Integrantes del proyecto

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Un punto importante en la dirección de proyectos en la gestión del equipo de personas que participan directa o indirectamente en el proyecto, y por ello todo director de proyectos debe conocer y definir quién son los integrantes del proyecto y que hace cada uno.

Desde el punto de vista de la función y relación con el proyecto, es posible definir los siguientes integrantes del proyecto:

Integrantes del proyecto: el sponsor

Es en cierta forma el propietario del proyecto y él que lo promueve, o sea aquel que ha aprobado la ejecución del proyecto, ha definido inicialmente los objetivos, y ha autorizado al director de proyectos a dirigir el proyecto y usar unos determinados recursos. Su participación es más activa en la fase de inicialización, ya que es el responsable de hacer el project charter y aprobar este.

Saber más sobre el project charter

Durante el desarrollo del proyecto este asume la función de supervisión del director de proyecto, y de aprobador de determinados cambios que puedan afectar al objetivo del proyecto o al total de recursos necesarios para completarlo. También sería en encargado de dar por finalizado el proyecto si se demuestra que este no va a conseguir los objetivos o si este ya ha dejado de ser necesario.


Si trabajamos en una empresa que ejecuta proyectos para terceros, podemos tener dos personas asumiendo el rol de sponsor: un sponsor interno (normalmente alguien en la dirección de nuestra empresa), que sería él que acepta oficialmente el encargo, y un sponsor externo (en la empresa cliente) que es él que ha aprobado el proyecto. Es importante conocer a ambos y sus motivaciones, ya que ambos pueden dar por finalizado el proyecto si este no cumple con sus respectivos objetivos.

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Integrantes del proyecto: el director del proyecto

Como se explica en otro artículo el rol del director de proyectos puede variar en función de la organización dentro de la cual se ejecute el proyecto, pasando de un director con plenas funciones a un rol de coordinador.

Saber más de las funciones del director de proyectos

Independientemente del rol y de la organización, el director de proyectos es el responsable de asegurar que el proyecto consiga sus objetivos dentro de las restricciones. Para ello el director de proyectos debe usar la metodología de gestión de proyectos apropiada, o la definida por la empresa donde trabaje, y coordinar / dirigir el equipo de proyectos.

 

Integrantes del proyecto: los miembros del equipo

Es cualquier persona u organización que participe directamente en cualquier actividad vinculada al proyecto.

En el caso de las personas que pertenezcan a la organización en la que se desarrolle el proyecto, estos dependerán del director del proyecto, de un responsable de área funcional, o de ambos. También formarían parte del equipo del proyecto aquellas personas o empresas subcontratadas para efectuar cualquier trabajo relacionado con el proyecto.

Para poder gestionar correctamente este grupo de personas es importante que estén identificadas, y clarificar su función y posición dentro del proyecto. Para ello el director del proyecto puede utilizar las siguientes herramientas:

En proyectos de gran envergadura podemos tener un equipo de proyecto formado por un número elevado de personas, así como diferentes nacionalidades, idiomas, zonas horarias, etc. aspectos que dificultan la gestión del equipo. En estos casos es importante definir un plan de comunicación durante la fase de planificación del proyecto, el cual define aspectos como: responsabilidad, puntos que afectan a cada miembro, método de comunicación, franja horaria, etc

Integrantes del proyecto: los miembro del equipo de dirección

Son aquellas personas que, formando parte del equipo del proyecto, participan directamente en actividades vinculadas a la dirección del proyecto. En muchos casos son personas que trabajan conjuntamente con el director del proyecto, bien con una relación jerárquica o como parte de una PMO que soporta al proyecto de forma genérica.

Integrantes del proyecto: los stakeholder

Es cualquier persona o organización que afecte directamente o indirectamente al proyecto, independientemente de que participe o no en él.

Técnicas para identificar los stakeholders

Estos tienen una importancia crucial en la gestión del proyecto, ya que en función de sus intereses y posicionamiento respecto al proyecto, estos pueden afectar positivamente o negativamente al desarrollo de este. La identificación y gestión de los stakeholders es una tarea importante a realizar por el director del proyecto.

Como ejemplo de stakeholder tendríamos a las personas que viven cerca del lugar donde se ejecute el proyecto. Aunque estas personas no participen del proyecto, si este les causa molestias o va en contra de sus intereses, pueden actuar como grupo de presión para pararlo o introducir restricciones.

Técnicas para gestionar los stakeholders

Obviamente cuanto mayor sea el proyecto, mayor número de stakeholders, y mayor necesidad de hacer una buena gestión de ellos. Aun así, en proyectos pequeños es importante conocer aquellas personas que pueden afectar a nuestro proyecto y gestionarlas, aunque sea de forma informal.

Integrantes del proyecto: el usuario

Estrictamente el usuario se consideraría como un stakeholder, quizás uno de los principales, y justamente por esto merece la pena tratarlo a parte. Podemos definir como usuario a aquella persona que utilizará el producto o servicio resultado del proyecto, aunque no participe en la ejecución del proyecto, en su contratación, y algunas veces incluso ni en la definición.

Un ejemplo de esto puede ser la construcción de un nuevo hospital de barrio. Aunque este esté destinado a ser usado por los vecinos del barrio y los profesionales que van a trabajar en él, raramente estos son consultados. Y cuantas veces las quejas empiezas el mismo día de la inauguración?

Obviamente el usuario va a tener un peso muy importante en la valoración final del proyecto, y aunque esta se produzca después de la aceptación y no nos afecte económicamente, es muy importante conocer lo que estos esperan del resultado del proyecto. Lo ideal sería que el usuario participase en la definición del proyecto y en las aceptaciones de los entregables, lo que es casi obligatorio cuando este es conocido.

Integrantes del proyecto: el comité de dirección

Esta es una figura que únicamente aparece en proyectos de gran envergadura, y que en cierta forma asume el rol del sponsor o le asesora. Este comité está normalmente formado por directivos de la empresa que realiza el proyecto, o empresas en el caso de proyectos grandes que se realizan en consorcio.

Igual que el sponsor, este comité es el encargado de definir inicialmente el proyecto, proponer los recursos y al propio director del proyecto, y aprobar el inicio del proyecto. Durante la ejecución asume la función de velar por el proyecto y supervisar la tarea del director de proyecto, al mismo tiempo que es el encargado de aprobar modificaciones en los objetivos, en la cantidad de recursos, o la continuidad del proyecto.

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