Se trata de un sistema de análisis multicriterio discreto que es capaz de emplear variables cualitativas y cuantitativas frente a múltiples objetivos. Fue desarrollado a finales de la década de los setenta por el doctor en matemáticas Thomas L. Saaty.

Se trata de un sistema de deconstrucción de estructuras complejas en sus componentes, obteniendo valores numéricos que representan la importancia relativa de cada uno y ordenándolos en una estructura jerárquica.

El método analítico jerárquico consta de tres principios: construcción de las jerarquías, establecimiento de prioridades y consistencia lógica.

Paso 1. Construcción de las jerarquías.

La construcción de jerarquías consiste en la descomposición del problema en otros problemas más pequeños, que son más fáciles de comprender y abordar. Un problema está constituido por un foco, unos criterios generales, unos criterios específicos y diferentes alternativas de solución.

• El foco es el objetivo del proyecto, comprendido de una manera amplia y global. Es aquello que se espera resolver.
• Los criterios generales son los elementos que definen el objetivo principal.
• Los criterios específicos son más concretos y constituyen detalles de los generales. Se pueden establecer tantos subniveles como sean necesarios.
• Todos los criterios deben ser cuantificables, bien mediante variables cualitativas o cuantitativas.
• Las alternativas son diferentes soluciones al foco u objetivo.
• Las jerarquías se deben representar mediante un diagrama similar al que se muestra en la siguiente imagen.

Paso 2. Establecimiento de las prioridades.

El siguiente paso es establecer una puntuación numérica para cada uno de los criterios específicos. La puntuación de cada criterio general corresponderá al resultado agregado de cada uno de los criterios específicos que lo constituyen.

Una manera de obtener esta puntuación es utilizar escalas. Una de las más empleadas es la de Saaty.

Paso 3. Consistencia lógica.

El valor de importancia asignado a cada uno de los criterios en que se ha dividido el proyecto debe ser consistente de manera lógica con el valor asignado a los demás.

Por ello, una vez establecidos los valores en base a la escala que hayamos utilizado, debemos revisar que exista una lógica interna entre estas puntuaciones.

La consistencia lógica implica que se cumplan los principios de transitividad y proporcionalidad:

• La transitividad implica que el orden entre las preferencias respete la lógica. Por ejemplo, si C1 es mejor que C2 y C2 es mejor que C3, entonces se espera que C1 sea mejor que C3.
• La proporcionalidad implica que exista una relación matemática consistente entre las puntuaciones obtenidas para cada criterio. Por ejemplo, si C1 es 3 veces mejor que C2 y C2 es 2 veces mejor que C3, entonces se espera que C1 sea 6 veces mejor que C3.

Resultado final

Una vez realizados todos los pasos del método analítico jerárquico se obtiene un diagrama con una cuantificación numérica de la importancia de cada criterio específico dentro de su criterio general correspondiente y otro valor con su importancia en el conjunto del proyecto.

En el siguiente ejemplo, se muestra un diagrama realizado para evaluar dos alternativas, carretera o aeródromo, para acceder a un pueblo apartado.

Como criterios generales se han establecido el ambiental, el social y el económico.

Como se puede observar, cada uno de estos criterios se ha dividido en criterios específicos.

A cada uno de ellos se le ha asignado una puntuación de importancia. La L significa el peso de criterio en su correspondiente nivel, mientras que la G corresponde a su influencia general dentro de la jerarquía.

Tras evaluar el grado de cumplimiento de los criterios generales y específicos que presenta cada una de las alternativas, a cada una de ellas se le asigna una puntuación global que expresa su adecuación para satisfacer los objetivos generales o foco.