La holgura de un proyecto
¿Sabes que conocer y gestionar la holgura de tus proyecto te facilita conseguir que estos acaben en plazo? Sigue leyendo y te daré la definición de la holgura de un proyecto, te enseñare a calcularla y te mostraré cómo puedes usarla para optimizar la planificación y control del proyecto, reducir los esfuerzos de gestión, o definir planes de contingencia durante su ejecución.
¿Qué es la holgura de un proyecto?
La definición de holgura de un proyecto es el tiempo que este puede atrasarse sin afectar a la fecha de finalización. Como se puede ver en el siguiente cronograma, la tarea 6 está prevista para empezar el día 21/08, pero podría empezar el 22, 25 o 26 sin afectar a la fecha final. Por ello decimos que la tarea 6 tiene una holgura de 3 días.
Este concepto está directamente relacionado con el camino crítico (leer los artículos de camino crítico), ya que por definición este está formado por las tareas que no tienen holgura, de tal forma que cualquier atraso en ellas supone un atraso en el proyecto. En el ejemplo anterior, el camino crítico sería el formado por las tareas 1,2 y 5.
De forma similar podemos definir la holgura de un proyecto como la diferencia entre la fecha de finalización más cercana (definida por el camino crítico) y la fecha límite de finalización (habitualmente impuesta por limitaciones externas). En este caso una holgura negativa indicará que no cumpliremos la fecha límite, por lo que deberemos buscar formas de comprimir el cronograma, o estaremos delante de un proyecto imposible. Técnicas para reducir la duración del proyecto
Herramientas para calcular la holgura del proyecto
Conceptualmente el cálculo de la holgura de un proyecto es bastante simple, únicamente se trata de ver el número de días que una determinada tarea puede atrasarse sin afectar la fecha final. Pero hacer esto en un cronograma con varias tareas interrelacionadas puede ser bastante complicado.
Este proceso puede simplificarse mucho mediante el uso de alguna herramienta de planificación.
En esta página te ofrecemos una plantilla interactiva, dentro de nuestro pack de plantillas, que te permite crear el cronograma del proyecto y calcular la holgura de cada tarea.
Cómo puedes ver, el cronograma te muestra en rojo aquellas tareas que forman el camino crítico de tu proyecto, en azul aquellas que tienen margen, y en gris la holgura de estas tareas.
Para ello, únicamente debes rellenar una tabla con las tareas (incluyendo nombre y un identificador numérico correlativo), indicar mediante los identificadores las tareas precedentes, y la duración en días de cada tarea. La última columna de la tabla te muestra la holgura de forma numérica.
Un detalle muy importante para que este cálculo se realice correctamente es enlazar las primeras tareas con el inicio, y las finales con el final.
Descarga el pack de plantillas
Tipos de holguras
Cuando hablamos de la holgura de un proyecto, podemos distinguir dos tipos:
- Holgura total: Sería el tiempo que una tarea puede atrasarse sin afectar la fecha de finalización del proyecto. En el ejemplo anterior la tarea 3 tiene una holgura total de 4 días.
- Holgura libre: Sería el tiempo que una tarea puede atrasarse sin afectar la fecha de inicio de las siguientes tareas. En el ejemplo anterior la tarea 3 tiene una holgura total de 1 día, ya que de atrasarse más tiempo afectaría al inicio de la tarea 4.
¿Cómo calcular la holgura de un proyecto?
Formalmente la holgura se define como la diferencia entre las fechas de Inicio Tardío e Inicio Temprano, o de Final Tardío y Final Temprano; las cuales se encuentran de la siguiente forma:
- Las fechas de Inicio y Final Tempranos se encuentran recorriendo el cronograma de inicio a fin, situando todas las tareas en la primera fecha que estas puedan empezar de forma compatible con sus dependencias.
- Las fechas de Inicio y Final Tardías se encuentran recorriendo el cronograma de fin a inicio, situando todas las tareas en la última fecha que estas puedan empezar de forma compatible con sus dependencias.
Utilidad de la holgura en la planificación
Por ultimo vamos a tratar la parte más importante del artículo, ¿para qué sirve la holgura de un proyecto?
