La organización en la dirección de proyectos

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Todo proyecto se desarrolla dentro de una organización, muchas veces una empresa, por lo que la dirección de este proyecto se va a ver afectada por varios aspectos relativos a esta. Uno de estos aspectos es su relación con los proyectos, ya que esta estructura va a afectar de forma importante a la capacidad del director del proyecto de gestionar los recursos asignados, y a la forma en que se van a desarrollar las comunicaciones entre los diferentes recursos.

Desde el punto de vista del proyecto existen diferentes tipos de organizaciones:

  • Organización funcional
  • Organización por proyectos
  • Organización matricial

Organización funcional

Una organización funcional se divide en diferentes áreas en base a la especialización o función de los recursos. Por ejemplo en una empresa de ingeniería podríamos encontrar el área de ingeniería mecánica, de fluidos, de ventilación, de ingeniería civil, etc.


En cada una de las áreas encontramos un conjunto de personas (o recursos) especializados en una determinada función, los cuales reportan al responsable del área, el cual organiza y define los trabajos a realizar dentro del área.

En una organización de este tipo el director de proyectos no tiene ninguna autoridad sobre los recursos que participan en el proyecto, ya que estos reportan únicamente a su responsable de área. En la práctica esto implica que todas las comunicaciones y decisiones referentes a los recursos asignados van a pasar a través de los responsables de área, dejando al director de proyecto como un coordinador entre áreas a merced de los intereses y prioridades de estas.

Como ventaja de este tipo de organización está el mayor grado de especialización de los recursos (lo que debería implicar mayor eficiencia), un mayor reaprovechamiento de los conocimientos y experiencias previas, y una línea de reporte única de estos recursos.

organización en la dirección de proyectos - funcional

 

Organización por proyectos

El Edén para el director de proyectos, ya que en este tipo de organización toda la autoridad y capacidad de gestión de los recursos recae sobre este. En este tipo de organizaciones los recursos se asignan directamente a los proyectos y reportan únicamente al director de proyectos.

En este tipo de organización las comunicaciones y la gestión dentro del proyecto se simplifican, pero en contrapartida el proyecto cuenta con recursos menos especializados (y por tanto menos eficientes), y es más difícil reaprovechar conocimientos (mayores riesgos y dificultad para planificar).

Un riego inherente a este tipo de organización es el gran impacto que puede tener sobre el proyecto la marcha de un integrante del equipo, así como una menor implicación cuando el fin de su trabajo este próximo, ya que estos estarán buscando un nuevo proyecto donde trabajar.

 

organización en la dirección de proyectos - proyectos

Organización matricial

Los dos tipos de organización definidos anteriormente representan los dos casos extremos, siendo bastante común que muchas organizaciones adopten un tipo de organización intermedia para aprovechar las ventajas de ambas, reduciendo también los inconvenientes. En este caso hablamos de organización matricial.

 

En una organización matricial los recursos se organizan en áreas funcionales cada una con un responsable de área, pero este asigna recursos específicos a cada proyecto que pasan a reportar también al director del proyecto. En este caso la palabra “también” cobra importancia, ya que los recursos van a tener dos jefes, disminuyendo por tanto la autoridad del director de proyecto, y con el riesgo de poder existir intereses o prioridades diferentes entre este y el responsable del área. Por ello la comunicación va a ser no solo con los miembros del proyecto, sino también con sus responsables.

Como ventajas hay que destacar la mayor especialización de los recursos, y el hecho de que estos cuentan con el apoyo de un área, lo que facilita la reutilización de conocimientos y una menor dependencia del recurso en concreto. Si la persona asignada al proyecto marcha o no cumple con las funciones, siempre se puede recurrir a su responsable. A parte, no es esperable una disminución en su implicación al final debido a que este no va a depender de un determinado proyecto.

Como se ha visto, en la organización matricial la autoridad se comparte entre el director del proyecto y los diferentes responsables de área, lo que lleva a dividir esta en dos subcategorías:

  • Matricial fuerte: la autoridad principal es el director de proyecto.
  • Matricial débil: la autoridad principal es el responsable de área.

 

En el primer caso estaremos en una situación más cercana a la organización por proyectos y en el segundo caso a una organización funcional, donde el director de proyecto asume una función de coordinador sin un poder real.

 

organización en la dirección de proyectos - matricial

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