La democratización de la gestión de proyectos

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Todos, desde que tenemos uso de razón, ideamos, planificamos, nos ilusionamos y ponemos en marcha proyectos. Proyectos vitales o proyectos para el fin de semana. Proyectos en los que uno está solo o proyectos en los que involucramos a un compañero o a una comunidad entera. Esto genera la necesidad de la gestión de proyectos.

Todo esto surge de forma natural, no exige metodologías necesariamente y, aunque hay quien obtiene mejores resultados que otros, en general todos ejecutamos proyectos de forma libre y prácticamente inconsciente.


Ahora bien, cuando uno sale del plano personal y lo lleva al de las organizaciones, la cosa cambia. Y es natural, una organización requiere que se proceda de forma homogénea. Imagínese que cada cual llegara a la oficina, tuviera una ocurrencia y pusiera a trabajar a los demás en ella, quienes a su vez tendrían su propia forma de hacer las cosas. Sería el caos. Mayor o menor dependiendo de cómo sean las personas que conforman dicha organización, pero caos al fin y al cabo.


No es sorpresa ni secreto que muchas organizaciones de todos los países del mundo funcionan así, no están habituadas a la gestión por proyectos y aplican su sentido común. “Si he podido crear una familia, comprar una casa y organizar el campamento de verano, bien puedo ocuparme de este proyecto en mi organización”. Y a veces se obtiene un resultado razonablemente bueno, aunque suele ser inversamente proporcional a la complejidad del proyecto.  Cuanto más grande, más integrantes, más riesgos o más presupuesto, mayores son las posibilidades de fracaso.

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The Standish Group nos ilustra cada año con su Chaos Report. Sean fieles sus cifras a la realidad o no, parece verosímil que la mayor parte de los proyectos incumplen alguna de sus variables de alcance, calidad, tiempo o costo

Por si fuera poco, las organizaciones generalmente no piensan en un solo proyecto. Habitualmente tiene en marcha varios, que pueden ir desde las pocas unidades a miles. Y para mayor abundamiento, existen elementos comunes a todos ellos: personas, presupuestos, activos, interesados, clientes, proveedores… todos ellos están afectados por varios proyectos al mismo tiempo.

La complejidad no se encuentra sólo dentro de un proyecto, sino en las relaciones que la cartera de proyectos tiene con los demás elementos dentro y fuera de la organización

Y aquí es donde empieza la tiranía de la gestión de proyectos. Alguien –con buen criterio- pensó “aquí no podemos seguir haciendo las cosas como a cada cual le apetezca, hemos de poner orden o de otro modo acabaremos colapsados”. A partir de entonces surgen organizaciones internacionales, metodologías, marcos metodológicos, certificaciones, mejores prácticas, herramientas, congresos, departamentos especializados, consultores y un vocabulario de términos que parece no tener fin.

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Todos ellos son elementos necesarios y positivos. Pero administrados de forma axiomática, pueden hacer que una organización se convierta en esclava de sus propios procesos y herramientas, lo que en gran medida incrementará el problema en lugar de facilitar las cosas.

Las metodologías, especializaciones y herramientas son positivas, pero aplicadas de forma axiomática, conducen a la tiranía de los procesos.

Un gran avance en este sentido ha sido la incorporación de las metodologías ágiles para la gestión de determinados tipos proyectos, que no estando exentas de procedimientos (cuidado, ágil no significa democrático necesariamente), sí han logrado un cierto desbloqueo.

Ahora bien, con tiranía o sin ella, generalmente una gran organización ha pasado por todas estas fases, cuenta con una PMO (Oficina de Proyectos), con unos profesionales que saben lo que se hacen y con unas herramientas capaces de convertir el caos en información estructurada.