Definir la duración mínima del proyecto
Pues la primera utilidad, y quizás la más importante, es para definir el camino crítico del proyecto, que será él que definirá la duración mínima de este. Para ello deberemos buscar las tareas con margen igual a cero.
Conocer el camino crítico también nos permite focalizar los esfuerzos de dirección del proyecto en aquellas tareas que tienen mayor repercusión en la duración total, y por tanto facilitar la consecución de los objetivos temporales del proyecto con un esfuerzo menor por nuestra parte.
Optimizar la planificación del proyecto
En las tareas que no forman parte del camino crítico, su holgura nos va a permitir optimizar la planificación del proyecto mediante la toma de decisiones referentes a la gestión de los riesgos, costes, o asignación de recursos, tales como:
- Mover recursos de tareas con holgura a tareas sin holgura para disminuir la duración total del proyecto. Imaginemos que en el cronograma de ejemplo movemos recursos de la tarea 4 a la tarea 2, de tal forma que la primera pasa a durar 3 días y la segunda 2 días. Como vemos, la duración del proyecto ha disminuido en 1 día sin usar más recursos.
- De forma similar podríamos reducir la cantidad de recursos asignados a la tarea 6 a la mitad, de tal forma que su duración pasaría a ser el doble. Como vemos ello no afectaría la fecha de finalización del proyecto, pero nos permitiría reducir el coste de la tarea 6.
- Como se comenta en los artículos de gestión de riesgos (leer el artículo de gestión de riesgos), cada riesgo debe estar relacionado con una tarea en concreto. Por tanto, un riesgo sobre una tarea que implique un atraso inferior a la holgura libre de esta será un riesgo poco importante, ya que no va a provocar atrasos. Esto nos permite optimizar los esfuerzos de gestión de riesgos.
- Las tareas con mayor margen son las que más se pueden atrasar sin afectar a la fecha final, por lo que podemos asignarles los recursos con menor experiencia, que normalmente son los que menor rendimiento tienen y generan más riesgo
- En el caso de tener que subcontratar tareas, será preferible hacerlo en aquellas que tienen margen.
Utilidad de la holgura de un proyecto en su control
Durante la fase de control y seguimiento según la metodológica tradicional, popularmente conocida como PMBOK o PMP, podemos usar la holgura del proyecto para definir prioridades entre tareas, tanto dentro de un mismo proyecto, como entre diferentes proyectos. Esto nos va a facilitar la definición de planes de contingencia. Veamos esto con ejemplos:
- Imaginemos que en el cronograma de ejemplo las tareas 2 y 4 las hacen dos máquinas iguales, una de las cuales se estropea. El hecho de que la tarea 4 tenga holgura nos permite retrasar esta y completar ambas tareas con una sola máquina sin afectar a la fecha de entrega.
- En algunos casos nos encontramos que un mismo recurso debe hacer en serie dos tareas de dos proyectos diferentes, y que debido a un atraso en el inicio de la primera tarea, la segunda también se atrasa, lo que provoca atrasos en ambos proyectos. Imaginemos que en los dos proyectos siguientes, las tareas 1-6 y 2-6 las hace un mismo recurso, y la 1-4 se atrasa un día, provocando el atraso de la 1-6. En este caso es simple ver que lo mejor es empezar la 2-6 en la fecha prevista y atrasar la 1-6 hasta el 25/08, ya que en este caso se siguen cumpliendo las fechas de entrega en ambos proyectos.
Excelente artículo. Muy útil para aprovechar la flexibilidad en el uso de los recursos
Excelente artículo, prevee analisis en las contingencias que suelen suceder entre tareas del mismo proyecto y entre diferentes proyectos.
Ecelente herramienta para distribuir recursos y costos.
Muy bueno la explicación acerca de las holguras y el camino crítico.
Si no cuento con MS Project y lo único que tengo es la duración de cada una de las tareas, cómo puedo saber cuándo es lo más pronto que se puede comenzar cada actividad y cómo calculo el tiempo más lejano en el cual se puede terminar una actividad sin atrasar el proyecto??
