Planificación de los recursos en un proyecto

¿Te cuesta gestionar los recursos de tus proyectos o departamento? ¿Sabes cuales son los recursos necesarios para hacer el proyecto? En este artículo te explico cómo hacer la planificación de recursos, lo cual es básico para ejecutar cualquier trabajo. Si te interesa sigue leyendo y no te pierdas el enlace a programas de planificación con prueba gratuita al final.

Cuando hablamos de recursos mucha gente considera únicamente las personas que intervienen en el proyecto, pero desde mi punto de vista creo que este concepto es más amplio e incluye tanto personas, equipos, como materiales.

Requisitos para la planificación de los recursos en proyectos

Para poder realizar la planificación de los recursos en proyectos es necesario disponer de una definición clara del alcance y las tareas a ejecutar (saber más sobre la definición del alcance), el trabajo y necesidades materiales de cada tarea (saber más de estimación de tareas), así como una primera definición del cronograma (cómo crear el cronograma) y presupuesto disponiblee (cómo estimar el coste del proyecto) debido a que las limitaciones temporales y económicas pueden afectar a la selección de los recursos.

Al mismo tiempo, y como se detalla en los artículos correspondientes, los recursos afectan a la planificación de costes y el cronograma, lo que implica que estos procesos deben ejecutarse de forma iterativa hasta llegar a una solución que sea viable y cumpla con las limitaciones del proyecto.

Proceso de planificación de los recursos en un proyecto

De forma general podemos decir que la planificación de los recursos en proyectos incluye la definición de tres aspectos:

• Definición de los recursos necesarios. (Qué o quién necesitamos?)
• Definición de la estrategia de recursos. (Cómo lo obtendremos?)
• Planificación y nivelación de los recursos. (Cuando lo necesitamos?)

Aunque el artículo muestra estos tres apartados en orden, estos se ejecutan en paralelo y de forma iterativa, ya que existe un alto grado de interdependencia entre ellos y con los otros planes del proyecto.

Herramientas para planificar los recursos de un proyecto

Como cualquier otro proceso, disponer de herramientas facilita mucho el proceso de planificar los recursos del proyecto. Dentro del pack de plantillas que hemos preparado para ti, encontrarás tres plantillas que pueden ayudarte a aplicar este proceso de planificación de los recursos.

	Nombre	Características	Formato
	Tabla analisis interesados	Esta plantilla te ayudará a analizar los diferentes interesados en tu proyecto, definiendo su posicionamiento e intereses, y facilitando definir estrategias de gestión.	A3. PDF o Excel	Descargar
	Tabla de recursos	Tabla para definir los recursos necesarios para hacer un proyecto. Relaciona cada recurso con sus tareas y las fechas necesarias. Sirbe como base de la planificación y reserva de recursos.	A3. PDF o Excel	Descargar
	Matriz RACI	Plantilla de matriz RACI para definir las responsabilidades de los diferentes integrantes de un proyecto. También te permite definir las responsabilidades con proveedores o clientes.	A3. PDF o Excel	Descargar

Los recursos necesarios en un proyecto.

La definición de los recursos significa definir las características de cada recurso que serán necesarias para ejecutar el proyecto, y en el caso de recursos internos la identificación concreta del mismo. Esta definición suele hacerse a nivel de paquetes de trabajo, ya que por lo general estos son ejecutados por una misma tipología de recurso, o son contratados a un mismo proveedor en el caso de subcontratación.

De tal forma que diremos que para un determinado paquete de trabajo hará falta un determinado colaborador, una empresa con determinadas características, determinado equipamiento, o la compra de cierto material.

La WBS del proyecto y la definición de los recursos

Para ello partiremos de la definición de las tareas incluida en el diccionario de la WBS (¿Qué es la WBS?), el cual debe mostrar una definición de las necesidades de cada tarea que usaremos para realizar las descripciones del puesto de trabajo, o las especificaciones técnicas de compra.

Como resultado de este punto tendremos la definición de los responsables de cada tarea en el diccionario de la WBS (¿Qué es la WBS?), el plan de recursos humanos, la definición de las compras, y las diferentes descripciones de los puestos de trabajo. En la mayoría de los casos esto último es algo inherente a la propia organización que no hará falta desarrollar.
motivos.

