Lista de control del kick off del proyecto

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En el artículo de reuniones del proyecto se define el kick off del proyecto como la reunión que da el inicio formal al proyecto. Debido a la importancia de esta reunión para encarrilar correctamente el proyecto, es muy conveniente disponer de una lista de control del kick off del proyecto, de tal forma que se estandarice y se verifique que este hito se lleva a cabo con toda la información necesaria.




En este artículo proponemos una lista de control que puede usarse directamente o como base para crear una lista propia.  Esta lista de control del kick off del proyecto consiste en una serie de puntos para los cuales el director del proyecto debe asegurarse de conseguir o generar la información necesaria, y sin los cuales entenderíamos que esta reunión no se podría completar totalmente.

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Kick off del proyecto. Definición del proyecto

lista del Kick off del proyectoEstos puntos buscan definir el alcance y objetivos del proyecto, así como sus principales limitaciones. Lo cual debería ser definido por el sponsor o el comité de dirección del proyecto mediante la creación del project chárter.

  • Identificación del director del proyecto: El director del proyecto consigue su autoridad sobre el mismo porque la organización se la entrega, por lo que es necesario que exista un documento oficial que formalice esta entrega de responsabilidad.
  • Identificar el sponsor del proyecto o comité de dirección que son las personas que oficialmente autorizan el proyecto y deciden sobre aquellos aspectos que salen del ámbito del director del mismo.
  • Identificar los objetivos del proyecto: Se trata de responder a la pregunta ¿Por qué hacemos este proyecto?, la cual es muy importante para poder dar la respuesta adecuada a los imprevistos y solicitudes de cambio que vayan ocurriendo a lo largo del proyecto.
  • Definir el alcance del proyecto: Esta es la primera de las tres limitaciones clásicas que tiene cualquier proyecto; aquello que forma parte del proyecto y lo que no, de tal forma que tanto el director del proyecto como el equipo dispongan de una idea clara de lo que se debe hacer. Para ello podemos usar cualquiera de las diferentes herramientas y técnicas de definición del alcance
  • Presupuesto: La segunda de las limitaciones clásicas, la cantidad de dinero o recursos disponibles para ejecutar el alcance del punto anterior. De igual forma que ocurría con la autoridad del director del proyecto, el presupuesto es liberado por la organización a través del sponsor o el comité de dirección del proyecto; a partir de ahí es responsabilidad del director del proyecto definir cómo este va a usarse.
  • Definición del plazo: La tercera de las tres restricciones clásicas, el tiempo. También es uno de los puntos que debemos tener claros al inicio del proyecto.
  • Definición de los principales interesados del proyecto con sus intereses hacia el mismo.

Estos puntos son entradas para el director del proyecto, ya que en su totalidad estos vienen del project charter y constituyen la base para hacer la planificación del proyecto. Aunque algunos lectores pueden pensar que el equipo del proyecto no necesita conocer estos puntos, creo que es bueno que sea así, al menos en los actores principales, para que estos puedan tomar decisiones con mayor fundamento.

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Kick off del proyecto. Planificación

A partir de este punto ya entramos en los aspectos que el director de proyecto debe desarrollar previamente a hacer la reunión de kick off del proyecto. Formalmente la creación de estos puntos se hace durante la fase de planificación.

  • Identificar los iniciales riesgos del proyecto. Esto implica tener una primera definición del registro de riesgos, donde se identifican los principales riesgos que afectan al proyecto, su contramedida, y el responsable de aplicarla y hacer seguimiento.
  • Lista de entregables, la cual constituye una definición de los documentos o productos resultantes del proyecto, los cuales en su conjunto implicarán haber conseguido el alcance de este. Junto con cada entregable debemos definir el responsable de su ejecución y aprobación.
  • Lista de tareas. Son las diferentes tareas que van a componer el proyecto, las cuales normalmente se definen en la WBS, y constituyen la base para las estimaciones de coste y plazo.
  • Organigrama y responsabilidades, para definir los integrantes del equipo del proyecto y sus responsabilidades. Para esto se puede usar el diccionario de la WBS, donde aparte de definir las tareas, se define su responsable y aprobador. Obviamente este organigrama debe tener relación con los recursos liberados por el sponsor o el comité de dirección del proyecto.

Dentro de este punto es importante también definir a los principales proveedores, caso de que estos asuman una parte importante del proyecto y por tanto sean clave para la consecución de sus objetivos.

  • Aunque no sea la versión definitiva, debemos presentar un cronograma durante la reunión de kick off del proyecto para explicar al equipo del proyecto como se va a desarrollar este.

Kick off del proyecto. Organización del trabajo

Una vez definidos los objetivos, las tareas y el equipo para lograrlos, también debemos definir algunos aspectos básicos sobre la forma en que vamos a trabajar conjuntamente y organizados.

  • Definición del plan de comunicaciones y reuniones. En este punto debemos definir las reuniones periódicas de seguimiento que se harán, quien debe asistir, lo que es necesario comunicar formalmente, y la forma en que se harán las comunicaciones.
  • Definición de herramientas. Se trata de definir las herramientas que usaremos tanto para ejecutar como para gestionar el proyecto, así como plantillas, formatos, etc. Este es un aspecto importante que afecta a la calidad de los entregables y a la facilidad a la hora de gestionar el proyecto.

En algunos casos nos encontraremos que estos puntos están definidos por defecto en la organización, lo que no quita que sea importante recordarlos, ya que cumplir con las reglas de trabajo de la organización forma parte de la calidad del proyecto.

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