Me comentan porfa, tks
Hola Beatriz
Si tienes las relaciones entre tareas bien puestas y la duración sin márgenes, te quedaran algunas holguras entre la tareas. Si mueves todas las tareas lo mas temprano que puedas, respetando las relaciones, tendrás la fecha más temprana en que puede empezar. Si por contra las mueves lo más tarde posible, respetando las relaciones, tendrás la fecha más tarde. No te hace falta MS Project.
Con diagramas de precedencia y calculo de ruta critica. Te dejo un link de youtube, es muy interesante y practico. Saludos
https://www.youtube.com/watch?v=myPHMYPrgGA
El uso correcto de los diagramas de Gantt no es tan frecuente como parece a primera vista. Según mi experiencia, el diagrama de Gantt es uno de los puntos flacos de muchos proyectos.
En nuestra web tenemos un curso de MS Project a disposición de todo aquel al que le interese:
http://www.gestiondeproyectos-master.com
Saludos,
Fran
COMO SE CUAL ES SU MAYOR holgura?
O MENOR HOLGURA
Hola
A qué te refieres con mayor o menor holgura? La holgura es lo que puedes atrasar una tarea (o conjunto de tareas) sin afectar a la fecha final de entrega del proyecto. Así la holgura menor sería 0, cuando haces todo el último día posible y te quedas sin margen, y la holgura mayor cuando lo haces el primer día posible. De todas formas son conceptos que desconozco en gestión de proyectos.
Con respecto al atraso acumulado en un proyecto, hasta que porcentaje es permitido mantener la gantt del proyecto para pasar a generar otra de termino?
Hola Ramón
Entiendo que cuando preguntas por el gantt te refieres a la línea base del cronograma, o sea el cronograma oficial. En el siguiente artículo se explica cómo hacer el seguimiento del cronograma. Espero que esto responda tu duda
https://www.recursosenprojectmanagement.com/linea-base-del-cronograma/
Buenas noches, una consulta, como sabria que tan pronto se puede iniciar x actividad y tanto se podria tardar en finalizar la actividad x? Muchas gracias buen articulo
Hola Victor
El inicio lo marca el momento en que todas las precondiciones de la tarea se han completado. Esto es el primer momento en que se puede iniciar la tarea.
El final lo marca el momento en que la tarea pasa a afectar a la fecha final del proyecto. Por tanto cuando si la atrasamos un día más la fecha final del proyecto se atrasa debido a las relaciones que esta tarea tiene con las siguientes.
Excelente y oportuna información sobre la significación de la palabra “holgura” en el contexto de gestión. Pensada como posibilidad de incorporarla a mi tesis doctoral.
Hola Carmen. Celebro que te guste el artículo. Si te interesa el tema de cómo usar las holguras o margenes en gestión te sugiero que leas también los siguientes artículos
https://www.recursosenprojectmanagement.com/uso-protecciones-en-cadena-critica/
https://www.recursosenprojectmanagement.com/protecciones-en-cadena-critica/
Gracias por compartir vuestro articulo. Un articulo que aclara mis dudas sobre las holguras en los proyectos y como saber utilizarlos en la gestión de Proyectos.
“Holgura libre: Sería el tiempo que una tarea puede atrasarse sin afectar la fecha de inicio de las siguientes tareas. En el ejemplo anterior la tarea 3 tiene una holgura total de 1 día, ya que de atrasarse más tiempo afectaría al inicio de la tarea 4.”
Se deberia corregir, en lugar de decir que la tarea 3 tiene holgura total de 1 dia deberia decir: la tarea 3 tiene holgura libre de 1 dia.
Saludos
como se calcula la holgura total, holgura libre, holgura independiente, holgura dependiente y la ruta critica.
la critica en un proyecto es un punto importante para minimizar riegos y gastos. hay conceptos que no quedan totalmente claros pero en conclusión aporta bastante información de base indispensable
todos los temas de la materia son relevantes como ejemplos,1. diagramas de Gantt .
2. mayor o menor holgura. entre otros
estos temas son muy relevantes en la clase.