Muy relacionado con la definición de los recursos humanos está la definición del organigrama, que define quien participa en el proyecto y las relaciones jerárquicas dentro del proyecto, así como del plan de comunicación, que define qué y cómo debe comunicarse dentro del proyecto.

Estrategia de recursos de un proyecto.

Como estrategia de recursos entendemos la definición del cómo vamos a conseguir los recursos necesarios para el proyecto, lo que puede implicar diferentes acciones:

El uso de recursos internos a la organización.

En este caso será importante acordar con el responsable de estos recursos su participación en el proyecto, la cual puede ser exclusiva o parcial. Esta asignación debe formalizarse mediante la emisión del organigrama del proyecto, y una lista de materiales o equipos. Así mismo, cuando hablamos de recursos humanos en organizaciones matriciales o funcionales, es importante definir los canales y necesidades de coordinación entre el director del proyecto y el responsable de los recursos.

La adquisición de recursos externos.

En algunos casos vamos a encontrarnos con una falta de recursos o de conocimientos para cubrir determinados paquetes de trabajo, lo que implicará tener que contratar estos a empresas externas y dará como resultado la definición del plan de compras del proyecto. En este punto es importante comentar que cuando hablamos de contratación, no únicamente nos referimos a la externalización de paquetes de trabajo, sino también a posibles autónomos o personal subcontratado que pueda reforzar los equipos internos.

Acciones de formación.

Es posible que nos encontremos falta de algún conocimiento específico en los recursos disponibles, lo cual implique tener que realizar un plan de formación. En este caso es importante definir esta necesidad de formación, su coste, e incluirlo en el proyecto como una tarea más, ya que esta afectará a los costes y cronograma.

Nivelación y planificación de los recursos.

Este apartado consiste en conjuntar los recursos necesarios, el cronograma de las tareas, y la disponibilidad de los recursos, lo que determina en gran medida lo que podemos o no asumir internamente, así como las fechas y cantidad en que vamos a requerir cada recurso.

Para hacer esta nivelación de los recursos en el proyecto es importante conocer las tareas a realizar y los recursos necesarios para cada una, la cantidad de trabajo (horas o cantidad) que va a requerir cada tarea, y la disponibilidad de los recursos (vacaciones, horario, dedicación a otras tareas, cantidad etc).

Uniendo estos factores vamos a conseguir determinar la duración de cada tarea, las fechas entre las que se va a ejecutar, y vamos a poder ajustar estas para que nunca superemos la capacidad disponible del recurso. Para ilustrar eso imaginemos el siguiente cronograma que muestra las tareas y los recursos asignados a ellas:

Si asumimos que solo disponemos de un recurso de cada tipo, entonces podemos detectar una sobreasignación en los recursos A y C.

Saber más de cómo hacer la nivelación de recursos

Una sobreasignación de un recurso implica la necesidad de nivelar el cronograma, ya que este no es factible al superarse la disponibilidad del recurso. La forma de hacer esta nivelación va a depender del método de planificación que estemos usando.

En el caso de usar PERT-CPM ( ¿qué es PERT-CPM? ), es posible tener recursos trabajando simultáneamente en varias tareas, mientras que si usamos Cadena Crítica ( ¿qué es Cadena Crítica? ) la multitarea no está permitida. De esta forma el cronograma anterior puede derivar en los dos siguientes, en función de si usamos PERT o Cadena Crítica respectivamente:

Una vez tengamos el cronograma nivelado seremos capaces de conocer la duración real del proyecto y las fechas en que vamos a necesitar cada recurso. Esta información debe incluirse en el plan de recursos y mandarse a los responsables de cada recurso, o en el plan de adquisiciones para programar su compra.

Consideraciones finales

Obviamente al unir la disponibilidad de un recurso con la necesidad de este en un momento concreto puede surgir la necesidad de contratar nuevo personal, forzar el uso de personas con menor o mayor experiencia, adquirir personal externo, o subcontratar determinadas tareas. Como vemos, esto vuelve a mostrar el carácter iterativo de estos tres pasos, y del proceso de planificación de un proyecto de forma general, ya que serán necesarias varias iteraciones y propuestas hasta conseguir una planificación viable que cumpla con todos los objetivos.