La comunicación dentro del proyecto

Uno de los aspectos más importantes del trabajo del director de proyectos (¿Qué hace un director de proyectos?) es promover y facilitar la comunicación dentro del proyecto, ya que de esto depende en gran medida la consecución de los objetivos y la facilidad con la que avance el proyecto. En este artículo intenta dar un punto de vista práctico de su aplicación en el ámbito de los proyectos, sin pretender entrar en el detalle de las técnicas de comunicación

Objetivos de la comunicación dentro del proyecto

Dentro de las funciones del director de proyectos está el definir el plan de comunicación y el facilitar/promover la comunicación entre los integrantes del proyecto, por tanto es importante que este conozca cuáles son los objetivos que se persiguen con esta comunicación:

• Integrar el equipo. Un proyecto es un conjunto de tareas interrelacionadas y ejecutadas por personas. Por ello es importante que los diferentes integrantes del proyecto sepan lo que deben hacer, cuando lo deben hacer, dispongan de la información necesaria para hacerlo, y se sientan partícipes del proyecto.
• En cualquier proyecto existe siempre un conjunto de personas, que sin participar directamente en él, tienen interés o necesitan estar informadas sobre el mismo. Garantizar que esto ocurra es uno de los objetivos.
• Ser informado. Como se ha comentado en otros artículos, dentro de las causas de fracaso del proyecto están los cambios debidos a alcance escondido, stakeholders no considerados, riesgos no identificados, etc. Por tanto la comunicación debe favorecer la identificación de estos puntos en la fase inicial del proyecto.

Evitar o solucionar conflictos. El hecho de que el proyecto este ejecutado por personas implica que existirán conflictos, tanto de índole técnica como personal, los cuales deberán de ser prevenidos y gestionados por parte del director de proyecto. Esto puede conseguirse a través de la comunicación.

Herramientas de comunicación

Cuando tenemos equipos amplios, separados geográficamente o trabajando en diferentes horarios, la comunicación se complica, y con ella, la cantidad de problemas. En estos casos es muy recomendable contar con una herramienta de gestión que incluya funcionalidades para gestionar equipos de trabajo.

Las funcionalidades más habituales que podemos encontrar en estas herramientas son la asignación y planificación de tareas, herramientas de mensajería o chats, compartir de documentación, herramientas para reportar el estado de las tareas y las horas dedicadas, etc. A continuación te mostramos varias opciones comerciales que ofrecen pruebas gratuitas

Características de la comunicación dentro del proyecto

Existen una serie de características que deberían cumplirse para que la comunicación sea efectiva desde el punto de vista de las necesidades de la gestión de proyectos:

• El hecho de mandar una gran cantidad de información a una misma persona dificulta que esta pueda focalizarse en aquello que es importante y/o le afecta, lo que suele generar confusión. Por ello es recomendable que las comunicaciones sean directas y ajustadas al objetivo e intereses de cada persona. Lo que no debe confundirse con “escatimar” información, ya que sin llegar a caer en el exceso de información, es importante dar a conocer el contexto de las solicitudes o información que se transmite, con ello se consigue una mejor comprensión de esta información, una mayor capacidad para aportar y desarrollar el trabajo, y un mayor sentido de vinculación del interlocutor.
• Dentro de los límites que marca el sentido común, es mejor transmitir frecuentemente pequeñas cantidades de información, que comunicar mucho de golpe. Con ello se facilita que el receptor reciba y asimile dicha información, y se incrementa su vinculación al proyecto. Esto debe hacerse respetando el punto anterior, lo que significa que no debemos “bombardear” a alguien con pequeñas cantidades de información que no le afectan.

Idealmente cada persona debería recibir la información que necesita justo en el momento que la necesita. En la práctica esto no es posible, pero cuando más nos alejemos de este principio más malentendidos y confusión se generará dentro del proyecto.

•  Ajustada al interlocutor. No es lo mismo comunicarse con un miembro del equipo del proyecto que pertenece a nuestra organización, con un proveedor, con el cliente, o con el comité de seguimiento del proyecto, por tanto el mensaje, en forma y contenido, debe estar ajustado a cada receptor.Este punto no únicamente se refiere a aspectos formales, que también, sino a al soporte de comunicación que utilizaremos, y al nivel de detalles y contenidos que incluiremos. Es responsabilidad del director del proyecto conocer cada interlocutor y adaptar en consecuencia las comunicaciones.
• Como se ha comentado, uno de los objetivos que se persigue con la comunicación es el de ser informado. Para ello el director de proyectos debe fomentar que la comunicación sea bidireccional, e introducir en ella personas que puedan aportar conocimientos y puntos de vista que puedan favorecer a los objetivos del proyecto. Esto es especialmente importante en la fase de planificación y el inicio de la ejecución, donde hay un especial interés en descubrir requerimientos y riesgos ocultos.
• Ajustar los contenidos al interlocutor no es lo mismo que esconder información. Por regla general es siempre mejor ser abiertos, aun con los puntos negativos, que intentar esconder información. En este sentido es mejor decir que algo va mal y el plan que tenemos para solucionarlo, que no decirlo.

Tipos de comunicación dentro del proyecto

A nivel general podemos dividir las comunicaciones que se desarrollan dentro del proyecto en cuatro grupos, en función de si es formal o informal, e interna o externa.

Comunicación interna formal

Es toda comunicación que se desarrolla dentro del equipo del proyecto a través de canales formales. En general corresponde a la distribución de documentación oficial del proyecto, o de información relacionada con los objetivos de este, la cual debe ser considerada para ejecutar el trabajo. El hecho de hacerse por canales formales permite el registro y consulta posterior de dicha información.

La forma y canal que se usa para distribuir esta información debe ser coherente con el plan de comunicación del proyecto, y en muchos casos ligada a un determinado procedimiento.

Comunicación externa formal.

De forma similar a la anterior es aquella comunicación que se desarrolla del proyecto hacia el exterior (cliente, dirección, stakeholders) a través de canales formales.

Se usa este tipo de comunicación cuando se quiere dejar constancia de la información trasmitida, bien por su importancia, porque afecta a los objetivos, o porque su entrega forma parte del alcance. Igual que en el caso anterior, esta debe ser coherente con el plan de comunicación del proyecto, y ligada a un determinado procedimiento cuando corresponda.

Comunicación interna/externa informal.

Es el tipo de comunicación más habitual dentro del proyecto, la que permite integrar al equipo, y la mejor para resolver y evitar conflictos. Por su carácter informal no queda registro de ella, por lo que el director del proyecto debe tener el criterio suficiente para recoger aquellos temas más importantes que deban ser transmitidos formalmente.

En muchos casos usaremos la comunicación informal para alinear o clarificar puntos de vista antes de oficializarlos por vía de comunicaciones formales.

Un aspecto importante a considerar es el envío de mails o documentos preliminares como comunicación informal. Esto es algo habitual, pero debemos considerar que al ser un soporte escrito puede ser considerado una comunicación formal; no sería la primera vez que delante de un conflicto aparece un mail o un documento que para el emisor era informal pero el receptor lo considero como formal. En estos casos lo mejor es clarificar el carácter informal de la comunicación, bien en el cuerpo del mail o como una nota sobre los documentos.