Eso sí, el precio es “someter” a la organización fuertes exigencias procedimentales, lo que tiene un coste muy alto. Tanto que hace que la gestión profesionalizada de proyectos sea inaccesible para la mayoría. Y lo es en términos de dinero destinando a sueldos, consultores y herramientas. Es costoso en esfuerzo y en estrés organizacional, pues hay que diseñar procedimientos, exigir que se cumplan determinados pasos y hay que sincronizar los ya de por sí difíciles perfiles directivos. Y por último y sobre todo, es caro en coste de oportunidad: todo el dinero y esfuerzo que dedicado a la gestión de proyectos (y por encima de ello a programas de proyectos y a la gestión porfolio de proyectos) no se está dedicando a otra cosa, los profesionales se ven forzados a dejar de realizar parte del contenido de su trabajo para dedicarlo a labores administrativas.

El precio de contar con una organización muy profesionalizada en gestión de proyectos está al alcance de muy pocos.

Y está bien, hay organizaciones que ejecutan todo lo anterior con una madurez y fluidez ejemplares. Pero no son muchas. Al menos no son muchas comparado con todas las organizaciones que siguen tratando de sacar sus proyectos adelante sin jugarse su existencia.

Y aquí es donde entra nuestro concepto de democratización de la gestión de proyectos. Es la idea con la que nació ITM Platform ( Pruébalo gratis ) y con al que queremos aportar nuestro granito de arena para que la gestión profesionalizada de proyectos deje de ser un privilegio al alcance de unos pocos.

La democratización de la gestión de proyectos se basa en dar acceso a todas las organizaciones, sean del tamaño que sean, a una gestión profesional, organizada y sensata de la gestión de proyectos. Debe ser accesible del mismo modo por un especialista certificado o por alguien que nunca ha oído hablar del PMI, por poner un ejemplo.

La democratización de la gestión de proyectos consiste en hacer accesible a cualquiera lo que antes sólo podían permitirse los más grandes

¿Cómo nos diferenciamos de la competencia en ITM Platform ( Pruébalo gratis )?

  1. Facilitamos el uso del sistema por parte de los integrantes de los proyectos. La claridad, la sencillez de uso no son incompatibles con un sistema completo en prestaciones. En el mercado existen herramientas muy sencillas y visuales pero que se quedan cortas en el ámbito funcional. Otras, son muy completas pero absolutamente inmanejables. Nuestro esfuerzo está en ofrecer un sistema completo y amigable que se adapte a su empresa y su producto.
  2. Ofrecemos un tiempo de despliegue de la solución en un plazo que va desde los cinco minutos hasta los cuatro días. Las soluciones comparables en prestaciones no bajan de los seis meses o un año (eso sí es tiranía). Esto lo conseguimos con un modelo basado en la nube de forma nativa, con un conjunto de configuraciones predeterminadas que facilitan el arranque y con materiales formativos amenos y fáciles de comprender.
  3. Damos total libertad para realizar un despliegue sin necesidad de consultores. Tener que contratar a otra organización para que ponga en funcionamiento una herramienta es limitante. Los consultores/integradores sólo deberían ser necesarios cuando vayan a aportar valor metodológico, cuando van a ayudar a transformar la organización o a transmitir conocimientos.
  4. Ofrecemos todas las prestaciones que uno pueda desear, pero entregadas de forma inteligente, sin obligar a seguir pasos que no sean naturales en la organización y sin restricciones que no aportan nada al proyecto.
  5. Y sobre todo, somos accesible en precio. Nos hemos esforzado mucho en crear una compañía “sin grasa”, sólo con los elementos clave imprescindibles para entregar lo que nuestros clientes necesitan. De esta forma logramos que el precio sea tan absolutamente imbatible como lo es: cinco veces menos que el siguiente competidor.

Esto es hacer accesible la gestión de proyectos para todos.

El concepto de democratización de la gestión de proyectos va más allá de la herramienta. Lo que está en nuestra mano es hacer ITM Platform ( Pruébalo gratis ) accesible y difundir todo el conocimiento que tenemos y que adquirimos todos los días a través de nuestras publicaciones y webinarios.

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Daniel Piret-CEO ITM Platform

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