Informes de seguimiento del proyecto

Una de las obligaciones del director de proyectos es mantener informadas aquellas personas que tienen un interés directo sobre el proyecto, siendo la dirección de la organización y el cliente las más importantes. (¿Conoces las funciones del director de proyectos?) La forma más habitual de hacer esto es mediante los informes de seguimiento del proyecto. En este artículo se tratan aspectos relativos a la realización y contenidos de estos informes de seguimiento.

¿Por qué hacemos informes de seguimiento del proyecto?

Para muchos directores de proyectos realizar estos informes constituye una tarea tediosa a la cual acabamos dedicando poco tiempo. Por ello es importante empezar comentado los principales motivos por los cuales estos informes de seguimiento son importantes, así como su utilidad dentro de la gestión de proyectos:

• Pueden constituir una obligación contractual hacia el cliente. Esto no constituye una ventaja para el proyecto, pero si un requisito, por lo que debemos hacer los informes como parte del alcance.
• Pueden formar parte de los procesos internos de la organización donde se ejecute el proyecto. En este caso estos informes se usan para hacer seguimiento del proyecto, tener una visión global de la situación de la empresa, y priorizar recursos entre proyectos (en organizaciones multiproyectos).
• Mantener bien informados a los principales stakeholders puede ayudar a reducir la presión sobre el proyecto y cerrar puntos abiertos. En general la falta de información genera preocupación, por lo que informar regularmente, incluso de los riesgos y problemas, puede ayudar a mantener a la dirección y el cliente calmados.
• Permite alinear a todos los implicados y conseguir mayor implicación de estos.
• Facilita el conseguir soporte adicional en aquellos aspectos que sobrepasan las atribuciones del director del proyecto (incremento de los recursos, nuevas oportunidades comerciales, puntos de responsabilidad del cliente o terceras personas, etc.), o al menos dejar constancia escrita de estos puntos.

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Fuera de los aspectos propios de la gestión de proyectos, no debemos olvidar que un informe bien realizado ayuda a crear una imagen de buena gestión, seriedad y profesionalidad, lo que repercute en la imagen del director del proyecto dentro de la organización o en frente del cliente. Descarga una plantilla genérica para hacer este tipo de informes.

Características de los informes de seguimiento del proyecto

Independientemente del destinatario del informe de seguimiento del proyecto, cliente o dirección interna, hay una serie de características que son comunes a todos los informes:

• Constituyen una comunicación formal, lo que implica que deben hacerse a través de un canal de comunicación formal. Este canal puede ser un documento escrito o alguna herramienta informática corporativa.
• Deben informar de la situación del proyecto respecto a las restricciones y objetivos, así como de los principales riesgos que puedan hacer que estos no se cumplan. Obviamente adaptando el contenido a cada receptor.
• Es mejor usar un estilo directo y con frases cortas. La idea es que el receptor reciba la información más importante de forma rápida y sin posibilidad de mal entendido.
• Habitualmente se usan formatos estandarizados para facilitar la lectura y tener valores comparables entre diferentes proyectos (sobre todo en informes internos en organizaciones multiproyecto).

La frecuencia con la que se mandan estos informes suele estar definida por la propia organización (informes internos), o formar parte del alcance (informe al cliente). Si esta frecuencia no está definida, es conveniente definirla en base a la duración total del proyecto. En base a mi experiencia, y por tanto discutible, se podrían definir los siguientes periodos:

• Para proyectos cortos (1-6 meses), cada 15 días
• Para proyectos medios (6 meses a 2 años), mensual
• Para proyectos largos (más de 2 años), trimestral

Tipologías de informes de seguimiento del proyecto

Internos

Estos informes son los que habitualmente se mandan a la dirección de la organización que ejecuta el proyecto, normalmente al sponsor y/o al comité de dirección del proyecto. Este informe tiene como objetivo el informar de la situación del proyecto respecto a sus restricciones, así como de los riesgos que pueden afectar a su cumplimiento.

Desde el punto de vista de la dirección lo más importante es responder a dos preguntas: ¿Vamos a conseguir satisfacer al cliente en relación a plazo y alcance? ¿Vamos a conseguir el beneficio planificado?, por tanto es importante que el informe contenga datos que permitan responder a estas preguntas, cuando más concisos y directos mejor. También suelen incluir un punto referente a la facturación, ya que aunque por costes el proyecto puede estar correcto, puede darse el caso que el cliente no pague las facturas, o que exista un problema de flujo de caja.

Por regla general estos informes no se usan para planificar la carga de trabajo de los recursos, excepto cuando sea necesario modificar los recursos asignados al proyecto, por lo que no suele incluirse el cronograma detallado; como máximo un cronograma resumido con los principales hitos.

En muchos casos estos informes van a estar estandarizados y adaptados a la metodología de seguimiento y control de proyectos definida por la organización, la cual definirá los parámetros a mostrar. También es habitual el uso de herramientas corporativas, como PRISM o similares, que facilitan la recopilación y análisis del conjunto de informes por parte de la dirección. Descarga plantillas para realizar los informes de seguimiento.

Externos

Como informe de seguimiento externo tenemos principalmente el que mandamos al cliente, aunque dependiendo del proyecto puede ser que tengamos que mandar otros. En todo caso es responsabilidad del director del proyecto saber que informes deben mandarse y a quién, teniendo en cuenta que, aunque no forme parte explícitamente del alcance, mantener al cliente informado suele ser muy recomendable.

Si nos centramos en el informe de seguimiento que mandamos al cliente, su tipología y contenido van a depender de los compromisos adquiridos y del tipo de contrato. Aunque lo más habitual es entregar un informe escrito que contenga la siguiente información:

• Estado de avance del alcance, normalmente referido a entregables. En el caso de proyectos de construcción esto suele hacerse con mediciones, las cuales también se usan para facturar.
• Avance del cronograma, habitualmente con hitos o con un cronograma resumido.
• En el caso de los costes, vamos a incluirlos o no en función del tipo de contrato. En un contrato llaves en mano, no es necesario informar sobre los costes, pero si el contrato es por horas y materiales, el informe debe incluir un desglose de estos costes (expresado en precio de venta).
• Es también recomendable incluir una lista de los puntos abiertos, sobre todo los que sean responsabilidad el cliente. Esto permite informar de estos y “presionar” para que se cierren.