Predecir los resultados en proyectos

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¿Es posible predecir los resultados en proyectos?

future-1126760_640¿Podemos solucionar los problemas de nuestra empresa antes de que se produzcan? ¿Se puede predecir los resultados tanto económicos como el tiempo de un proyecto antes de llevarlo a cabo? Por supuesto que todo esto es posible, si seguimos los pasos adecuados y realizamos los cálculos correspondientes o nos ayudamos de una solución tecnológica que los haga por nosotros.

El primer paso, previo a la realización del proyecto, es su planificación (¿cómo planificar el proyecto?). En ella se debe incluir un presupuesto estimado (ver técnicas de estimación de costes) que incorpore tanto medidas económicas como temporales.

A medida que se vaya ejecutando el proyecto, se deberá ir completando en tiempo real la información acerca del desempeño económico y temporal que vamos consiguiendo.

Con esta información podremos predecir los resultados económicos del proyecto si mantuviéramos el ritmo de gasto de tiempo y dinero seguido hasta este momento.

Esta información es muy útil, pero para la toma de decisiones necesitamos mucha más. Algunas variables matemáticas que aportan valor a la toma de decisiones se conocen como parámetros de valor ganado (¿qué es valor ganado?). De nuevo, este conjunto de valores matemáticos se pueden obtener mediante cálculo manual o podemos ayudarnos de alguna solución informática que los calcule por nosotros.

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Todos estos parámetros, además de informarnos de la situación exacta de nuestro proyecto, permiten predecir los resultados futuros a partir de las tareas realizadas y el desempeño conseguido. Asimismo, en caso de que los resultados sean peores que las estimaciones realizadas al comienzo del proyecto, obtenemos información acerca de este decalaje y del sobreesfuerzo que será necesario para poder alcanzar los objetivos iniciales. A continuación explicaremos cómo.


¿Cómo cuantificamos el resultado conseguido hasta este momento en relación con el que se estimaba? Mediante uno de los parámetros de valor ganado: el Índice de Rendimiento del Coste. Pongamos por ejemplo que tiene un valor de 0,75. Esto significa que el resultado obtenido en función de los costes temporales y económicos es tres cuartas partes del que debería haber sido.

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¿Qué consecuencias tiene este decalaje para el presupuesto total del proyecto?

Conociendo el coste de la parte del proyecto que ya se ha ejecutado y el índice de rendimiento del coste, se puede estimar el coste total del proyecto y calcular la desviación con respecto al coste presupuestado. En este caso, estaríamos asumiendo un escenario continuista, en el que trabajamos de una determinada forma y no la cambiamos hasta el final del proyecto, asumiendo las desviaciones correspondientes en coste económico y temporal.

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El polo opuesto sería asumir un escenario de corrección absoluta. En este caso, podemos utilizar la diferencia entre el coste estimado y el presupuestado para calcular cuánto tendríamos que modificar el Índice de Rendimiento del Coste para conseguir que el coste final del proyecto se ajuste a lo presupuestado. Por tanto, en este caso, el Índice de Rendimiento del Coste indica cuánto sobreesfuerzo habría que hacer en lo que queda de proyecto para conseguir que el coste final sea igual al estimado inicialmente.

Existe otra posibilidad que consiste en asumir que las desviaciones que ya se han producido no se pueden recuperar, pero desde el momento actual se va a cumplir a rajatabla con las estimaciones realizadas. Es decir, el decalaje producido no se va a disminuir, pero tampoco se va a aumentar.

En este caso, que podríamos llamar escenario de corrección parcial, el Índice de Rendimiento del Coste es de 1, porque asumimos que en el resto del proyecto vamos a cumplir con los plazos y con las predicciones económicas estimadas.

El resultado es que el coste estimado a la finalización contempla las desviaciones producidas hasta este momento y proyecta el coste final teniendo en cuenta que en el resto de ejecución del trabajo no va a haber nuevas desviaciones.

Por tanto, comparando los costes finales, observamos que el que implica una mayor desviación con respecto al coste presupuestado es el escenario continuista, dado que se va aumentando progresivamente el decalaje entre ambos.

A continuación encontraríamos el escenario que podríamos llamar de corrección parcial, en el cual se ha producido un decalaje al principio del proyecto que posteriormente se ha mantenido pero no se ha aumentado dado que se ha cumplido a partir de este momento con la productividad planificada.

Por último, nos encontramos con el escenario de corrección absoluta, en la cual, pese a que se produjo un decalaje en un momento dado, posteriormente se realizó un sobreesfuerzo que permitió compensarlo y cumplir finalmente con los objetivos presupuestados.

Todos estos cálculos y simulaciones se pueden realizar manualmente o con la ayuda de una solución informática, ahorrando así tiempo y preocupaciones (y en el medio y largo plazo, también dinero) al Project Manager.

Además, esta solución informática debería no solamente aportan información de manera numérica, sino también visual, facilitando así el conocimiento inmediato del estado exacto de un proyecto y la toma de decisiones.

Entre las múltiples soluciones tecnológicas presentes en el mercado, destaca ITM Platform ( Pruébalo gratis ), una solución informática en la nube que destaca por su uso sencillo e intuitivo, presentando los datos en forma de tablas y gráficas, como estos acerca de los parámetros de valor ganado.

¿Es posible predecir los resultados en proyectos?

Como puedes observar, todo lo que se ha explicado en este artículo acerca de las predicciones en escenario continuista, en escenario de corrección absoluta y en escenario de corrección parcial queda resumido en tres sencillas tablas, para que puedas dedicar tu tiempo a tomar decisiones y no a divagar entre números.

¿Es posible predecir los resultados en proyectos?

Entonces, ¿es posible predecir los resultados en proyectos? Es posible si utilizas los datos adecuados y tienes a tu lado una herramienta adecuada de gestión de proyectos, programas y portafolios. En ITM Platform ( Pruébalo gratis ) estaremos para ayudarte.

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