¿Qué es una lista de entregables?
La lista de entregables es un documento que sirve para definir los entregables que forman parte del alcance de un proyecto, sus responsables y las fechas límite. Por tanto es un documento de uso habitual dentro de los procesos de gestión de alcance, y muy usado en las reuniones de seguimiento para controlar el avance del proyecto.
¿Cómo usar la lista de entregables?
La lista de entregables es un documento muy usado en la gestión del alcance de proyectos y debe empezarse a hacer al inicio de este, en la fase de planificación cuando empezamos a definir su alcance. El punto de partida para confeccionar esta lista suele ser la WBS (o tareas que forman el proyecto), ya que cada entregable estará relacionado con haber completado una o varias tareas.
Durante la fase de seguimiento y control la lista de entregables se usa para realizar el seguimiento del estado de estos, comparando los que se han entregado con los que deberíamos haber entregando en cada momento. La misma lista servirá para llevar un control de las modificaciones de los entregables, de tal forma que en el momento de cerrar el proyecto o la fase sepamos cuales son las versiones válidas de cada uno de ellos, y si estos han sido aprobados o no.
¿Cómo rellenar una lista de entregables?
Para responder esta pregunta nos basaremos en el ejemplo de lista de entregables que puedes descargar en esta página, gratuitamente en formato PDF, para rellenar a mano, o, por un pequeño precio, en formato editable junto con todas las otras plantillas de gestión y nuestro libro Guía Práctica en Gestión de Proyectos.
Datos del proyecto
La primera parte de la plantilla de ejemplo son los datos correspondientes al proyecto (nombre y cliente), así como los datos propios del documento (autor, fecha, revisión y páginas). Con ello conseguimos identificar correctamente el documento y asociarlo a un determinado proyecto, consiguiendo una mejor gestión de la documentación
Lista de entregables
Esta es la parte más importante de esta plantilla. En esta se deben incluir todos los entregables que se hayan identificado para el proyecto, dando una serie de información relacionada con ellos. Esta información es el código del documento (si usamos algún tipo de codificación), el código WBS de las tareas que tienen este entregable como salida, el responsable de hacer el entregable y la fecha límite para entregarlo.
A partir de ahí tenemos datos relativos a la entrega, o sucesivas entregas, del entregable y su código de revisión, empezando por 00 o 01, entendiendo por revisión cada entrega nueva al cliente. De esta forma podremos controlar cuantas entregas se han realizado, cual es la válida, y las fechas en que se han realizado. Al final, cuando un entregable sea aceptado, podemos rellenar la casilla de aprobado y dar este por completado.
Cómo comentario distinguir entre la revisión externa e interna. Un documento puede modificarse varias veces durante su realización o como resultado de las revisiones internas; de la misma forma que puede modificarse debido a los comentarios del cliente u otros motivos externos.
Estos dos motivos de cambios en los entregables pueden generar confusión a la hora de hablar de revisiones. Como criterio general se recomienda que la lista de entregables considere solo las revisiones entregadas a cliente, buscando otra forma de identificar las revisiones internas de trabajo.
