Cómo incrementar el beneficio del proyecto

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4 puntos para incrementar el beneficio del proyectoCómo se indicó en el artículo de ¿por qué hacemos proyectos? ( Leer el artículo ), cualquier proyecto se hace para soportar un determinado modelo de negocio, lo que implica que la organización espera obtener un determinado beneficio de este. Por ello, el beneficio del proyecto suele ser uno de sus indicadores más importantes.

Esto es cierto incluso en proyectos que no busquen un beneficio económico directo, ya que en este caso conseguir los objetivos con un gasto de recursos menor es equivalente a incrementar el beneficio del proyecto.

En este artículo vamos a mostrar algunos puntos que pueden ayudarnos a maximizar la rentabilidad de los proyectos:

1-El beneficio del proyecto depende de la velocidad

Uno de los dilemas básicos en cualquier organización es la lucha entre la ocupación de los recursos y su disponibilidad. Desde un punto de vista tradicional, y sobre todo desde el punto de vista de los responsables de los recursos, se busca que estos estén ocupados al 100% durante la mayor parte del tiempo, lo que implica que cuando entra un nuevo proyecto, este debe esperarse a que estos acaben el trabajo planificado, incrementando su tiempo de ejecución. Por lo contrario, si queremos poder ejecutar cualquier proyecto en el momento que este entra, nos veremos obligados a tener recursos ociosos a la espera del proyecto.


Obviamente este dilema implica que la organización deberá encontrar el punto óptimo entre ocupación y velocidad, lo cual puede conseguirse mediante la aplicación de la metodología de Cadena Crítica (¿qué es Cadena Crítica?). Cómo puede verse en la siguiente imagen, la cual se explica mejor en el artículo de Cadena Crítica (¿qué es Cadena Crítica?), esta metodología consigue reducir los plazos de entrega del conjunto de proyectos, consiguiendo así un menor plazo de entrega y por tanto incrementar el beneficio del proyecto.

2- Mayor beneficio del proyecto con ingresos parciales

Tanto cuando hacemos un proyecto para terceros, como cuando estamos desarrollando un proyecto para ser usado internamente, cuando antes este nos permita generar ingresos, mayor será su beneficio. Para conseguir esto podemos usar las siguientes estrategias a la hora de planificar el proyecto:

  • Definir entregas parciales vinculadas a hitos de pago. Aunque el proyecto no pueda considerarse acabado hasta haber completado totalmente su alcance, sí que es posible definir algunas entregas parciales (documentos de ingeniería, mediciones, etc) que permitan demostrar que se han ejecutado determinadas tareas, y por tanto vincular parte del pago a estas. Esto es práctica habitual en muchos proyectos, sobretodo en el sector construcción.
  • Aplicar el concepto de SCRUM ( ¿qué es SCRUM?). Esta metodología divide el producto final en productos parciales que ya disponen de una cierta funcionalidad, la cual en algunos casos ya nos permitirá empezar a usarlo o comercializarlo aunque sea de forma limitada. Con ello se consigue empezar a generar ingresos sin necesidad de esperar a tener el producto con la funcionalidad completa. Obviamente esto no será posible en todos los casos, pero cuando sea posible es una estrategia interesante.

Ambos casos se tratan de conceptos que solo podremos aplicar si participamos en la fase de definición del proyecto, ya que dependen de aspectos básicos como el ciclo de vida o la metodología que se definan para el proyecto.

 

3-Analizar el flujo de caja

Un coste importante en cualquier proyecto, y que muchas veces no se contempla, es el coste de financiación de los proyectos, el cual está directamente relacionado con el flujo de caja. El flujo de caja es la diferencia entre los ingresos y pagos que tendremos a lo largo del proyecto, siendo necesario financiar el proyecto cuando este sea negativo.

¿Cómo calcular el flujo de caja?

Cómo ya se intuye, lo óptimo será planificar el proyecto de tal forma que este siempre tenga un flujo de caja positivo, lo que indicará que los ingresos generados por este cubren sus gastos sin necesidad de aporte externo.

En el artículo del flujo de caja se analiza este en mayor detalle, pero de forma resumida es posible indicar los siguientes aspectos como los más importantes para conseguir un flujo de caja favorable:

  • Negociación de las condiciones de pago a proveedores y aplicación de retenciones que nos permita la legislación.
  • Negociación de los hitos y plazo de cobro de clientes.
  • Planificación adecuada del proyecto considerando los aspectos financieros.

4- Mayor beneficio del proyecto con la gestión de los cambios

Los cambios incontrolados son uno de los principales motivos de fracaso de proyectos ( Leer el artículo de motivos de fracaso en proyectos), y de igual forma uno de los principalmente motivos para que estos se salgan del presupuesto. Por tanto un factor básico para poder maximizar el beneficio del proyecto es minimizar los cambios, y asegurar que aquellos cambios que debamos aplicar cuentan con los recursos y aprobaciones necesarias.

Para ello será básico definir correctamente el alcance inicial del proyecto (leer artículo de definición del alcance) y los objetivos perseguidos, de tal forma que todas aquellas solicitudes que modifiquen este alcance, o que no estén alineadas con los objetivos, puedan ser rechazadas o gestionadas de forma adecuada, por este orden. En la sección de gestión de cambios ( Leer artículos de gestión de cambios ) pueden verse varios artículos y plantillas sobre este tema.

Desde un punto de vista práctico, muchas veces no vamos a tener la capacidad de decir que no a una solicitud de un cliente o determinadas personas, por lo que en este caso deberemos aplicar el concepto de “si que podemos pero…”. Esto implica calcular y explicar las consecuencias en términos de plazo y coste que va a implicar el cambio, buscando que estas sean asumidas por la persona que solicita el cambio.

 

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