Qué es la lista de desviaciones

En teoría un proyecto consiste en ejecutar el alcance que fue definido en la planificación; aunque en la realidad la cosa se complica con nuevas solicitudes, temas no considerados, etc. que debemos incluir en el alcance por diferentes motivos, y facturar como adicionales. La forma de controlar esto es mediante la lista de desviaciones.

¿Qué es la lista de desviaciones del proyecto?

Cómo se desprende de su nombre, la lista de desviaciones es una lista que incluye todos aquellos cambios que implican una modificación del alcance inicial del proyecto; siempre que estos cambios hayan sido aprobados.

Este aspecto es importante, ya que no es lo mismo un cambio solicitado y aprobado, que un retrabajo o contramedida para solucionar un error, o un trabajo debido a una mala gestión. Por tanto, esta lista debe considerarse como un registro de cambios aprobados, posterior al proceso de gestión y aprobación de cambios.Saber más sobre el proceso de gestión y aprobación de cambios

Uso de la lista de desviaciones del proyecto

El motivo de disponer de esta lista de desviaciones es poder ajustar al final del proyecto, o cuando se considere oportuno, los recursos (principalmente lo pagos) con el alcance realmente ejecutado.

La teoría dice que esto debe hacerse modificando la líneas base del proyecto una vez el cambio ha sido aprobado, y aunque en proyectos de gran envergadura puede ser lo más correcto, en proyectos medianos y pequeños lo más normal es hacer una regularización al final.

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Hacerlo de la forma teórica consume demasiados recursos de gestión considerando el efecto de los cambios sobre la tesorería del proyecto; y si se prevén estos efectos, lo mejor es hacer una regularización intermedia. Por ello, en muchos casos suele ser suficiente acordar un pedido adicional o financiación adicional en base a los cambios aprobados y reflejados en la lista de desviaciones.

Hago notar que esta forma de trabajar es válida solo para regularizar los costes, para el plazo es necesario seguir el proceso teórico y modificar el cronograma incluyendo el plazo adicional para realizar los cambios acordados. Esto es así porque, mientras el sobre coste se puede ajustar con un pago adicional que permita volver a la línea base de coste inicial, los días usados para hacer un trabajo adicional no pueden recuperarse para volver al cronograma original.

Plantilla de lista de desviaciones

Existen diferentes plantillas para la lista de desviaciones, por lo que aquí vamos a explicar el uso de la plantilla gratuita disponible en esta página. Cómo puede verse, la plantilla solo considera el coste adicional cómo desviación, ya que por los motivos explicados previamente, su objetivo es buscar una regularización de los costes.

Esta plantilla incluye los siguientes campos:

• Los campos descripción e ítem permiten identificar el motivo de la desviación. En ellos es importante no solo poner un nombre, sino una breve explicación del mismo para saber de qué se trata y el motivo de la desviación, por ejemplo “puerta adicional solicitada por el cliente”.
• El campo solicitado y fecha identifica la persona que ha solicitado y aprobado la modificación del alcance y en qué fecha se ha producido esto. En cierta forma esto es redundante respecto al registro de cambios que usamos en el proceso de gestión de cambios, pero es útil y en función del proyecto puede ser suficiente. Saber más sobre el proceso de gestión y aprobación de cambios
• En este campo suele ponerse el precio de venta que supone el cambio solicitado en el caso de proyectos para clientes externos, o el coste en proyectos internos. En ambos casos el objetivo es conseguir dinero extra, pero en proyectos externos debemos incluir el margen comercial para evitar reducir el margen general del proyecto.

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