¿Son las lecciones aprendidas realmente necesarias?

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Las lecciones aprendidas en teoría suenan como una gran herramienta para mejorar el éxito de los proyecto: reúnes a todos al final del proyecto para discutir lo bueno y lo malo, qué se hizo o se pudo haber hecho de manera diferente, y examinas los problemas a lo largo del camino – tratando de recordar detalles de hace 3 meses, 6 meses y a veces talvez 2 años para examinar incidentes de problemas y riesgos y como se manejaron las cosas. Y si fue un proyecto difícil, sentado del otro lado de la mesa con ese cliente importante, puede ser una avenida difícil de cruzar para el gerente del proyecto y su equipo.

Hace un tiempo realice una encuesta de gerentes de proyecto y profesionales de proyecto para observar como estaban llevando a cabo las lecciones aprendidas. Talvez no te sorprenda que el 57% nunca las realiza, o se llevaron a cabo en menos del 10% de las veces. Este es un porcentaje muy bajo. Es difícil aprender muchas lecciones así, no?

¿Porqué está sucediendo esto? ¿Cuál es el principal motivo? Tengo mis teorías…aunque probablemente debería haber llevado a cabo una encuesta de seguimiento. Examinemos…

Los inconvenientes de las lecciones aprendidas

Aquí están los inconvenientes de las lecciones aprendidas y porque pienso que a menudo no se aplican:

  • Como el proyecto está terminando, la mayoría de los miembros del equipo empiezan a ser asignados a nuevos proyectos en los que deben comenzar a concentrarse; los horarios son estrictos y otros compromisos tienen prioridad.
  • El cliente se centra en la nueva solución y obtiene una alta tasa de adopción en la organización; regresar a una reunión del pasado no es una prioridad.
  • El proyecto salió bien y todos están en negación creyendo que nada bueno puede resultar de una reunión de 1 o 2 horas analizando como sucedió todo en el proyecto.

Cómo hacer la reunión de lecciones aprendidasAsí que, la gran pregunta es esta: ¿es una sesión de lecciones aprendidas tan necesaria para mejorar el desempeño en los siguientes proyectos? ¿en verdad es necesaria y nos beneficiaremos de ella? Cada gerente de proyectos puede responder estas preguntas por si mismos; mis respuestas rápidas son “Si” A pesar de que a menudo he faltado a la realización de la sesión de lecciones aprendidas yo mismo. Puedo decir que cuando las he llevado a cabo, las he encontrado de mucha ayuda. Tristemente a veces ha sido muy difícil reunir al equipo y al cliente de nuevo a la mesa para discutir tales cuestiones.

¿Qué podemos hacer para que sucedan?

Así que, ¿cómo podemos solucionar esto? Obviamente una respuesta sería mediante una orden corporativa de “haz que suceda”. Bueno, pero a menudo son esas mismas personas que lo mandan, las que te exigen que comiences el próximo proyecto para un cliente importante tan pronto como sea posible. ¿Qué podríamos hacer diferente para que estas se realicen?

Una Alternativa a las lecciones aprendidas

Yo propongo – y he realizado exitosamente – llevar a cabo lecciones aprendidas durante el transcurso de los proyectos. ¿Cómo? incluyéndolas en la agenda con horarios que coincidan con tus proyectos. Para mí, el momento más recomendable son los momentos donde se ha completado un objetivo importante o se ha entregado un producto clave al cliente. Así se puede observar lo qué ha sucedido y cómo ha sucedido. Las ventajas incluyen:

  • Aprende de lo bueno y de lo malo, y aprovecha el aprendizaje en la siguiente fase, no solo en el siguiente proyecto. En un proyecto clave definitivamente ayudo a salvar la siguiente fase al experimentar los mismos problemas que de otra manera hubieran estancado el proyecto, así que soy un verdadero creyente de este consejo.
  • Asi de sencillo, sucede. Si tú te esperas, las sesiones de lecciones aprendidas talvez nunca sucedan al cierre de un proyecto. Pero si las incluyes durante el proyecto se convierten en un producto, algo que tiene que suceder para asegurar que todas las tareas de los proyectos claves sean completadas, aunque sean varias sesiones de diez o quince minutos  a medio proyecto.
  • Este grado de participación y observación de las lecciones aprendidas hacen que la satisfacción del cliente se incremente. Créeme, los clientes notan de estas acciones y aprecian el esfuerzo que se hace al darles la oportunidad de hablar y dar sus comentarios.

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Resumen

La conclusión es, que en mi opinión, las lecciones aprendidas son necesarias ya que tienen un sentido bueno, lógico y profesional. ¿Siempre se hacen? No, pero al incorporarlas en la ejecución de los proyectos va a ser más fácil que así sea y los beneficios se harán visibles más rápidos.

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2 Comentarios en “¿Son las lecciones aprendidas realmente necesarias?
  1. Las lecciones aprendidas son muy útiles para proyectos posteriores. Es recomnedable que se realicen al cierre de cada fase y al finalizar el proyecto. Es conveniente que estén disponibles en páginas colaborativas o sitios para compartir información de los proyectos, con el objeto que todos tengan acceso y puedan aprovecharse.

    • Albert Garriga dice:

      Cierto Johana. Es una práctica habitual en muchas empresas que las lecciones aprendidas se hagan para cumplir con el proceso, se archiven, y luego nadie las use.

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